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Warum werden E-Mails aus dem E-Mail-Einladungstool nicht zugestellt?

Wenn Sie über das easyfeedback E-Mail-Einladungstool Ihre Einladungen zur Umfrage versenden kann es sein, dass die Einladungen bei dem Empfänger als Spam gekennzeichnet oder nicht zugestellt werden.

Das ist ein generelles Problem, kann aber behoben werden.

Technischer Hintergrund

Bei einem regulären Versand von E-Mails über einen Service-Provider (GMX, Yahoo, etc.) oder über den eigenen Mailserver (Firmen-Server) sind Mailserver und Domain des Absenders identisch:

E-Mail: john.doe@company.com

Mailserver: mail.company.com

In diesem Fall gehören E-Mail und Server zusammen und werden reibungslos zugestellt. Wenn Sie Ihre Einladungen über das E-Mail-Einladungstool von easyfeedback versenden, werden die E-Mails über den Mailserver von easyfeedback mit Ihrer eigenen E-Mail-Domain versendet. In diesem Fall gehören E-Mail und Server nicht zusammen und werden von Mailservern als Spam klassifiziert.

Bei externen Befragungen wie Kundenumfragen ist dies in der Regel kein Problem, weswegen ca. 98% der E-Mails zugestellt werden. Bei internen Befragungen wie Mitarbeiterumfragen kommt es jedoch öfters vor, dass die Mails als Spam markiert oder gar nicht erst zugestellt werden.

 

Senden im Auftrag von …
Um die E-Mail zu verifizieren, dass diese „gewollt“ von easyfeedback versendet wird, geben wir der Mail ein „Senden im Auftrag von …“ mit. Das reicht in einigen Fällen bereits aus und die Mails werden zugestellt.

Beispieldarstellung des E-Mail Headers:

Von: Max Muster <m.muster@company.com> im Auftrag von <noreply@indivsurvey.de>
Betreff: Einladung zur Umfrage
Datum: 16. Dezember 2021
An: musterfrau@company.com
Antwort an: m.muster@company.com

Zustellung der E-Mails testen

Bevor Sie die finalen Einladungen über unser Einladungstool versenden, können Sie den Versand vorab testen. Zum einen über die Funktion der Testmail, die im E-Mail-Einladungstool zu finden ist, oder indem Sie sich testweise selbst in die Teilnehmerliste als Empfänger aufnehmen.

Mit diesen beiden Methoden können Sie die Zustellung vorab testen. Wenn die Einladung per E-Mail nicht zugestellt oder als Spam markiert werden, dann hat dies die zuvor genannten technischen Gründe.

In diesem Fall ändern Sie die E-Mail des Absender auf z.B. eine private E-Mail-Adresse (GMX, Gmail, Yahoo, etc.). Sobald die Domain des Empfängers und Absenders nicht identisch ist, ist die Wahrscheinlichkeit einer Zustellung sehr hoch. Wenn die E-Mail-Einladungen jetzt zugestellt werden, wissen Sie, dass die Einstellungen Ihres Mailservers den Empfang verhindern.

Zustellung der E-Mail authentifizieren

Wenn Ihre E-Mails nicht zugestellt werden, können Sie das Problem beheben, indem Sie einen SPF-Record bei sich im Mailserver setzen.

Der SPF-Record authentifiziert den Versand von Ihrer E-Mail-Adresse als Absender über den Mailserver von easyfeedback. Sie müssen den SPF-Record nur einmalig setzen und können diesen dann für alle zukünftigen E-Mail-Einladungen über easyfeedback nutzen – sowohl bei internen als auch externen Befragunsprojekten.

 

Authentifikation über SPF-Record

Kopieren Sie folgenden SPF-Record und leiten diesen an Ihre IT-Abteilung mit der Bitte weiter, diesen im DNS-Eintrag des Nameservers zu hinterlegen:

 

SPF-Record: v=spf1 mx:indivsurvey.de -all

 

Sollten immer noch keine Mails zugestellt werden, kann es sein, dass tiefergehende Einstellungen oder eine Firewall die E-Mails blockieren. In diesem Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer IT-Abteilung. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse für den Versand von E-Mails über externe Tools freigeschaltet ist.

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