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Warum ist ein Exit-Interview so wichtig?
Ganz einfach: Jede Kündigung hinterlässt eine Lücke im Unternehmen. Mit dem Mitarbeiter gehen wertvolle Kenntnisse und Fähigkeiten verloren, die nicht so schnell ersetzt werden können.
Wie teuer das ist, zeigen aktuelle Studien zur Arbeitszufriedenheit: Laut der YER-Studie 2026 sind zwar 75 % der Beschäftigten in Deutschland grundsätzlich zufrieden, gleichzeitig aber 41 % offen für einen Jobwechsel. Exit-Interviews sind oft die einzige Gelegenheit, die konkreten Gründe hinter dieser Wechselbereitschaft zu verstehen, bevor sie sich in weiteren Kündigungen wiederholt.
Die Suche nach einem neuen Mitarbeiter ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch kostspielig, vor allem wenn die Einarbeitung und das Training des Ersatzes berücksichtigt werden.
Während dieser Übergangszeit übernehmen oft die verbleibenden Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben, was zu Überlastung und einer erhöhten Fehlerquote führen kann.
Ein gezieltes Exit-Interview bietet die Möglichkeit, durch systematische Mitarbeiterbefragungen die wahren Gründe für den Austritt herauszufinden.
Diese wertvollen Erkenntnisse helfen dabei, Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, die Fluktuation zu verringern und das Arbeitsumfeld langfristig zu verbessern.
Inhalte der Vorlage:
Ziele der Befragung:
Hilfreiche Funktionen für die Befragung:
Datenschutz „made in Germany“ (DSGVO)
Anonymitätsfunktion für ehrliches Feedback
Ergänzend zum Gesprächsleitfaden weiter oben hier ein Beispiel, wie Sie einen begleitenden Fragebogen strukturieren können:
Beispieltext: "Liebe/r [Name], vielen Dank, dass du dir vor deinem Abschied noch etwas Zeit nimmst. Dein Feedback ist für uns wertvoll, um zu verstehen, was gut gelaufen ist und wo wir uns verbessern können. Deine Antworten werden vertraulich behandelt und fließen anonymisiert in unsere Auswertung ein. Vielen Dank für deine Offenheit!"
Beispieltext: "Vielen Dank für deine ehrlichen Antworten und für die Zeit, die du uns gegeben hast. Wir wünschen dir für deinen weiteren beruflichen Weg alles Gute – und würden uns freuen, den Kontakt nicht ganz abreißen zu lassen."
Ein Exit-Interview ist ein strukturiertes Abschlussgespräch mit einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt.
Es bietet eine wertvolle Gelegenheit, die Beweggründe für die Kündigung zu erfahren und gleichzeitig ehrliches, oft sehr offenes Feedback zu erhalten.
Denn nur wenn klar ist, warum ein Mitarbeiter sich entschieden hat zu gehen, können mögliche Probleme innerhalb des Unternehmens erkannt und gezielt angegangen werden.
Gerade bei unerwarteten Kündigungen ist es entscheidend, die Hintergründe zu verstehen, um wiederkehrende Ursachen zu identifizieren und weiteren personellen Verlusten vorzubeugen.
So lassen sich nicht nur langfristig Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter einsparen, sondern auch strukturelle Verbesserungen in der Organisation anstoßen.
Exit-Interviews sind damit ein wirkungsvolles Instrument, um die Personalbindung zu stärken und die Zufriedenheit der verbleibenden Mitarbeitenden zu fördern.
Darüber hinaus eröffnen diese Gespräche eine letzte Chance, von ausscheidenden Mitarbeitenden wertvolles Feedback zum Betriebsklima, zu Führungsstilen oder zu internen Abläufen zu erhalten.
In vielen Fällen äußern sich Mitarbeitende im Abschiedsgespräch besonders offen, da sie keine negativen Folgen mehr zu befürchten haben. Diese Offenheit kann wertvolle Hinweise liefern und als Ausgangspunkt für positive Veränderungen dienen.
