Erstellen Sie großartige Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind ein internes Instrument, welches in der Regel von der Personalabteilung eingesetzt wird, um eine Teil- oder Gesamtübergreifende Beurteilung der unternehmensbedingten Rahmenbedingungen zu erhalten und auf Basis dieser Verbesserungen stattfinden zu lassen.

Mit Mitarbeiterbefragungen haben vor allem Unternehmer und Personalabteilungen ein wertvolles
Instrument, um Verbesserungspotenzial im Bereich der Zufriedenheit, Personalentwicklung, Gesundheitsförderung, Optimierung von Arbeitsprozessen und vieles mehr zu identifizieren.

Optimieren Sie die firmeninterne Kommunikation, verbessern Sie das Betriebsklima oder etablieren Sie mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen ein betriebliches Innovations- und Ideenmanagement.

Erfahren Sie mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen, wie es um die derzeitige Motivation, das Engagement oder die Zufriedenheit und die psychischen sowie physischen Belastung Ihrer Mitarbeiter steht.
Finden Sie heraus, wie Sie die Attraktivität Ihrer Arbeitgebermarke stärken können, um Ihre Mitarbeiter langfristig zu binden, die Fluktuation zu senken und neue Talente anzuziehen.

Lassen Sie Führungskräfte mit einer 360-Grad-Befragung beurteilen und fördern Sie diese sowie Mitarbeiter in Bezug auf fehlende persönliche und berufliche Kompetenzen durch Weiterbildungen und Schulungen.

Eröffnen Sie mit Umfragen von easyfeedback, das Dialog mit Ihren Mitarbeitern und werden Sie mit ihrer Hilfe zum Top-Arbeitgeber.

Es gibt viele unterschiedliche Themen, die sich für eine Mitarbeiterumfrage eignen. Wir haben Ihnen nachfolgend vier potenziell wichtige Themenbereiche zusammengestellt:

Mitarbeiterzufriedenheit
Bei dieser Art der Befragung werden Informationen über die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesammelt. Ziel ist es, anhand der Ergebnisse Bereiche oder Themenfelder zu identifizieren, in denen Anpassungen zu einer Optimierung des Arbeitsumfeldes der Mitarbeiter beitragen. Relevante Fragen könnten hierbei auf die Zufriedenheit in Bezug auf die Work-Life-Balance, das Betriebsklima oder die Arbeitsbelastung abzielen.

Organisationskultur
Eine Mitarbeiterumfrage zur Organisationskultur bietet sich an, wenn im Unternehmen strukturelle Änderungen vorgenommen werden. In der Praxis handelt es sich hier beispielsweise um die Verschmelzung zweier Firmen oder die Zusammenlegung oder Trennung von Abteilungen oder Teams. Mit der Umfrage können einerseits die Akzeptanz der Mitarbeiter und andererseits mögliche Verbesserungen in der Zusammenarbeit oder mögliche Probleme und Herausforderungen erfragt werden.

Geschäftsprozesse
Durch eine Befragung Ihrer Mitarbeiter zu den Geschäftsprozessen erfahren Sie aus erster Hand, wie die Arbeitsabläufe wirklich ablaufen, an welchen Stellen es eventuell hakt oder wo es noch Verbesserungspotenziale gibt. Hier bietet sich beispielsweise eine kurze Befragung zu den Arbeitsmitteln an oder Umfragen, die sich um organisatorische Themen drehen an.

Führungsverhalten
Auch eine Befragung zum Führungsverhalten der Vorgesetzten kann ein Bereich mit großem Potenzial sein. Hier bietet sich eine 360°-Feedback-Umfrage an. Neben den Mitarbeitern werden hier weitere Quellen wie die Führungskräfte selbst, Kunden oder die Geschäftsleitung mit einbezogen. Die Ergebnisse geben unter anderem Aufschluss über Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Wir haben Ihnen nachfolgend einen Ablaufplan in fünf Schritten festgehalten, an dem Sie sich bei Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung gerne orientieren können:

1. Vorbereitung
Bevor Sie mit der konkreten Planung und Durchführung der Befragung beginnen, sollten Sie das Ziel und den Zweck Ihrer Umfrage definieren. Was möchten Sie mit der Mitarbeiterbefragung erreichen? Zu welchen Themen und vor allem wie möchten Sie Ihre Mitarbeiter befragen (papierbasiert oder digital)?

