„Die Identifikation von Nutzerbedürfnissen gehört zum essentiellen Kern unseres Geschäfts. easyfeedback begleitet uns schon seit mehreren Jahren bei dieser Aufgabe. Wir schätzen besonders die intuitive Bedienbarkeit sowie den professionellen Support.“
„Wir nutzen easyfeedback für interne und externe Umfragen – schnell, bequem und „easy”! Der unkomplizierte und herzliche Support zaubert uns ein Lächeln aufs Gesicht und wir freuen uns über die stete Weiterentwicklung der Plattform.“
Die Erstellung von Arbeitszeugnissen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, da sie rechtlichen Anforderungen entsprechen und zugleich wohlwollend formuliert sein müssen.
Fehler bei der Formulierung können zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Wie ernst Gerichte die Gesamtbewertung nehmen, zeigt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13): Eine durchschnittliche Leistung wird weiterhin mit „befriedigend“ bescheinigt. Wer eine bessere Note verlangt, muss die bessere Leistung belegen – wer eine schlechtere vergibt, muss dies begründen können. Eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation der Beurteilungsgrundlagen zahlt sich damit aus.
Besonders herausfordernd wird es, wenn die Personalabteilung das Zeugnis erstellt, ohne den ausscheidenden Mitarbeiter direkt zu kennen. In solchen Fällen muss die Personalabteilung Informationen von der Führungskraft einholen, was oft zu Verzögerungen führt.
Ein ineffizienter Abstimmungsprozess zwischen den Abteilungen kann den Arbeitsaufwand erhöhen und die Erstellung unnötig in die Länge ziehen.
Unsere Umfrage-Vorlage bietet eine einfache Lösung, um alle relevanten Informationen schnell und strukturiert abzufragen. Dies beschleunigt den gesamten Prozess, verbessert die Qualität der Zeugnisse und reduziert Fehlerquellen.
Inhalte der Vorlage:
Ziele der Befragung:
Hilfreiche Funktionen für die Befragung:
Datenschutz „made in Germany“ (DSGVO)
Anonymitätsfunktion für ehrliches Feedback
Ein guter Zeugnis-Fragebogen holt alle Informationen ein, die die Personalabteilung nicht selbst kennt – und macht jede Bewertung nachvollziehbar. Hier ein Beispiel, das den vier Themenbereichen der Vorlage folgt:
Beispieltext: "Sehr geehrte Frau [Name], Herr [Name] scheidet zum [Datum] aus unserem Unternehmen aus. Für sein Arbeitszeugnis benötigen wir Ihre Einschätzung als direkte Führungskraft. Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen bis zum [Datum]. Das dauert ca. 10 Minuten. Ihre Angaben bilden die Grundlage für das Zeugnis und werden vertraulich behandelt."
Beispieltext: "Vielen Dank für Ihre Einschätzung. Die Personalabteilung erhält Ihre Antworten automatisch und erstellt auf dieser Grundlage den Zeugnisentwurf. Bei Rückfragen melden wir uns kurz bei Ihnen."
So erhält die Personalabteilung alle Bausteine für ein qualifiziertes Zeugnis auf einen Blick – ohne mehrfaches Nachfragen und mit einer dokumentierten Bewertungsgrundlage.
Ein Arbeitszeugnis ist die schriftliche Bescheinigung über ein Arbeitsverhältnis. Arbeitnehmende haben nach § 109 Gewerbeordnung Anspruch darauf. Man unterscheidet das einfache Zeugnis (Art und Dauer der Tätigkeit), das qualifizierte Zeugnis (zusätzlich Beurteilung von Leistung und Verhalten) und das Zwischenzeugnis (während des laufenden Arbeitsverhältnisses, z. B. bei Wechsel der Führungskraft). Das Zeugnis muss schriftlich erteilt werden, die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Üblich sind: Überschrift und Angaben zur Person, Dauer des Arbeitsverhältnisses, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung (Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg), Verhaltensbeurteilung (gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kunden), Schlussformel mit Austrittsgrund sowie Ort, Datum und Unterschrift. Genau diese Bausteine fragt die Vorlage bei der Führungskraft ab.
Oft schreibt die Personalabteilung das Zeugnis, ohne die Person direkt zu kennen, und muss Informationen von der Führungskraft einholen – per Mail, Telefon oder Word-Dokument. Ein standardisierter Fragebogen beschleunigt das, stellt sicher, dass nichts vergessen wird, und macht Bewertungen nachvollziehbar. Das ist auch rechtlich relevant: Zeugnisse müssen wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend formuliert sein. Die dokumentierten Antworten helfen, die Gesamtbewertung bei Rückfragen zu begründen. Die Vorlage ergänzt sinnvoll unsere Mitarbeiterbeurteilung-Vorlage, wenn Beurteilungen bereits im laufenden Jahr dokumentiert werden.
Persönliche Angaben: Position, Eintritts- und Austrittsdatum, gewünschte Zeugnisart.
Tätigkeitsbeschreibung: Hauptaufgaben, Verantwortungsbereiche, Projekte, Führungs- oder Vertretungsaufgaben.
Verhalten: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kunden; Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Kommunikationsverhalten. Für ein breiteres Bild kann ergänzend ein 360-Grad-Feedback eingeholt werden.
Leistung: Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitsqualität, Belastbarkeit, Eigeninitiative, besondere Erfolge.
Bewerten Führungskräfte die Kriterien auf einer Skala von 1 (sehr gut) bis 5, lässt sich der Durchschnitt als Orientierung für die Gesamtnote nutzen.
Ein Rechenbeispiel: Acht Kriterien erhalten die Werte 2, 2, 3, 2, 1, 2, 2 und 1. Die Summe beträgt 15, der Durchschnitt 15 : 8 = 1,9 – das entspricht einer Gesamtbewertung „gut“. Als Faustregel gilt: bis 1,5 sehr gut, bis 2,5 gut, bis 3,5 befriedigend, bis 4,5 ausreichend.
In der üblichen Zeugnissprache lautet die Leistungsbewertung dann:
Die Formulierung im Einzelfall liegt bei der Personalabteilung. Der Fragebogen liefert die Grundlage, nicht die endgültige Note.
Grundsätzlich nicht erwähnt werden Krankheitszeiten, Elternzeit sowie Betriebsrats- oder Gewerkschaftsmitgliedschaft (Letzteres nur auf ausdrücklichen Wunsch der Person). Auch Privatleben und Vorfälle ohne Bezug zur Arbeit gehören nicht ins Zeugnis. Planen Sie im Fragebogen deshalb nur Fragen zu Tätigkeit, Leistung und Verhalten ein.
Nein, im Gegenteil: Für die Zeugniserstellung brauchen Sie den Personenbezug. Wählen Sie in easyfeedback die Befragungsoption „Personalisiert“ und beschränken Sie den Zugriff auf die Ergebnisse auf die Personalabteilung. Weil es sich um personenbezogene Daten handelt, gelten die Vorgaben der DSGVO – easyfeedback arbeitet DSGVO-konform mit Servern in Deutschland.
Einen Zeugnis-Fragebogen können Sie auch als Word-Dokument anlegen – dann verschicken, sammeln und übertragen Sie Antworten aber manuell, und niemand sieht, wo ein Fragebogen noch offen ist. Mit easyfeedback nutzen Sie dieselben Inhalte digital: Versand per Link oder E-Mail, automatischer E-Mail-Report an HR und alle Antworten strukturiert an einem Ort.