Das Exit-Interview sollte deshalb als fester Bestandteil eines professionellen Offboardings betrachtet werden. Es signalisiert dem Mitarbeiter Wertschätzung und Interesse an seiner Meinung – auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.
Im Mitarbeiterlebenszyklus nimmt es eine ebenso wichtige Rolle ein wie das Bewerbungsgespräch, denn beide Gespräche markieren entscheidende Übergänge und prägen den Eindruck, den ein Unternehmen hinterlässt.
Zusammengefasst ist das Exit-Interview weit mehr als nur ein formaler Abschluss.
Es ist ein strategisches Werkzeug, mit dem Unternehmen gezielt an ihrer Weiterentwicklung arbeiten können – sowohl auf kultureller als auch auf struktureller Ebene.
Wer die Erkenntnisse aus diesen Gesprächen ernst nimmt und in konkrete Maßnahmen übersetzt, stärkt nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern positioniert sich langfristig als attraktiver Arbeitgeber.
Entschließt sich ein Mitarbeiter dazu, das Unternehmen zu verlassen, steht für ihn sprichwörtlich „nichts mehr auf dem Spiel“. Für Sie bietet das die Chance, ein ehrliches Feedback zu erhalten.
Diese Chance sollten Sie nutzen, denn sonst verlassen mit dem Mitarbeiter neben Know-how auch viele wertvolle Informationen das Unternehmen.
Ein Exit-Gespräch ermöglicht es Ihnen unter anderem, mögliche Probleme im Personalmanagement zu erkennen und diese zu beheben. So senken Sie die Mitarbeiterfluktuation innerhalb des Unternehmens und verbessern das Betriebsklima.
Durch ein offenes Gespräch auf Augenhöhe fühlen sich Ihre Mitarbeiter zudem gehört und ernst genommen. So können Sie die Mitarbeiterbindung auch nach der Kündigung stärken und profitieren von positiver Mundpropaganda.
Zusätzlich ermöglicht das Exit-Gespräch einen Blick auf mögliche Schwachstellen im Unternehmen, die dazu geführt haben könnten, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies kann helfen, systemische Probleme zu erkennen und zu adressieren, um zukünftige Abgänge zu verhindern.
Des Weiteren bietet das Exit-Gespräch die Gelegenheit, den Ausscheidenden nach möglichen Verbesserungsvorschlägen oder Ideen zur Unternehmensentwicklung zu fragen.
Diese Rückmeldungen können wertvolle Anregungen für die Optimierung von Arbeitsprozessen, Arbeitsbedingungen oder Unternehmenskultur liefern.
Insgesamt trägt das Exit-Gespräch dazu bei, die Beziehung zwischen dem ausscheidenden Mitarbeiter und dem Unternehmen auf eine positive Weise abzuschließen und mögliche Konflikte zu minimieren.
Es zeigt Wertschätzung für die geleistete Arbeit des Mitarbeiters und ermöglicht eine konstruktive Auseinandersetzung mit seiner Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen.
Es ist sinnvoll, die Austrittsbefragung fest in den Offboarding-Prozess einzubinden.
Halten Sie den definierten Prozess am besten schriftlich fest, so müssen Sie ihn nicht jedes Mal neu definieren.
Um es Ihnen etwas zu vereinfachen, haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte in einem Ablaufplan zusammengestellt:
Schritt 1: Eine neutrale Person für das Gespräch auswählen
Wählen Sie eine neutrale Person für das Austrittsgespräch.
Hier bietet sich beispielsweise ein Kollege aus der Personalabteilung an, zu dem der ausscheidende Mitarbeiter ein neutrales Verhältnis hat.
Der Vorgesetzte sollte das Gespräch keinesfalls leiten, da in diesem Fall kein ehrliches Feedback zu erwarten ist.
Eine neutrale Person, wie ein Vertreter der Personalabteilung, schafft eine Atmosphäre, in der sich der Mitarbeiter frei äußern kann, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen.
Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Mitarbeiter offen und ehrlich über seine Gründe für den Austritt spricht und konstruktives Feedback gibt.