Anschließend kann es an die Fragebogenentwicklung gehen. Hierunter fallen neben der Auswahl geeigneter Fragen auch die Gestaltung des Fragebogens und die Abstimmung mit den Verantwortlichen Stellen, wie beispielsweise den Abteilungsleitern, dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat. Auf Ihrer Agenda sollte zusätzlich bei der Verwendung eines Online-Fragebogens auch die Auswahl eines geeigneten Software-Tools zur Erstellung und Durchführung der Befragung stehen. 


Zudem sollten Sie die Befragung vorab bei Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Sprechen Sie offen und ehrlich darüber, welchem Zweck die Befragung dient und dass diese, wenn beabsichtigt, anonym durchgeführt wird. So räumen Sie eine mögliche Skepsis Ihrer Mitarbeiter bereits im Vorhinein aus und motivieren diese zur Teilnahme.

2. Durchführung der Befragung
Sie haben alles vorbereitet? Dann kann es losgehen mit der Datenerhebung. In diesem Step teilen oder versenden Sie die Mitarbeiterumfrage und behalten den Rücklauf im Blick. Falls nötig, erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an die Teilnahme an der Umfrage.

3. Auswertung

Die Teilnahmefrist ist beendet und Sie konnten genügend Mitarbeiter dazu bewegen, sich an Ihrer Befragung zu beteiligen? Wenn das so ist, dann ist die Umfrage damit beendet und es geht nun an die Auswertung der Antworten.

Bevor Sie jedoch loslegen, die Antworten aus der (Online-)Befragung auszuwerten, sollten Sie sich im ersten Schritt anschauen, wie hoch die Teilnahmequote war und wie viele Ihrer Teilnehmer die Befragung abgebrochen haben. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihre Befragung gut angenommen wurde, es Probleme mit gewissen Fragestellungen gab, dass zum Abbruch oder zur nicht Beantwortung von Fragestellungen geführt hat oder ob der Fragebogen möglicherweise zu lang war.

Anschließend geht es an die Auswertung des Feedbacks. Interpretieren Sie die Ergebnisse anhand von Diagrammen und Tabellen und versuchen Sie bei Antworten auf offene Fragen zwischen den Zeilen zu lesen. Was möchten Ihre Mitarbeiter Ihnen mitteilen?

Weiterhin kann die Bildung von Vergleichsgruppen, wie beispielsweise der Vergleich zweier Abteilungen oder verschiedener Altersgruppen, hilfreich sein, um mögliche Unterschiede zwischen den gewählten Gruppen herauszustellen.

Zum Schluss halten Sie die Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Handlungsmaßnahmen in einem entsprechenden Bericht oder einer Präsentation fest. Vergessen Sie nicht, diese auch Ihren Teilnehmern zu kommunizieren und Ihre Belegschaft in den weiteren Prozess mit einzubeziehen.


4. Umsetzung
Ihre Befragung ist ausgewertet, die Ergebnisse liegen schwarz auf weiß vor Ihnen auf dem Schreibtisch. Dann geht es jetzt an die Umsetzung der aus der Auswertung abgeleiteten Maßnahmen.

Haben Ihre Mitarbeiter Wünsche oder bestimmte Probleme in der Befragung geäußert? Dann binden Sie diese in Ihre Maßnahmen ein, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

5. Wiederholung
Nach der Umfrage ist vor der Umfrage. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die umgesetzten Maßnahmen auch die gewünschte Wirkung zeigen, indem Sie weitere und tiefere Befragungen durchführen.

Wir werden oft nach dem idealen Fragebogen für eine Mitarbeiterbefragung gefragt, und wir müssen Ihnen sagen, dass es diesen nicht gibt.

Jedes Unternehmen und jede Situation ist so individuell, dass es keinen einheitlichen Fragebogen für jedes Unternehmen und jede Situation gibt. Dennoch gibt es gewisse Grundregeln, die für alle Mitarbeiterbefragungen identisch sind:

Fragebogenlänge: Generell möchten wir so viele Informationen wie möglich erhalten. Und noch eine Frage und noch eine kleine Fragen und …. eine Frage passt noch.

