Urlaubsantrag leicht gemacht, mit einem digitalen Fragebogen

Ein Urlaubsantrag ist ein Formular, bei der ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine Urlaubswünsche mitteilt.

In dem Antrag werden die Tage oder Wochen eingetragen, an denen der Mitarbeiter im aktuellen oder bevorstehenden Jahr Urlaub machen möchte.

Dieser wird dann von der Geschäftsleitung, einer Personalabteilung oder jemanden der für die Urlaubsverwaltung zuständig ist, auf Durchführbarkeit geprüft und entsprechend genehmigt oder aufgrund von beispielsweise Terminkollisionen abgelehnt.

Urlaubsanträge in Papierform zu verwalten kann bei Unternehmen zu einem Papierstau führen. Gerade kurz vor der Hochsaison ist es möglich, dass aufgrund der Unübersichtlichkeit, Anträge in Vergessenheit geraten oder sogar verloren gehen. Die dafür zuständige Abteilung wird zeitgleich einer erheblichen Arbeitsbelastung ausgesetzt.

Des Weiteren kann die Bearbeitung eines Formulars in Papierform länger dauern als bei einem Online-Antrag, da die Anträge gegebenenfalls abgetippt, archiviert und zusätzlich verwaltet werden müssen. Mitarbeiter können einen Papierantrag außerdem nur vor Ort abgeben, was für Mitarbeiter im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise umständlich ist.

Und was, wenn das ausgefüllte Formular falsch oder unvollständig ausgefüllt wurde? Dies führt zu einem verzögerten Genehmigungsprozess und der Beantragungsablauf geht wieder von vorne los. Bei der elektronischen Übermittlung haben Sie die Möglichkeit, potenzielle Fehlerquellen durch Logiken und Validierungsprüfungen bereits im Vorhinein zu verhindern.

Mit einem digitalen Urlaubsantrag machen Sie Ihren Mitarbeitern die Beantragung von Urlaub so bequem und unkompliziert wie möglich. Aber auch für die Urlaubsverwaltung zuständige Person oder Abteilung gestalten Sie die Abläufe einfacher und effizienter.

Ein Urlaubsantragsformular als digitaler Fragebogen kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

Durch die digitale Beschaffenheit des Fragebogens können Sie den Urlaubsantrag beispielsweise im firmeneigenen Intranet oder auf der Kollaborations-Plattform integrieren und Ihren Mitarbeitern, egal ob im Homeoffice oder auf der Arbeit, zur Verfügung stellen.

Des Weiteren vermeiden Sie, dass zuständige Personen oder Abteilungen den Überblick verlieren. Damit ist es möglich, dass Anträge schneller bearbeitet werden und Mitarbeiter zeitnah eine Rückmeldung über den Stand Ihres Urlaubsantrags erhalten. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch den Aufwand des Ablaufprozesses.

Welche weiteren möglichen Vorteile ein Urlaubsantrag in Form eines Online-Fragebogens mit sich bringt, haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet:

• Einfache Erstellung und Bearbeitung
• Individuelle Gestaltung des Antrags nach Ihrer Corporate Identity möglich
• Falsche oder unvollständige Angaben können durch die Validierung der Eingaben reduziert werden
• Automatisierte Weitergabe der Daten kann durch die Anbindung zu Ihren Tools möglich sein
• Erfassung und Verarbeitung der Daten nach DSGVO möglich


Fakt ist, mit der Digitalisierung von Urlaubsanträgen machen Sie den nächsten Schritt, um interne Verwaltungsabläufe Ihres Unternehmens auf elektronische und effiziente Art umzustellen.

Ein Urlaubsantrag braucht grundsätzlich nicht viele Informationen und ist schnell erstellt. Welche Informationen bei einem Urlaubsantrag benötigt werden, hängt von Ihren Anforderungen ab. Jedoch gibt es ein paar Angaben, die zwingend benötigt werden. Im Folgenden haben wir Ihnen diese aufgelistet:

1. Kontaktdaten des Mitarbeiters
Hier sollte der Antragsteller Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Abteilung oder Personalnummer angeben. Vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern werden genauere Informationen zum Antragsteller, wie beispielsweise Abteilung und Personalnummer benötigt. Die Angabe der E-Mail-Adresse ist dahingehend wichtig, um dem Mitarbeiter zeitnah eine Rückmeldung zu dem Antrag geben zu können.

2. Urlaubszeitraum
Dazu gehört neben Beginn und Ende des beantragten Urlaubs, auch die Angabe der Anzahl der verwendeten Arbeitstage.

3. Art des Urlaubs
Urlaub ist nicht gleich Urlaub. Hier werden verschiedene Arten unterschieden. Der klassische Urlaub ist der bezahlte gesetzliche Urlaub. Ein Urlaubsantrag ist aber auch aufgrund eines Freizeitausgleichs, der aufgrund geleisteter Überstunden durch zusätzliche freie Tage gewährt wird, möglich.

Des Weiteren gibt es auch Ansprüche auf Urlaub, die außerordentliche Fälle darstellen. Dazu gehören zum einen der unbezahlte Urlaub sowie der Sonderurlaub. Ein solcher Antrag muss jedoch in der Regel vom Arbeitnehmer begründet werden, damit er genehmigt werden kann.

Ja. Urlaubsanträge, welche mit easyfeedback erstellt werden, können über die Webanwendung Zapier mit über 2.000 der beliebtesten Apps wie CRM-, Marketing-, Office- und weiteren Tools verknüpft werden. Sie benötigen dafür neben easyfeedback auch einen Account bei Zapier. Im Anschluss können Sie über das Erstellen von automatisierten Arbeitsabläufen in Zapier die Datenübertragung aus Ihrem Urlaubsantragsformular und mögliche Folgeaktionen beginnen lassen.

Mehr Informationen über die Möglichkeiten der Integration von easyfeedback mit weiteren Tools finden Sie hier. 

Sie können alles an unserer Urlaubsantrag Vorlage so anpassen, wie Sie es benötigen. 

Ersetzten Sie die bestehenden Fragen und Felder oder fügen Sie neue hinzu, passen Sie das Urlaubsantragsformular vom Layout her beispielsweise an die Farben und Schriften Ihres Unternehmens an oder versenden Sie nach dem Ausfüllen des Antrags eine automatische E-Mail als Bestätigung. 

Unsere Urlaubsantrags Vorlage dient Ihnen lediglich als Inspiration, wie Sie mit easyfeedback das Online-Formular gestalten können. Probieren Sie es aus!

Ja, unser Urlaubsantragsformular ist datenschutzkonform. Nicht nur, dass wir die Möglichkeit bieten, die Formulare DSGVO-konform mit beispielsweise einem individuellen Datenschutzhinweis und einer Einwilligung-Checkbox zu gestalten, auch das Erheben der erforderlichen Daten für den Urlaubsantrag ist mit easyfeedback immer datenschutzkonform.

Durch unsere technischen Gegebenheiten wie die Datenverschlüsselung oder die ISO27001 Zertifizierung unserer deutschen Server bieten wir auch die maximale Sicherheit für die Teilnahme an Umfragen an. 

Auf unseren Datenschutz können Sie sich verlassen! 

Sie möchten mehr erfahren? Klicken Sie hier.