Darüber hinaus kann eine neutrale Person objektiver und unvoreingenommener auf die Rückmeldungen des Mitarbeiters reagieren und gegebenenfalls zusätzliche Fragen stellen, um eine umfassendere Perspektive zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil der Einbindung eines Kollegen aus der Personalabteilung ist, dass dieser über das nötige Fachwissen und die Erfahrung verfügt, um das Gespräch professionell zu führen und angemessen auf die Anliegen des Mitarbeiters einzugehen.
Indem Sie eine neutrale Person für das Austrittsgespräch wählen, signalisieren Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter, dass Sie sein Feedback ernst nehmen und darauf bedacht sind, aus seiner Erfahrung zu lernen und das Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.
Dies trägt dazu bei, die Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen auf eine positive Weise abzuschließen und den Übergang für beide Seiten so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Schritt 2: Termin für das Exit-Gespräch vereinbaren
Der letzte Arbeitstag ist für den ausscheidenden Mitarbeiter meist bereits relativ voll durch die Übergabe an die Kollegen und diverse organisatorische Dinge.
Daher sollte wenn möglich ein anderer Tag für das Gespräch gewählt werden. Generell bietet sich ein Termin innerhalb der letzten Arbeitswoche an.
Beachten Sie dabei auch noch einen möglichen Anspruch auf Resturlaub.
Ein separater Termin für das Austrittsgespräch ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich vollständig auf das Gespräch zu konzentrieren und sich ausreichend Zeit für offene Fragen und Rückmeldungen zu nehmen.
Auf diese Weise wird vermieden, dass das Gespräch während des ohnehin schon stressigen Abschiedstags übersehen oder vernachlässigt wird.
Darüber hinaus bietet ein Termin innerhalb der letzten Arbeitswoche die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter bereits einen gewissen Abstand zum Unternehmen gewonnen hat und somit offener für konstruktives Feedback und Reflexion ist.
Gleichzeitig ist das Geschehen im Unternehmen noch präsent genug, um relevante Themen und Anliegen zu besprechen.
Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass der Mitarbeiter möglicherweise noch offenen Resturlaub hat, den er vor seinem Ausscheiden nehmen muss.
Durch die Festlegung des Austrittsgesprächs auf einen Tag innerhalb der letzten Arbeitswoche können eventuelle Planungen bezüglich des Resturlaubs in die Gesprächsterminfindung integriert werden.
Schritt 3: Ort für das Interview festlegen
Legen Sie den Ort für das Interview fest. Achten Sie hierbei darauf, dass der Ort eine vertrauliche Atmosphäre zulässt und Sie nicht gestört werden. Wählen Sie lieber einen neutralen Besprechungsraum als das eigene Büro.
Besonders gut geeignet ist ein runder Tisch, da damit eine Gegenüber-Situation vermieden wird. Weiterhin ist es auch eine Möglichkeit, die Befragung virtuell stattfinden zu lassen, beispielsweise über einen vorbereiteten Online-Fragebogen.
Die Auswahl eines geeigneten Ortes für das Austrittsgespräch trägt maßgeblich zur Atmosphäre und Effektivität des Gesprächs bei.
Ein neutraler Besprechungsraum bietet eine ruhige und diskrete Umgebung, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, sich frei zu äußern und offene Gespräche zu führen, ohne sich beobachtet oder unter Druck gesetzt zu fühlen.
Die Vermeidung eines eigenen Büros als Ort für das Gespräch kann dazu beitragen, eine professionelle Distanz zu wahren und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter sich nicht unwohl fühlt oder sich aufgrund der räumlichen Nähe zurückhält.
Die Wahl eines runden Tisches anstelle einer traditionellen gegenüberliegenden Sitzanordnung kann dazu beitragen, eine weniger konfrontative Atmosphäre zu schaffen und das Gespräch in eine kooperative Richtung zu lenken. Dadurch wird die Möglichkeit für einen offenen und respektvollen Austausch erhöht.
In zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebungen kann es auch sinnvoll sein, das Austrittsgespräch virtuell durchzuführen. Dies bietet Flexibilität für beide Seiten und ermöglicht es dem Mitarbeiter, das Gespräch bequem von seinem aktuellen Standort aus zu führen.