Gut für die Geschäftsleitung und Personalabteilung, jedoch nicht angenehm für den Mitarbeiter. Und genau hier müssen Sie ansetzen: Welchen Zweck hat die Befragung? Wie oft wird diese Befragung durchgeführt? Und müssen Sie diese ganzen Angaben abfragen, oder können Sie diese als Stammdaten hinterlegen?

Umso höher die Bindung zu dem Autor der Umfrage ist, umso mehr kann ich vom Teilnehmer abverlangen. Bei Mitarbeiterbefragungen ist perse eine hohe Bindung – Arbeitgeber – vorhanden, und Befragungen „können“ länger und komplexer gestaltet werden.

Wenn Sie eine lange und komplexe Befragung jedoch jeden Monat durchführen, dann wir spätestens im dritten Monat die Teilnahmequote soweit sinken, dass Sie die Befragung eigentlich gar nicht mehr durchführen können.

Daher achten Sie auf die Frequenz in Kombination mit der Fragebogenlänge. Bei einer hohen Frequenz halten Sie den Fragebogen kurz; bei einer geringen Frequenz kann die Umfrage länger gestaltet werden.

Versetzen Sie sich immer in die Lage des Mitarbeiters, dann werden Sie schnell merken, ob die jeweilige Länge – Beantwortungsdauer – zu lang ist oder nicht.

Mitarbeiterbefragungen können grob in 3-4 Bereiche geteilt werden:

• Jährliche „große“ Zufriedenheits- und Stimmungsbefragungen
• Kurze schnelle Feedbacks – Puls-Check
• Organisatorische Befragungen
• Bewertungsbefragungen von Kollegen und Managern

Sicherlich können die Themen noch weiter gegliedert werden. Jedoch zeigt bereits diese Auflistung, dass eine Mitarbeiterbefragung zu organisatorischen Themen oder ein Puls-Check wesentlicher einfacher umzusetzen ist, als eine von der Geschäftsführung beauftragte Vollbefragung der gesamten Belegschaft.

Sie werden sicherlich öfters in die Situation kommen, dass Sie gewissen Themen zum ersten Mal bearbeiten. Bevor Sie nun komplett bei null beginnen, lohnt es sich auf vorhandenes Wissen zurück zu greifen. Zum einen schauen Sie intern nach vorherigen Mitarbeiterbefragungen und erkundigen Sie sich nach dem Erfolg, und zum anderen stehen Ihnen bei easyfeedback diverse Musterfragebogen & Vorlagen zum Thema Mitarbeiterbefragungen bereit, die Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Auch wenn bereits Fragebögen vorliegen, die aber nicht direkt Ihr Thema treffen, bieten sie trotzdem eine Inspirationsgrundlage – sowohl in der Formulierung, wie auch im Aufbau der Fragen.

Ihre Einladung trägt maßgeblich dazu bei, ob der Empfänger an der Umfrage teilnimmt. Formulieren Sie Ihre Einladung charmant und so, dass Sie das Interesse Ihrer Mitarbeiter weckt. Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich an und verwenden Sie gerne die in Ihrem Unternehmen bestehenden Gepflogenheiten (Du oder Sie).

Schaffen Sie bereits in der Einladung ein Wir-Gefühl, in dem Sie auf gemeinsame Ziele hinweisen. Natürlich sollten Sie in Ihrer Einladung auch grundlegende Informationen zum Ablauf der Umfrage festhalten. Nicht fehlen sollten folgende Infos:

Nennen Sie zunächst das Umfragethema sowie das Ziel der Befragung. So wissen Ihre Mitarbeiter gleich, um was es geht und sind Ihnen sicherlich gerne behilflich. Nicht fehlen sollten organisatorische (Beginn und Ende der Befragung) und technische Hinweise beispielsweise wie oft eine Teilnahme und ob ein wiedereinstig bei Online-Umfragen möglich ist.

