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Wie nutze ich Zugangscodes für meine Umfrage?

Die Teilnahmen an Umfragen kann generell über ein allgemeines Passwort oder über Zugangscodes vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Der Unterschied liegt darin, dass bei den Zugangscodes für jede einzelnen Teilnahme ein neuer Code benötigt wird, da Zugangscodes nur einmalig gültig sind. Zugangscodes haben aber noch weitere Vorteile. Wie Sie diese einsetzen können, erfahren Sie hier.

Mit jeder Link-Variante kombinierbar

Zugangscodes können bei jeder Link-Variante aktiviert und genutzt werden. Es ist somit egal, ob Sie den normalen Umfragelink nutzen, einen oder mehrere Multi-Links, mit Variablen & Parametern am Link arbeiten oder die E-Mail-Einladungen von easyfeedback nutzen. In jeder Variante können Zugangscodes genutzt werden.

Nur einmal gültig

Da jeder Zugangscode nur einmal gültig ist, können Zugangscode ideal dafür genutzt werden, um eine Mehrfachteilnahme zu 100 % auszuschließen. Da der Code beim Öffnen oder später Fortführen einer Umfrage eingegeben werden muss, erkennt das easyfeedback-System (technisch) diese Teilnahme und verhindert – sobald ein Teilnehmer abgeschlossen hat – eine erneute Teilnahme.

Anonymität gewährleisten

Klingt erst einmal paradox, da das easyfeedback-System Zugangscodes erkennen und eine erneute Teilnahme verhindern kann. Aber nur durch die Eingabe „irgendeines Zugangscodes“ kann das easyfeedback-System keinen Personenbezug herstellen – Zugangscodes sind grundsätzlich erst einmal anonym und nur eine erstellte Liste mit zufällig generierten Codes.

Beispiel: Sie möchten eine anonyme Mitarbeiterbefragung in Ihrem Betrieb durchführen. Um die Anonymität zu 100 % sicherzustellen, würden Sie nun Zugangscodes exportieren und jedem Abteilungsleiter 120 % der benötigten Zugangscodes aushändigen. Diese werden ausgedruckt und in eine „Lostrommel“ gelegt. Jeder Mitarbeiter kann nun einen Code ziehen und damit an der Umfrage teilnehmen. Und da Sie mehr Codes als benötigt erstellt haben, hat auch der letzte Mitarbeiter nicht das Gefühl, identifiziert zu werden, da ja noch Codes übrig sind.

E-Mail-Einladungen in Verbindung mit Zugangscodes

Zugangscodes können auch genutzt werden, wenn Sie Ihre Teilnehmer über das E-Mail-Einladungssystem von easyfeedback einladen, jedoch sollten Sie zwei Punkte beachten:

  1. Bei den E-Mail-Einladungen erhält jeder Teilnehmer einen individuellen Link, der wie die Zugangscodes nur für eine Teilnahme gültig ist. Sie können zwar jetzt noch Zugangscodes aktivieren und diese mitsenden, haben aber faktisch dadurch keinen weiteren Vorteil.
  2. Wenn Sie die Teilnahme per Zugangscode schützen, dann müssten Sie theoretisch auch für jeden Teilnehmer zwei E-Mails senden: 1x der Link und in der folgenden E-Mail der Zugangscode. Wenn Sie beides in einer E-Mail senden, wäre dies genauso, als wenn Sie von Ihrer Bank eine neue EC-Karte erhalten und im selben Brief die PIN mitgesendet wird – der Sicherheitsaspekt ist nicht vorhanden.

Zugangscodes ohne manuelle Eingabe nutzen

Wenn Sie Zugangscodes nutzen, erhalten Sie die genannten Vorteile – jedoch muss der Code händisch eingegeben werden. Da dies oft ein Hindernis ist, erhalten Sie bei easyfeedback zusätzlich fertig präparierte Links, die den Zugangscode bereits als Bestandteil erhalten und nicht mehr händisch eingegeben werden müssen. Nachdem Sie die Zugangscodes generiert haben, steht Ihnen ein Download nach XLS zur Verfügung. Innerhalb dieser Datei wird zu jedem Zugangscode auch ein Link bereitgestellt, der den Code als Bestandteil enthält.

Mit der Link-Liste bietet es sich z. B. an, über das eigene CRM-System E-Mail-Einladungen zu versenden, die a) gegen eine Mehrfachteilnahme geschützt sind und wo b) der Zugangscode nicht mehr händisch eingegeben werden muss.

Zugangscodes im Ergebnis-Export

Jeder genutzte Zugangscode wird zu der jeweiligen Teilnahme im easyfeedback-System abgespeichert und steht somit auch für den Export zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie im Export der Ergebnisse einen Abgleich machen, welcher Code benutzt wurde.

Die Übergabe in den Export kann manuell aktiviert bzw. deaktiviert werden, wenn die technische Anonymisierung in den Einstellungen der Umfrage nicht aktiv ist. Sobald die Anonymitätsfunktion aktiviert wurde, werden die Zugangscodes in den Export nicht mehr übergeben – dies kann auch nicht geändert werden.

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