Ein vorbereiteter Online-Exit-Fragebogen kann dabei helfen, strukturiertes Feedback zu erhalten und wichtige Themen zu adressieren, ohne dass physische Präsenz erforderlich ist.
Schritt 4: Agenda verfassen
Überlegen Sie sich im Vorfeld eine Agenda für den Termin.
Welche Themen sollen besprochen werden, welche Fragen möchten Sie stellen?
Damit sich auch der ausscheidende Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten kann, sollten Sie ihm die Agenda vor dem Termin zur Verfügung stellen.
Eine strukturierte Agenda hilft dabei, das Gespräch effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Themen angesprochen werden.
Dabei können Sie beispielsweise folgende Punkte berücksichtigen:
Indem Sie dem Mitarbeiter die Agenda vorab zur Verfügung stellen, geben Sie ihm die Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten und seine Gedanken und Anliegen zu strukturieren.
Dies trägt dazu bei, dass das Gespräch effektiver verläuft und sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen möglichst viele Erkenntnisse und Einsichten aus dem Austausch gewinnen können.
Schritt 5: Einladung versenden
Nutzen Sie die Einladung, um die wichtigsten Daten zu dem Termin noch einmal festzuhalten. Hierzu zählen Ort, Datum und die Agenda für das Gespräch.
Auch die Person, welche das Gespräch führt, sollte namentlich erwähnt werden. Zudem sollten auch die Kontaktdaten für mögliche Rückfragen enthalten sein.
Eine klare und präzise Einladung hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut informiert sind und sich angemessen auf das Gespräch vorbereiten können.
Darüber hinaus signalisiert eine professionelle Einladung Wertschätzung und Respekt gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter.
In der Einladung können Sie beispielsweise folgende Informationen festhalten:
Indem Sie diese Informationen klar und deutlich kommunizieren, erleichtern Sie es dem ausscheidenden Mitarbeiter, sich auf das Gespräch vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte angesprochen werden können.
Dies trägt dazu bei, dass das Austrittsgespräch effektiv und respektvoll verläuft und sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse liefert.
Schritt 6: Exit-Interview durchführen
Führen Sie Ihren Gesprächspartner anhand der vorbereiteten Agenda durch das Gespräch. Hören Sie zu und versuchen Sie sich in die Lage der Person hineinzuversetzen.
Tragen Sie zu einem angenehmen Gesprächsklima bei, indem Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und sich nicht auf ein Streitgespräch einlassen. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen.
Indem Sie die Agenda als Leitfaden verwenden, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen angesprochen werden und das Gespräch strukturiert verläuft. Dies ermöglicht es beiden Parteien, sich effektiv auszutauschen und ihre Anliegen zu äußern.
Während des Gesprächs ist es wichtig, aktiv zuzuhören und auf die Bedürfnisse und Anliegen des ausscheidenden Mitarbeiters einzugehen. Versuchen Sie, Verständnis für seine Perspektive zu zeigen und respektvoll mit seinen Meinungen und Gefühlen umzugehen.
Ein angenehmes Gesprächsklima trägt dazu bei, dass sich der Mitarbeiter offen und ehrlich äußern kann, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen.
Vermeiden Sie daher Konfrontationen oder Diskussionen und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und offene Fragen zu klären.
Das Festhalten von Notizen während des Gesprächs ermöglicht es Ihnen, wichtige Punkte und Erkenntnisse festzuhalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Diese Notizen können später als Grundlage für weitere Maßnahmen oder Entscheidungen dienen und helfen sicherzustellen, dass alle vereinbarten Schritte eingehalten werden.
Indem Sie das Gespräch respektvoll und konstruktiv führen und sich dabei an die vorbereitete Agenda halten, tragen Sie dazu bei, dass das Austrittsgespräch effektiv verläuft und sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse liefert.
Schritt 7: Analyse und Bewertung des Austrittsgesprächs
Die Informationen, die Sie in dem Exit-Gespräch oder durch die durchgeführte Befragung gesammelt haben, sind die Grundlage für Ihre Analyse.
Hier kann der Einsatz einer Software hilfreich sein.