Damit Ihre Mitarbeiter die Umfrage gut in Ihren Arbeitsalltag integrieren können, sollten Sie auch angeben, wie lange die Umfrage ungefähr dauert. Es tauchen Probleme oder Rückfragen auf? Für diesen Fall benennen Sie bereits in der Einladung einen Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Ganz wichtig teilen Sie in Ihrem Anschreiben mit, ob die Teilnahme an der Befragung anonym oder personalisiert stattfindet. Diese Information ist wichtig und trägt auch maßgeblich dazu bei, ob der Empfänger der Einladung an der Umfrage teilnimmt oder nicht. Vor allem bei einer personalisierten Befragung muss der Teilnehmer über den Datenschutzhinweis über seine Rechte, den Umfang und Zweck der Umfrage in Kenntnis gesetzt werden. Teilen Sie ihm auch mit, welche persönlichen Daten Sie erfragen beispielsweise E-Mail-Adresse oder Namen.

Zuletzt fehlt nur noch der Umfragelink und schon kann es mit der Befragung losgehen.

Je nach Art der Mitarbeiterbefragung möchte oder muss der Betriebsrat involviert werden. Bei kurzen organisatorischen Abfragen zu den nächsten Themen in einem Meeting, hat dieser vermutlich wenig Interesse den Fragebogen abzustimmen, bei größeren Mitarbeiterbefragungen jedoch schon. Und selbst, wenn er nur über das Vorhaben informiert werden möchte.

Generell ist das Involvieren des Betriebsrates ratsam. Denn dieser hat als Hauptaufgabe für die Mitarbeiter einzustehen. Und von daher ist das Einbeziehen des Betriebsrates immer zu empfehlen. Denn unter Umständen kann Ihnen dieser den Weg für Ihr Vorhaben bei der Geschäftsleitung sogar beschleunigen.

Bedenken Sie jedoch bereits in der Planung Ihrer Mitarbeiterbefragung, ob Sie den Betriebsrat involvieren müssen oder nicht. Denn wenn Sie diesen involvieren möchten oder müssen, sollten Sie dies im Timing miteinbeziehen. Ansonsten könnte sich Ihr Befragungs-Projekt verzögern.

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung ist bei sensiblen Themen eine der Grundvoraussetzungen, um ehrliches Feedback zu erhalten. Denn nur wenn der Mitarbeiter keine Angst haben muss aus seinen Antworten persönliche Konsequenzen zu ziehen, wird Ihnen dieser auch nur ehrlich antworten. Wenn Sie bei kritischen Themen die Anonymität nicht sicherstellen, steigt das Misstrauen und Sie erhalten nicht die Antworten die Sie benötigen, um Verbesserungen einzuleiten.

Jedoch ist die Fragen, ob anonym oder nicht, gar nicht so einfach zu beantworten. Denn selbst, wenn die Befragung anonym stattfinden soll, benötigen Sie gewisse Informationen um die Antworten zu zuordnen. Zum Beispiel ist der Standort oder die Abteilung eine wichtige Zusatzinformation, um im Anschluss gezielt Maßnahmen umzusetzen. Oder bei einem 360 Grad Feedback müssen Sie wissen für wen das Feedback gegeben wird.

Die Anonymität soll bei allen kritischen und sensiblen Mitarbeiterbefragungen grundsätzlich den Mitarbeiter schützen, dass dieser nicht identifiziert werden kann.

Sobald Sie nur auf eine Masse an Mitarbeitern einen Rückschluss ziehen können, z.B. eine Abteilung mit 15 Personen, ist der Schutz jedes einzelnen gewährleistet und Sie erhalten zusätzlich die nötigen Information, um die Antworten einem Bereich zu zuordnen. Sollte eine Abteilung zu klein sein, dann legen Sie diese mit einer anderen Abteilung zusammen, um den Schutz des einzelnen aufrecht zu erhalten.

easyfeedback bietet Ihnen spezielle Anonymitäts-Funktionen und Mechanismen an, um jeden einzelnen Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig genug Informationen zu erhalten, dass Sie die Ergebnisse wertvoll ausgewerten können.

Die Auswertung und Analyse stellt den spannendsten Teil der Mitarbeiterbefragung dar: Welche Ergebnisse haben wir erzielt? Wie ist die Stimmung in der Belegschaft?

