Wenn Sie รผber das easyfeedback E-Mail-Einladungstool Ihre Einladungen zur Umfrage versenden kann es sein, dass die Einladungen bei dem Empfรคnger als Spam gekennzeichnet oder nicht zugestellt werden.
Das ist ein generelles Problem, kann aber behoben werden.
Inhaltsverzeichnis:
A. Technischer Hintergrund
B. Die Lรถsung: SPF-Record
C. Zustellung testen
A. Technischer Hintergrund
Bei einem regulรคren Versand von E-Mails รผber einen Service-Provider (GMX, Yahoo, etc.) oder รผber den eigenen Mailserver (Firmen-Server) sind Mailserver und Domain des Absenders identisch:
E-Mail: john.doe@company.com
Mailserver: mail.company.com
In diesem Fall gehรถren E-Mail und Server zusammen und werden reibungslos zugestellt. Wenn Sie Ihre Einladungen รผber das E-Mail-Einladungstool von easyfeedback versenden, werden die E-Mails รผber den Mailserver von easyfeedback mit Ihrer eigenen E-Mail-Domain versendet. In diesem Fall gehรถren E-Mail und Server nicht zusammen und werden von Mailservern als Spam klassifiziert.
Bei externen Befragungen wie Kundenumfragen ist dies in der Regel kein Problem, weswegen ca. 98% der E-Mails zugestellt werden. Bei internen Befragungen wie Mitarbeiterumfragen kommt es jedoch รถfters vor, dass die Mails als Spam markiert oder gar nicht erst zugestellt werden.
Senden im Auftrag von โฆ
Um die E-Mail zu verifizieren, dass diese โgewolltโ von easyfeedback versendet wird, geben wir der Mail ein โSenden im Auftrag von …โ mit. Das reicht in einigen Fรคllen bereits aus und die Mails werden zugestellt.
Beispieldarstellung des E-Mail Headers:
Von: Max Muster <m.muster@company.com> im Auftrag von <noreply@indivsurvey.de>
Betreff: Einladung zur Umfrage
Datum: 16. Dezember 2021
An: musterfrau@company.com
Antwort an: m.muster@company.com
B. Die Lรถsung: SPF-Record als Authentifizierung
Wenn Ihre E-Mails nicht zugestellt werden, kรถnnen Sie das Problem beheben, indem Sie einen SPF-Record bei sich im Mailserver setzen.
Der SPF-Record authentifiziert den Versand von Ihrer E-Mail-Adresse als Absender รผber den Mailserver von easyfeedback. Sie mรผssen den SPF-Record nur einmalig setzen und kรถnnen diesen dann fรผr alle zukรผnftigen E-Mail-Einladungen รผber easyfeedback nutzen โ sowohl bei internen als auch externen Befragungsprojekten.
Authentifikation รผber SPF-Record
Kopieren Sie folgenden SPF-Record und leiten diesen an Ihre IT-Abteilung mit der Bitte weiter, diesen im DNS-Eintrag des Nameservers zu hinterlegen:
SPF-Record: v=spf1 mx:indivsurvey.de -all
Sollten immer noch keine Mails zugestellt werden, kann es sein, dass tiefergehende Einstellungen oder eine Firewall die E-Mails blockieren. In diesem Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer IT-Abteilung. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse fรผr den Versand von E-Mails รผber externe Tools freigeschaltet ist.
C. Zustellung der E-Mails testen
Bevor Sie die finalen Einladungen รผber unser Einladungstool versenden, kรถnnen Sie den Versand vorab testen. Zum einen รผber die Funktion der Testmail, die im E-Mail-Einladungstool zu finden ist, oder indem Sie sich testweise selbst in die Teilnehmerliste als Empfรคnger aufnehmen.
Mit diesen beiden Methoden kรถnnen Sie die Zustellung vorab testen. Wenn die Einladung per E-Mail nicht zugestellt oder als Spam markiert werden, dann hat dies die zuvor genannten technischen Grรผnde.
In diesem Fall รคndern Sie die E-Mail des Absender auf z.B. eine private E-Mail-Adresse (GMX, Gmail, Yahoo, etc.). Sobald die Domain des Empfรคngers und Absenders nicht identisch ist, ist die Wahrscheinlichkeit einer Zustellung sehr hoch. Wenn die E-Mail-Einladungen jetzt zugestellt werden, wissen Sie, dass die Einstellungen Ihres Mailservers den Empfang verhindern.