Vergleichen Sie verschiedene Gespräche miteinander und filtern Sie Gemeinsamkeiten heraus.
Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Sie die gesammelten Daten effizient verwalten und analysieren.
Eine solche Software kann dabei helfen, die Antworten und Rückmeldungen der ausscheidenden Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu kategorisieren.
Auf diese Weise können Sie Trends und Muster erkennen und wichtige Erkenntnisse gewinnen.
Indem Sie die Ergebnisse verschiedener Exit-Gespräche miteinander vergleichen, können Sie Gemeinsamkeiten und wiederkehrende Themen identifizieren.
Diese Erkenntnisse geben Ihnen wertvolle Hinweise darauf, welche Aspekte im Unternehmen besonders gut funktionieren und welche Bereiche möglicherweise Verbesserungsbedarf haben.
Eine Softwarelösung kann auch dabei helfen, die Effektivität von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung zu überwachen und zu bewerten.
Sie können beispielsweise verfolgen, wie sich die Mitarbeiterzufriedenheit im Laufe der Zeit verändert und ob bestimmte Maßnahmen oder Initiativen zu Verbesserungen geführt haben.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine Softwarelösung, die Daten langfristig zu speichern und zu archivieren. Auf diese Weise können Sie auf historische Daten zurückgreifen und Entwicklungen im Laufe der Zeit nachverfolgen.
Insgesamt kann der Einsatz einer Software zur Analyse von Exit-Gesprächen und Mitarbeiterbefragungen dazu beitragen, wertvolle Einblicke in die Stimmung und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds und der Unternehmenskultur zu ergreifen.
Schaffen Sie ein angenehmes Gesprächsklima. Dies gelingt am besten, wenn Sie ausreichend Zeit für das Interview einplanen und Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.
In einem Gespräch zwischen Tür- und Angel wird sich Ihr Mitarbeiter vermutlich nicht öffnen.
Behandeln Sie das Gespräch aus einem Exit-Interview vertraulich und kommunizieren Sie dies auch gegenüber Ihrem Gesprächspartner.
Führen Sie ein Vieraugengespräch, je mehr Leute anwesend sind, umso eher wird Druck aufgebaut und Ihre Chancen auf ein ehrliches Feedback sinken.
Sinnvoll ist es auch, Ihrem Mitarbeiter bereits bei der Einladung den Exit-Fragebogen auszuhändigen. So hat er die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten und die Fragen in Ruhe zu beantworten.
Dies ermöglicht es Ihnen im Gespräch tiefer auf die Antworten einzugehen und es erhöht die Chance, dass sich der Mitarbeiter zu dem Gespräch bereit erklärt. Denn Exit-Interviews sollten stets auf freiwilliger Basis stattfinden.
Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter die Wahl und akzeptieren Sie seine Entscheidung, sofern er sich dagegen entscheidet.
Es ist empfehlenswert, ein Exit-Gespräch erst kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters zu führen.
Setzen Sie das Gespräch zu früh an, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter aus Angst vor möglichen Konsequenzen kein ehrliches Feedback abgibt.
Bestenfalls sind zu diesem Zeitpunkt bereits alle Rahmenbedingungen geklärt und der Mitarbeiter idealerweise sein Arbeitszeugnis bereits erhalten hat.
Ein Exit-Gespräch sollte idealerweise in einer Phase stattfinden, in der der Mitarbeiter bereits seine Kündigung eingereicht hat und die wichtigsten Entscheidungen bezüglich seines Ausscheidens getroffen wurden.
Dies ermöglicht es beiden Seiten, sich auf das Gespräch zu konzentrieren und offen über die Gründe für das Ausscheiden sowie über mögliche Verbesserungspotenziale zu sprechen.
Darüber hinaus sollte das Exit-Gespräch nicht als letzter Akt vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters angesehen werden, sondern vielmehr als eine Gelegenheit zum Abschluss und zur Reflexion.
Indem das Gespräch rechtzeitig geführt wird, bleibt ausreichend Zeit für eine konstruktive Auseinandersetzung mit den Erfahrungen und Erkenntnissen des Mitarbeiters sowie für die Planung des Übergangs.
