Urlaubsantrag leicht gemacht, mit einem digitalen Fragebogen

Optimiert für jedes Endgerät            
Urlaubsantrag ganz unkompliziert

Sparen Sie wertvolle Zeit, dadurch dass Mitarbeiter ihren Urlaub papierlos und unkompliziert einreichen. Mit dieser Fragebogen-Vorlage den Urlaubsantrag digital umsetzen.

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Jennifer Fischer
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Inhalt & Ziele dieser Umfrage-Vorlage

Keine Lust mehr auf Papierchaos, wenn Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen?

Nutzen Sie doch Urlaubsanträge in Form eines Online-Fragebogens. So können Ihre Mitarbeiter diese bequem und mit wenigen Klicks, beispielsweise am Arbeitsplatz, auf einer Geschäftsreise oder im Homeoffice, ausfüllen und abschicken.

Passen Sie die internen Verwaltungsabläufe Ihres Unternehmens dem aktuellen digitalen Zeitalter an. Somit sparen Sie Zeit und Kosten, die Sie anderweitig nutzen können. Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch, bearbeiten Sie Urlaubsanträge effizienter und geben Sie Ihren Mitarbeitern schneller eine Rückmeldung.

Mit einem Online-Fragebogen entlasten Sie einerseits die zuständigen Personen bei der Urlaubsverwaltung. So vermeiden Sie beispielsweise, dass Urlaubsanträge verloren gehen und nicht bearbeitet werden.

Andererseits vereinfachen Sie aber auch den Prozess für die Antragsteller. Bei jedem ausgefüllten Antrag erhalten diese eine Benachrichtigung in Echtzeit. So verpassen Sie nichts und vermeiden Nachfragen in der Verwaltung.

Machen Sie den nächsten Schritt, in der Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Inhalt:

• Dokumentation der beruflichen Kontaktdaten des Antragsteller
• Abfrage des gewünschten Urlaubszeitraums
• Abfrage von Urlaubsart und Urlaubsgrund

Ziele:

• Interne Verwaltungsabläufe optimieren
• Antragsprozess für Mitarbeiter erleichtern
• Beschleunigung des Genehmigungsprozesses

DSGVO-konforme Online-Umfragen

Datenschutz „made in Germany“ (DSGVO)

Anonyme Teilnahme an Umfragen

Anonymität-Funktion für ehrliches Feedback

Nahezu alles, was Sie über Urlaubsanträge wissen müssen

Ein Urlaubsantrag ist ein Formular, bei der ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine Urlaubswünsche mitteilt.

In dem Antrag werden die Tage oder Wochen eingetragen, an denen der Mitarbeiter im aktuellen oder bevorstehenden Jahr Urlaub machen möchte.

Dieser wird dann von der Geschäftsleitung, einer Personalabteilung oder jemanden der für die Urlaubsverwaltung zuständig ist, auf Durchführbarkeit geprüft und entsprechend genehmigt oder aufgrund von beispielsweise Terminkollisionen abgelehnt.

Urlaubsanträge in Papierform zu verwalten kann bei Unternehmen zu einem Papierstau führen. Gerade kurz vor der Hochsaison ist es möglich, dass aufgrund der Unübersichtlichkeit, Anträge in Vergessenheit geraten oder sogar verloren gehen. Die dafür zuständige Abteilung wird zeitgleich einer erheblichen Arbeitsbelastung ausgesetzt.

Des Weiteren kann die Bearbeitung eines Formulars in Papierform länger dauern als bei einem Online-Antrag, da die Anträge gegebenenfalls abgetippt, archiviert und zusätzlich verwaltet werden müssen. Mitarbeiter können einen Papierantrag außerdem nur vor Ort abgeben, was für Mitarbeiter im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise umständlich ist.

Und was, wenn das ausgefüllte Formular falsch oder unvollständig ausgefüllt wurde? Dies führt zu einem verzögerten Genehmigungsprozess und der Beantragungsablauf geht wieder von vorne los. Bei der elektronischen Übermittlung haben Sie die Möglichkeit, potenzielle Fehlerquellen durch Logiken und Validierungsprüfungen bereits im Vorhinein zu verhindern.

Mit einem digitalen Urlaubsantrag machen Sie Ihren Mitarbeitern die Beantragung von Urlaub so bequem und unkompliziert wie möglich. Aber auch für die Urlaubsverwaltung zuständige Person oder Abteilung gestalten Sie die Abläufe einfacher und effizienter.

Ein Urlaubsantragsformular als digitaler Fragebogen kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

Durch die digitale Beschaffenheit des Fragebogens können Sie den Urlaubsantrag beispielsweise im firmeneigenen Intranet oder auf der Kollaborations-Plattform integrieren und Ihren Mitarbeitern, egal ob im Homeoffice oder auf der Arbeit, zur Verfügung stellen.

Des Weiteren vermeiden Sie, dass zuständige Personen oder Abteilungen den Überblick verlieren. Damit ist es möglich, dass Anträge schneller bearbeitet werden und Mitarbeiter zeitnah eine Rückmeldung über den Stand Ihres Urlaubsantrags erhalten. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch den Aufwand des Ablaufprozesses.

Welche weiteren möglichen Vorteile ein Urlaubsantrag in Form eines Online-Fragebogens mit sich bringt, haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet:

  • Einfache Erstellung und Bearbeitung
  • Individuelle Gestaltung des Antrags nach Ihrer Corporate Identity möglich
  • Falsche oder unvollständige Angaben können durch die Validierung der Eingaben reduziert werden
  • Automatisierte Weitergabe der Daten kann durch die Anbindung zu Ihren Tools möglich sein
  • Erfassung und Verarbeitung der Daten nach DSGVO möglich


Fakt ist, mit der Digitalisierung von Urlaubsanträgen machen Sie den nächsten Schritt, um interne Verwaltungsabläufe Ihres Unternehmens auf elektronische und effiziente Art umzustellen.

Ein Urlaubsantrag braucht grundsätzlich nicht viele Informationen und ist schnell erstellt. Welche Informationen bei einem Urlaubsantrag benötigt werden, hängt von Ihren Anforderungen ab. Jedoch gibt es ein paar Angaben, die zwingend benötigt werden. Im Folgenden haben wir Ihnen diese aufgelistet:

1. Kontaktdaten des Mitarbeiters
Hier sollte der Antragsteller Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Abteilung oder Personalnummer angeben. Vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern werden genauere Informationen zum Antragsteller, wie beispielsweise Abteilung und Personalnummer benötigt. Die Angabe der E-Mail-Adresse ist dahingehend wichtig, um dem Mitarbeiter zeitnah eine Rückmeldung zu dem Antrag geben zu können.

2. Urlaubszeitraum
Dazu gehört neben Beginn und Ende des beantragten Urlaubs, auch die Angabe der Anzahl der verwendeten Arbeitstage.

3. Art des Urlaubs
Urlaub ist nicht gleich Urlaub. Hier werden verschiedene Arten unterschieden. Der klassische Urlaub ist der bezahlte gesetzliche Urlaub. Ein Urlaubsantrag ist aber auch aufgrund eines Freizeitausgleichs, der aufgrund geleisteter Überstunden durch zusätzliche freie Tage gewährt wird, möglich.

Des Weiteren gibt es auch Ansprüche auf Urlaub, die außerordentliche Fälle darstellen. Dazu gehören zum einen der unbezahlte Urlaub sowie der Sonderurlaub. Ein solcher Antrag muss jedoch in der Regel vom Arbeitnehmer begründet werden, damit er genehmigt werden kann.

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