Nachdem Sie alles vorbereitet haben, und die ersten Mitarbeiter teilgenommen haben, erfolgt die Auswertung und Analyse. Während der laufenden Befragung werden Sie sicherlich täglich die Entwicklung beobachten. In dieser Zeitspanne können Sie bereits erste Tendenzen entdecken und entwickeln ein Gefühl für das Endresultat. Jedoch sollten Sie hier keine zu voreiligen Schlüsse ziehen, denn die Mitarbeiterbefragung ist noch nicht abgeschlossen und die Ergebnisse können sich noch verändern.

Sobald der Zeitraum für die Mitarbeiterbefragung abgeschlossen ist, empfiehlt es sich die Befragung auch zu stoppen. Dadurch ist sichergestellt, dass keine weiteren Ergebnisse in die Auswertung einfließen und sich Ihre Analysen verändern.

Wenn Sie nun beginnen die quantitativen und qualitativen Antworten auszuwerten und zu analysieren, sollten Sie sich in die Perspektive der Mitarbeiter versetzen. Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Antworten. Denn die Arbeitsbedingungen im Büro sind anders als die in der Produktion. Am Schreibtisch herrscht in der Regel Ruhe und in der Produktion beeinflussen Lärm oder Hitze die Wahrnehmung. Ebenfalls ist es ein Unterschied, ob ein Mitarbeiter an einem monotonen Fließband oder unter Zeitdruck steht, weil dieser ein Meeting nach dem Anderen in seinem Terminkalender hat.

Daher beachten Sie immer die Umstände in denen sich der einzelne Mitarbeiter, bzw. die Abteilung befindet.

Auch Äußere Gegebenheiten können Einfluss auf die Antworten haben. Wurde gerade in einer Betriebsversammlung Kurzarbeit bekannt gegeben, ist die Stimmung der einzelnen Mitarbeiter gedrückt und wird sich vermutlich auch auf die Antworten übertragen.

Ihr erster Blick wird vermutlich auf das Gesamtergebnis fallen. Dieses sehen Sie in der Regel als erstes, bzw. möchten sich damit einen Überblick verschaffen. Jedoch hat dies keine große Aussagekraft, da die Antworten aus den unterschiedlichen Abteilungen und Arbeitsbereichen kumuliert werden.

Betrachten Sie die Ergebnisse pro Bereich und Abteilung getrennt. Nur so sehen Sie wo in den einzelnen Bereichen Defizite vorliegen oder sich das Stimmungsbild verändert.

Wenn Sie Daten zu dem Geschlecht der Mitarbeiter, der Länge der Betriebszugehörigkeit und des Alter-Bereichs abgefragt haben, können Sie diese nutzen, um tiefere Analyse Durchzuführen:

Wie verändert sich die Zufriedenheit bei jungen Mitarbeitern im Verhältnis zu älteren? Oder gibt es Unterschiede in der Zufriedenheit bei Mitarbeitern die erst kurz im Unternehmen tätig sind, oder bereits seit vielen Jahren mit Ihnen zusammenarbeiten? Oder gibt es Unterschiede zwischen den Geschlechtern? Sind Frauen generell zufriedener oder eher skeptisch eingestellt?

Mit diesen drei Angaben, können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen und gezielte Maßnahmen ableiten. Zum Beispiel stellen Sie fest, dass bei älteren Mitarbeitern, die erst kurz im Unternehmen sind öfters Unzufriedenheit herrscht. Dies kann ein Indiz dafür sein, dass das Onboarding nicht ausreichend durchgeführt wird. Vermutlich ist die Annahme, dass ältere Personen über einen großen Fundus an Erfahrungen Verfügung und das Onboarding kürzer gehalten werden kann. Wenn diese aber nicht ausreichend in die Ziele und Werte des Unternehmens eingeführt werden, verstehen diese evtl. bestimmte Entscheidungen nicht.

Als weiterer Tipp sollten Sie die Stichprobengröße beachten. Jede einzelne Meinung ist und sollte auch ernst genommen werden, jedoch bildet diese keine Gesamtheit. Lassen Sie sich nicht von vereinzelten Meinungen irritieren. Um valide Aussagen zu tätigen, sollten mindestens 15-20 Feedbacks herangezogen werden, um Tendenzen erkennen zu können.