Ein Exit-Gespräch kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters ermöglicht es auch, offene Fragen und Anliegen zu klären und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen für einen reibungslosen Übergang vorliegen.
Dies trägt dazu bei, mögliche Unklarheiten oder Missverständnisse zu vermeiden und den Abschied des Mitarbeiters in einem positiven und respektvollen Rahmen zu gestalten.
Wählen Sie als Interviewpartner für den ausscheidenden Mitarbeiter eine Person, zu welcher dieser Mitarbeiter ein gutes oder neutrales Verhältnis hat.
Hierfür bietet sich eine Person aus der Personalabteilung oder eine andere Vertrauensperson aus dem Unternehmen an.
Der direkte Vorgesetzte ist als Gesprächspartner zu vermeiden, da der Grund für die Kündigung direkt oder indirekt mit dem Vorgesetzten zusammenhängen kann.
In diesem Machtverhältnis, insbesondere wenn der Mitarbeiter noch einige Zeit unter dem Vorgesetzten arbeiten muss, ist eher nicht mit einem ehrlichen Feedback zu rechnen.
Führen Sie das Exit-Interview am besten als Vieraugengespräch, so erhöhen Sie die Chance auf nützliche Informationen und einen offenen Austausch.
Indem Sie einen neutralen oder vertrauenswürdigen Interviewpartner auswählen, schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit, die es dem ausscheidenden Mitarbeiter ermöglicht, seine Gedanken und Anliegen frei zu äußern.
Ein Vieraugengespräch bietet zudem die Möglichkeit für einen persönlichen und vertraulichen Austausch, ohne dass der Mitarbeiter befürchten muss, dass seine Meinungen oder Rückmeldungen an Dritte weitergegeben werden.
Darüber hinaus kann ein neutraler Interviewpartner objektiver auf das Feedback des Mitarbeiters reagieren und gegebenenfalls zusätzliche Fragen stellen, um eine umfassendere Perspektive zu erhalten.
Auf diese Weise können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die dazu beitragen, mögliche Probleme oder Verbesserungspotenziale im Unternehmen zu identifizieren und anzugehen.
Ein Exit-Gespräch zu führen, ist nicht immer leicht, schließlich liegen Gründe für die Kündigung vor.
Damit Ihr Gespräch zu einem vollen Erfolg wird, haben wir Ihnen nachfolgend ein paar No-go’s für das Austrittsgespräch zusammengestellt:
1. Punkt: Teilnahme des Vorgesetzten
Der Vorgesetzte hat in einem Austrittsgespräch nichts zu suchen. Denn eine ehrliche Antwort des Mitarbeiters ist bei Anwesenheit des Chefs kaum zu erwarten.
Damit Ihr Exit-Interview erfolgreich ist, braucht es einen neutralen Gesprächspartner zum Beispiel aus der Personalabteilung.
2. Punkt: Vertraulichkeit wird nicht gewahrt
Schaffen Sie eine vertrauliche Atmosphäre und führen Sie das Exit-Interview bestmöglich unter vier Augen.
Vermeiden Sie es, die im Gespräch geäußerte Kritik an den Vorgesetzten oder andere Stellen im Unternehmen zu melden.
Wird bekannt, dass vertrauliche Informationen nach dem Gespräch die Runde machen, können Sie in Zukunft keine ehrlichen Antworten Ihrer Mitarbeiter mehr erwarten.
Werden häufiger ähnliche Kritikpunkte geäußert, kann der Vorgesetzte ohne Nennung der Namen auf die Kritik angesprochen werden.
3. Punkt: Keine Zeit für das Exit-Gespräch
Aus Zeitmangel fallen Exit-Gespräche aus oder werden mit anderen Offboarding-Prozessen zusammengelegt.
Auch Gespräche „Zwischen Tür und Angel“ sollten vermieden werden. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und planen Sie den Termin fest in Ihrem Kalender ein. Vermeiden Sie Unterbrechungen durch Anrufe oder Kollegen.
