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Warum werden E-Mails aus den E-Mail-Einladungen nicht zugestellt?

Wenn Sie über das easyfeedback E-Mail-Einladungstool Ihre Einladungen zur Umfrage versenden kann es sein, dass die Einladungen bei dem Empfänger als Spam gekennzeichnet oder nicht zugestellt werden.

Das ist ein generelles Problem, kann aber behoben werden.

Technischer Hintergrund

Bei einem regulären Versand von E-Mails von einem Service-Provider (GMX, Yahoo, etc.) oder über den eigenen Mail-Server (Firmen-Server), sind Absender-Server und Domain identisch:

E-Mail: john.doe@company.com

Mailserver: mail.company.com

In diesem Fall gehören E-Mail und Server zusammen und werden reibungslos zugestellt. Wenn Sie über das easyfeedback E-Mail-Einladungstool Ihre Einladungen versenden, werden die Mails über den easyfeedback Mail-Server mit Ihrer E-Mail-Domain versendet. In diesem Fall gehören E-Mail und Server nicht zusammen, und werden von Mail-Servern als Spam klassifiziert.

Bei externen Befragungen, wie Kundenumfragen, ist dies in der Regel kein Problem und ca. 98% der E-Mails werden zugestellt. Bei internen Befragungen, wie Mitarbeiterumfragen, kommt es öfters vor, dass die Mails als Spam markiert oder gar nicht zugestellt werden.

E-Mails Zustellung testen

Bevor Sie Ihre Einladungen über easyfeedback versenden, können Sie den Versand testen. Zum einen über die „Testmail“-Funktion in den E-Mail-Einladungen, oder wenn Sie sich selber in der Teilnehmerliste (Testliste) als Empfänger aufnehmen.

Mit diesen beiden Methode können Sie die Zustellung testen. Wenn die E-Mail-Einladung nicht zugestellt oder als Spam markiert wird, dann hat dies den Hintergrund aus den oben genannten technischen Gründen.

In diesem Fall ändern Sie die Absender E-Mail auf z.B. eine private E-Mail. Sobald Empfänger-Domain und Absender-Domain nicht identisch sind, ist die Wahrscheinlichkeit einer Zustellung sehr hoch. Wenn die E-Mail-Einladung jetzt zugestellt wurde, wissen Sie das die Einstellungen Ihres Mail-Servers den Empfang verhindern.

E-Mail Zustellung authentifizieren

Wenn Ihre E-Mails aus den E-Mail-Einladungen nicht zugestellt werden, können Sie das Problem beheben, in dem Sie einen SPF-Record bei sich im Mail-Server setzen.

Der SPF-Record authentifiziert den Versand von Ihrer E-Mail-Domain, als Absender, über den easyfeedback Mail-Server. Den SPF-Record müssen Sie nur einmalig setzen und können diesen dann für alle zukünftigen E-Mail-Einladungen über easyfeedback nutzen – sowohl bei Mitarbeiterumfragen als auch bei Kundenumfragen.

SPF-Record

Kopieren Sie folgenden SPF-Record und leiten diesen an Ihre IT weiter, mit der Bitte diesen im DNS-Eintrag des Nameservers zu hinterlegen:

v=spf1 include:indivsurvey.de -all

Falls immer noch keine Mails zugestellt werden, kann es sein, dass tiefergehende Einstellungen oder Ihre Firewall die Mails blocken. In diesem Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer IT-Abteilung.