Wir haben Ihnen nachfolgend vier Tipps zusammengestellt, um Sie bei der Durchführung Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung zu unterstützen.

Tipp 1: Definieren Sie klare Ziele
Vermeiden Sie eine zusammenhanglose Befragung, bei der Sie zwar viele Antworten sammeln, mit denen Sie jedoch letztlich wenig anfangen können. Überlegen Sie sich daher im Vorhinein genau, was Ihr Ziel ist.

Geht es um die Verbesserung der Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Stärkung der Arbeitgebermarke oder sollen Arbeitsabläufe angepasst werden? Beschränken Sie sich bestmöglich auf einen Bereich, stellen Sie Ihre Fragen strukturiert und ausgerichtet auf Ihr definiertes Vorhaben.

Tipp 2: Anonym und freiwillig
Mitarbeiterbefragungen sind ein sensibles Thema: Nur wenn keinerlei Rückschlüsse auf die beantwortende Person möglich sind und Ihre Mitarbeiter der Anonymität trauen, können Sie offene und ehrliche Antworten erwarten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das gewünschte Feedback geschönt werden oder die Teilnahme gänzlich verweigert wird.

Im Falle einer Verweigerung ist es wichtig, keinen Druck auf die Mitarbeiter auszuüben und die Teilnahme stets auf freiwilliger Basis anzubieten.

Tipp 3: Stellen Sie offene Fragen
Wenn Sie nur Ja-/Nein-Fragen stellen, erhalten Sie auch nur eine einsilbige Antwort. Gehen wir mal von folgender Frage in Ihrer Umfrage aus: „Sehen Sie im Bereich XY Verbesserungsmöglichkeiten?“ Ihr Mitarbeiter beantwortet diese Frage ordnungsgemäß mit einem: „Ja.“ Soweit alles korrekt, doch die Information hilft Ihnen wenig weiter, da Sie aus der Antwort nicht ableiten können, worin genau der Verbesserungsbedarf besteht.

Im Gegensatz dazu erhalten Sie bei der offen gestellten Frage: „Welchen Verbesserungsbedarf sehen Sie im Bereich XY?“, eine zielführendere Antwort mit wichtigen Informationen, an der Sie direkt ansetzen können.

Tipp 4: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter
Ein wichtiger Aspekt ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt der Befragung mit einbeziehen. Die Kommunikation sollte hierbei bereits vor der Umfrage beginnen, indem Sie Ihren Mitarbeiter mitteilen, warum Sie diese durchführen.

Aber auch während und nach Durchführung der Befragung sollten Sie Ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden halten. Teilen Sie beispielsweise mit, wie viele Kollegen bereits an der Umfrage teilgenommen haben und motivieren Sie die noch fehlenden. Oder geben Sie Hinweise zu einer alternativen Teilnahme an der Befragung, beispielsweise per QR-Code mit dem Smartphone oder über Umfrage-Terminals.

Es bietet sich auch an, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Ergebnisse nach Abschluss der Befragung präsentieren und Sie informieren, welche weiteren Schritte Sie planen.

Das waren unsere Tipps, welche wir Ihnen für die Durchführung einer Mitarbeiterumfrage mit geben möchten. Falls Sie noch mehr Anregungen oder Hilfestellung zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen benötigen, dann schauen Sie sich gerne unseren Blogartikel zu dem Thema an.

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt von mehreren Faktoren ab. Jeder einzelne Faktor kann über den Erfolg der Umfrage entscheidend sein. Achten Sie daher auf typische Fehler:

Anonymität vortäuschen

Wie weiter oben genannt, ist die Anonymität ein wichtiger Teil bei sensiblen Mitarbeiterbefragungen. Jedoch nicht immer gewünscht, oder nicht erwünscht um die Ergebnisse besser auszuwerten zu können. Machen Sie nicht den Fehler die Anonymität vorzutäuschen. Sie glauben gar nicht, wie kreativ Ihre Mitarbeiter werden können.

Wenn Sie die Anonymität nur vortäuschen, wird irgendein Mitarbeiter – bewusst oder unbewusst – bemerken, dass diese nicht gegeben ist. Und wenn der Umstand einmal aufgedeckt wurde, ist Ihre Glaubwürdigkeit nicht mehr standhaft und alle Vorbereitungen zur Mitarbeiterbefragung sind hinfällig.