So kommen manche Unternehmen auf die Idee, das Austrittsgespräch mit dem Kündigungs- oder gar mit dem Übergabegespräch mit Kollegen und Vorgesetzten zu verbinden.
Was zunächst nach einer super Idee für eine Zeitersparnis aussieht, ist in der Praxis jedoch eher kontraproduktiv, denn der vertrauliche, offene Charakter leidet darunter.
4. Punkt: Let’s get ready to rumble
Das Austrittsgespräch ist nicht der richtige Ort für einen Schlagabtausch oder die finale Abrechnung. Bleiben Sie sachlich und versuchen Sie sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen.
Denken Sie daran, dass es darum geht, mehr über die Erfahrungen des Mitarbeiters herauszufinden.
Aber Achtung: Lassen Sie es nicht wie ein Verhör wirken. Hier ist Einfühlungsvermögen gefragt. Denn nur so erhalten Sie wertvolle Informationen und hinterlassen einen positiven Eindruck.
Da es sich bei einem Austrittsgespräch um ein sensibles und oft emotional behaftetes Thema handelt, stellt sich berechtigterweise die Frage:
Welche Fragen sind angemessen – und wo sollte man Zurückhaltung üben?
Ziel eines Austrittsgesprächs ist es, wertvolle Erkenntnisse über mögliche Schwachstellen im Unternehmen zu gewinnen, die zur Entscheidung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin beigetragen haben könnten.
Gleichzeitig soll das Gespräch respektvoll und professionell verlaufen, ohne in eine konfrontative Richtung zu gehen.
Wichtig ist:
Der Fokus liegt zwar häufig auf dem Kündigungsgrund, doch ein gutes Austrittsgespräch bietet auch die Chance, Einblicke in weitere Themenfelder zu gewinnen – etwa zur Führungskultur, Teamdynamik oder internen Entwicklungsmöglichkeiten.
Um Ihnen die Vorbereitung zu erleichtern, haben wir eine Auswahl möglicher und bewährter Fragen zusammengestellt:
Ziel des Exit-Interviews ist es, den Grund für die Kündigung in Erfahrung zu bringen und daraus mögliche Maßnahmen abzuleiten.
Falls Sie einen Fragebogen für Ihr Exit-Interview einsetzen möchten, beschränken Sie sich auf wenige ausgewählte Fragen und gehen Sie auf die Antworten im Rahmen eines direkten Gesprächs ein.
So erfahren Sie mehr, als wenn Sie Ihren Mitarbeiter einen Katalog an Fragen beantworten lassen ohne direkt mit ihm zu sprechen.
Mögliche Fragen für Ihren Exit-Interview Fragebogen könnten sein:
Noch ein Tipp:
Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitnehmer nicht nur über die Ursachen für die Kündigung, sondern auch darüber, was dem Mitarbeiter an seinem Job am besten gefallen hat.
So finden Sie heraus, was bereits gut läuft und was Sie noch weiter ausbauen können.
Bei der Auswertung der gewonnenen Informationen sollte stets das Ziel der Befragung im Fokus stehen, nämlich Schwachstellen aufzudecken und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung abzuleiten.
Es gilt insofern darauf zu achten, ob es wiederkehrende Gründe für Kündigungen gibt oder ob Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen bestehen.
Interessant kann es auch sein, ob es in bestimmten Unternehmensbereichen vermehrt zu Kündigungen kommt oder ob bestimmte Mitarbeitergruppen häufiger betroffen sind als andere. Beispielsweise kann hier das Alter oder das Geschlecht eine Rolle spielen.
Konzentrieren Sie sich darauf, Maßnahmen abzuleiten, durch die die Kündigung hätte vermieden werden können.
Für einen besseren Überblick der Ergebnisse bietet es sich an, Listen zu erstellen und die mehrfach genannten Kündigungsgründe zusammenzustellen.
So können Sie je Grund den prozentualen Anteil auswerten und beispielsweise wertvolle Erkenntnisse für die Bereiche Karriereförderung, Führungsstil, Organisation des Arbeitsplatzes und Unternehmenskultur ableiten.
Ein Beispiel: Führen Sie 20 Exit-Interviews pro Jahr durch und nennen 7 davon „fehlende Aufstiegschancen“ als Hauptgrund, entspricht das 35 % aller Kündigungen – ein klares Signal, an der Karriereentwicklung anzusetzen, statt einzelne Rückmeldungen isoliert zu betrachten.
Nach der Auswertung ist es zudem sinnvoll, die Ergebnisse gegenüber den Verantwortlichen zu kommunizieren. Wird beispielsweise der Führungsstil eines Vorgesetzten mehrfach bemängelt, sollte dies offen kommuniziert werden.
Wird hingegen die Ausstattung des Arbeitsplatzes beanstandet, so könnte mit den verantwortlichen Stellen ein Konzept ausgearbeitet werden, um die technische und/oder organisatorische Ausstattung der Arbeitsplätze zu verbessern.
Auch die Geschäftsleitung sollte regelmäßig über die Ergebnisse von Abschlussgesprächen informiert und die daraus gezogenen Erkenntnisse sensibilisiert werden.
Dies ermöglicht es, gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und zur Senkung der Fluktuationsrate zu ergreifen und somit langfristig die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber zu steigern.
Welche Erkenntnisse kann ich aus dem Fragebogen Exit-Interview ziehen?
Aus einem Exit-Gespräch können Sie vielfältige Erkenntnisse ziehen.
Sie erfahren nicht nur den Grund der Kündigung des ausscheidenden Mitarbeiters, sondern können durch eine Auswertung der Ergebnisse und den Vergleich der Antworten aus vorherigen Exit-Interviews auch mögliche Defizite aufdecken.
Werden häufig dieselben Gründe für eine Kündigung angeben, wie zum Beispiel fehlende Karrierechancen, zu hohe Arbeitsbelastung, Probleme mit dem Vorgesetzten, so können Sie gezielt an diesen Punkten ansetzen.
Nutzen Sie die Möglichkeit eines Exit-Interviews und verschenken Sie nicht das Potenzial, die Mitarbeiterbindung zu steigern und die Mitarbeiterfluktuation durch Feedback zu senken.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Identifizierung von Trends oder Mustern in den Antworten der ausscheidenden Mitarbeiter.
Indem Sie die Gründe für das Ausscheiden systematisch analysieren und Trends erkennen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu lösen und die Arbeitsbedingungen im Unternehmen zu verbessern.
Indem Sie zeigen, dass Sie sich für die Meinungen und Erfahrungen Ihrer ehemaligen Mitarbeiter interessieren und bereit sind, auf deren Feedback einzugehen, signalisieren Sie Wertschätzung und Professionalität.
Dies kann dazu beitragen, potenzielle Bewerber anzuziehen und das Vertrauen der aktuellen Mitarbeiter in das Unternehmen zu stärken.
Insgesamt bieten Exit-Interviews eine wertvolle Gelegenheit, Einblicke in die Stärken und Schwächen des Unternehmens zu erhalten und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und zur Reduzierung der Fluktuationsrate zu entwickeln.
Durch eine systematische Analyse und Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen langfristig erfolgreich sein und ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das talentierte Mitarbeiter anzieht und langfristig bindet.
Darüber hinaus können Exit-Interviews dazu beitragen, das Image des Unternehmens als Arbeitgeber zu verbessern.
Indem Sie zeigen, dass Sie sich für die Meinungen und Erfahrungen Ihrer ehemaligen Mitarbeiter interessieren und bereit sind, auf deren Feedback einzugehen, signalisieren Sie Wertschätzung und Professionalität.
Dies kann dazu beitragen, potenzielle Bewerber anzuziehen und das Vertrauen der aktuellen Mitarbeiter in das Unternehmen zu stärken.
Insgesamt bieten Exit-Interviews eine wertvolle Gelegenheit, Einblicke in die Stärken und Schwächen des Unternehmens zu erhalten und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und zur Reduzierung der Fluktuationsrate zu entwickeln.
Durch eine systematische Analyse und Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen langfristig erfolgreich sein und ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das talentierte Mitarbeiter anzieht und langfristig bindet.