Nicht ausreichend über den Grund der Mitarbeiterbefragung informiert

Viele Mitarbeiter sind einer Befragung erst einmal skeptisch gegenübergestellt. Gerade in den Anfangszeiten, wo Sie ein neues System einführen. Jedoch nicht direkt dem System gegenüber, sondern viel mehr dem Grund der Mitarbeiterbefragung. Während Sie mit Ihren Managern oder der Geschäftsführung den Entschluss gefasst haben, interne Prozesse zu optimieren und das Betriebsklima zu verbessern, haben ihre Mitarbeiter davon erstmal nichts mitbekommen.

Für Sie ist das Ziel klar definiert und seit Wochen bekannt, Ihre Mitarbeiter wissen davon vermutlich noch nichts. Daher informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend über den Grund der Befragungen. Wo liegt das Ziel? Welche persönlichen Vorteile haben die Mitarbeiter aus der Teilnahme? Wie oft und zu welchen Themen werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt?

Umso mehr Sie Ihre Mitarbeiter in das Vorhaben involvieren, umso mehr Erfolg werden die Befragungen mit sich bringen.

Falscher Zeitpunkt

Sie haben wochenlang auf Ihre erste Mitarbeiterbefragung hingearbeitet. Von internen Zielsetzungen, über den Fragebogen bis zum Pre-Test. Alles steht und wurde getestet – und dann übersehen Sie eine Kleinigkeit: den Zeitpunkt.

Auch mit der am besten vorbereitenden Mitarbeiterbefragung erreichen Sie nicht das Maximum, wenn Sie diese in der Hochphase der Urlaubszeit durchführen. Achten Sie bei der Wahl des Zeitpunktes auf äußere Einflüsse, wie Urlaubszeit, kurz bevorstehende Endphasen eines Projektes wo viele Überstunden geleistet werden, oder einen erhöhten Krankenstand durch z.B. eine Grippewelle.

Nicht auf Augenhöhe kommunizieren

Jeder Mensch möchte mit Respekt behandelt werden. Keiner mag es, wenn von oben herab kommandiert wird. So sollten Sie es auch in der Mitarbeiterbefragung handhaben. Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen auf Augenhöhe. Versetzen Sie sich in deren Lage und stellen Sie Fragen und Antworten auf Augenhöhe und aus deren Perspektive. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, die Mitarbeiterbefragung wird nur für die Geschäftsführung durchgeführt, werden diese dies auch in Ihren Antworten übertragen.

Keine persönlichen Vorteile für den Mitarbeiter

Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung ist ein Geschenk an Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Für die generelle Teilnahme an Umfragen gibt es unterschiedliche Gründe. Einen haben aber fast alle gemeinsam: Jeder der an einer Umfrage teilnimmt verspricht sich etwas dafür als Gegenleistung. Wenn der Mitarbeiter aus seiner Teilnahme keinen persönlichen Vorteil ziehen kann, wird dieser das erste Mal und vielleicht auch das zweite Mail teilnehmen. Danach wird aber die Teilnahmequote stark sinken. Denn warum soll er denn auch teilnehmen, wenn er davon nichts hat.

Einfaches Beispiel: Wenn Sie ihre Produktionsmitarbeiter nach den zur Verfügung stehenden Arbeitshilfsmittel befragen und wo es dort Verbesserungen geben kann, dann sieht der Mitarbeiter das sich durch seine Teilnahme etwas verbessern wird. Und am Ende er davon einen persönlichen Vorteil.

Keine Taten folgen lassen

Wie in den vorherigen Punkten beschrieben haben Sie alle Tipps für Ihren Fragebogen umgesetzt und eine gute Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Am Ende analysieren Sie die Ergebnisse und leiten daraus weitere Maßnahmen ab. Da Sie vermutlich noch andere Aufgaben in Ihrem Tagesgeschäfts haben, kann es passieren, dass die Maßnahmen an Priorität verlieren und in den Hintergrund rücken.

Dieser letzte Punkt kann Ihnen viel Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern kosten. Denn diese haben Ihnen die nötige Aufmerksamkeit geschenkt, sind motiviert und freuen sich bereits auf bessere Aufgaben und Bedingungen und dann folgen keine Taten.

Spätestens bei der zweiten Mitarbeiterbefragung wird Unmut entstehen und sich erste Gegensprecher formieren. Achten Sie daher darauf auch Maßnahmen aus den Ergebnissen umzusetzen. Die erste Maßnahme kann sein, dass Sie die Ergebnisse vor den Mitarbeitern veröffentlichen und diese daran teilhaben lassen. Eventuell besteht an dem einen oder anderen Punkt noch Bedarf an Nachgesprächen – auch im Team – um die Maßnahmen detaillierter zu planen.

Im nächsten Schritt würde es sich empfehlen die Maßnahmen mit dem geringsten Aufwand und höchstem Impact umzusetzen. Oder wenn diese zu aufwändig ist, erst einmal nur die Maßnahmen umsetzen, die schnell umgesetzt werden können. Dann sieht der Mitarbeiter das seine Stimme wirklich etwas bewegt und wird Ihnen auch in den folgenden Mitarbeiterbefragungen seine Aufmerksamkeit schenken.

Darüber hinaus wird sich die Zufriedenheit jedes einzelnen Mitarbeiter kontinuierlich erhöhen und Sie ein leistungsfähigeres Team erhalten.

Die beste Möglichkeit zur Wahrung des Datenschutzes bei Mitarbeiterbefragungen ist es, die Umfrage so zu gestalten, dass keine Rückschlüsse auf den einzelnen Mitarbeiter möglich sind. Bei einer anonymen Befragung werden in der Regel keine personenbezogenen Daten erhoben und Ihre Mitarbeiterumfrage fällt somit nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass die Funktion technisch nicht übergangen werden kann.

Führen Sie die Befragung online durch, dann achten Sie darauf, dass die gewählte Software-Lösung, dem deutschen Datenschutz entspricht. Hierzu zählt unter anderem eine Datenverschlüsselung, Schutz vor unbefugten Zugriffen und ein Serverstandort in Deutschland.

Binden Sie am besten bereits zu Beginn Ihren Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten und Ihre Mitarbeiter mit ein und schaffen Sie Transparenz in Bezug auf Zweck, Ablauf und von wem die Befragung durchgeführt wird.

Mit unserem Umfrage-Tool können Sie anonyme & DSGVO-konforme Mitarbeiterumfragen ganz leicht und ohne Vorkenntnisse erstellen.

Ermitteln Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation, erfragen Sie Verbesserungswünsche, führen Sie Votings und Abstimmungen online durch oder messen Sie die aktuelle Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter.

Mit easyfeedback bauen Sie Umfragen flexibel nach Ihren Wünschen auf. Mit unterschiedlichen Fragetypen, dynamischen Inhalten und unterschiedlichen Medien können Sie diese individuell gestalten. Wir bieten zudem fertige Vorlagen und Musterfragebogen für die unterschiedlichen Mitarbeiterbefragungen zum sofortigen Einsatz an.

Alle Umfragen können mit nur wenigen Klicks auf Ihre Corporate Identity angepasst werden und Ihre teilnehmenden Mitarbeiter können über verschiedene Kanäle (per Link, QR-Code, E-Mail-Einladungstool und mehr) eingeladen werden.

Die Antworten der Teilnehmer erhalten Sie anonym und in Echtzeit. Die Ergebnisse werden automatisch in Form von Diagrammen und Tabellen präsentiert. Sie haben die Möglichkeit, sich Filter anzulegen, um tiefere Einblicke in die Daten zu erhalten.

Erstellen Sie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und erheben Sie Daten mit einer modernen und sicheren Survey-Engine mit easyfeedback.

Einige Vorteile des Umfrage-Tools auf einen Blick:

• Anonyme Umfragen ohne Vorkenntnisse erstellen
• fertige Musterfragebogen & Vorlagen auswählen und anpassen
• Fragebogen kinderleicht auf Ihr Corporate Design anpassen
• Teilnehmer über diverse Wege zu der Umfrage einladen
• Fragebogen mit jedem Endgerät abrufbar
• Echtzeitauswertung
• DSGVO-konform & Server in Deutschland