Was versteht man unter der Employee Journey?
Die Employee Journey beschreibt die Reise eines Mitarbeiters, die er entlang unterschiedlicher Phasen vor sowie nach der Einstellung bei einem Arbeitgeber durchläuft.
Entlang seiner Reise kommt der Mitarbeiter dabei mit verschiedenen direkten sowie indirekten Kontaktpunkten (Touchpoints) mit dem Unternehmen in Berührung. Jeder dieser Touchpoints beeinflusst dessen Einstellung und Mentalität gegenüber dem Arbeitgeber.
Je nachdem, welche Erfahrungen (Experience) er an den unterschiedlichen Kontaktpunkten macht, bestimmt den weiteren Verlauf seiner Reise.
Die Aufgabe eines Unternehmens ist es, diese Kontaktpunkte zu den unterschiedlichen Phasen der Employee Journey bestmöglich für ein positives Erlebnis zu nutzen, damit der anfängliche Bewerber zum loyalen und engagierten Mitarbeiter wird.
Warum ist die Employee Journey für Unternehmen wichtig?
Wer seine Mitarbeiter von der anfänglichen Jobsuche zum langfristigen loyalen Mitarbeiter begleiten möchte, der sollte sich als Unternehmen als Wegweiser verstehen und sich mit der Employee Journey detailliert beschäftigen.
Denn in jeder Phase der Employee Journey, ob vor oder nach der Anstellung, muss ein Unternehmen dem Mitarbeiter ein positives Erlebnis bieten, damit dieser seinen Weg ohne Hindernisse und negative Erfahrungen durchläuft.
Dafür müssen Arbeitgeber zu aller erst verstehen, wie die Employee Journey des Mitarbeiters aussieht und mit welchen Interaktionspunkten er innerhalb der Reise mit dem Unternehmen in Berührung kommt.
Mit diesen Informationen können das Personalmarketing sowie die Personalabteilung durch gezielte Aktionen die Attraktivität der Arbeitgebermarke sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.
Welche Stationen hat eine Employee Journey?
Ein Mitarbeiter durchläuft auf seiner Reise unterschiedliche Stationen und Phasen innerhalb seiner Employee Journey.
Dies beginnt bereits bei der Suche nach einem Job.
Hier kommt der potenzielle Arbeitnehmer, wenn er das Unternehmen nicht bereits schon kennt, durch die Suche nach Jobangeboten mit dem möglichen neuen Arbeitgeber zum ersten Mal in Berührung.
Bereits in dieser Phase müssen sich Arbeitgeber bei ihrer Stellenausschreibung, auf der Webseite und auch auf Arbeitgeberbewertungsportalen attraktiv positionieren und den Jobsuchenden davon überzeugen, dass sie der richtige Arbeitgeber sind.
Nachdem sich der Jobsuchende dazu entschieden hat, sich für die offene Stelle des Unternehmens zu bewerben, fängt die Rekrutierungsphase an.
Hier macht der potenzielle Mitarbeiter Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess des Unternehmens und lernt über das Einstellungsgespräch, das Unternehmen, die Kultur und zukünftige Kollegen kennen.
Wie lange es dauert, bis die Bewerber eine Antwort erhalten, wie die Entscheidung kommuniziert wird und wie lange es dauert, bis der Vertrag unterschrieben werden kann, sind ebenso Erlebnisse, die ein potenzieller Mitarbeiter in der Rekrutierungsphase macht.
Ist der Vertrag unterschrieben, kann es in die Pre-Onboarding-Phase gehen.
Es gibt Unternehmen, die diese Phase überspringen, andere wiederum nutzen diese Phase, um dem neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, erste Informationen, seine Arbeitsmittel oder ein Willkommenspaket zukommen zu lassen.
Auch in dieser Phase macht der Mitarbeiter weitere Erfahrungen mit seinem neuen Arbeitgeber.
Nach der Pre-Onboarding-Phase folgt die Onboarding-Phase, bei der der neue Mitarbeiter seine erste Arbeitswoche beginnt.
Diese Phase der Employee Journey ist immer eine kritische Phase, da der neue Mitarbeiter hier das Arbeitsumfeld, die Kollegen, Aufgaben und Prozesse sowie verwendete Tools/Software kennenlernt.
Ein gutes Onboarding, also die Einarbeitung und Integration in das Unternehmen und seine Aufgaben, sorgt in erster Linie dafür, dass sich ein neuer Kollege willkommen fühlt und er von Beginn an ein positives Erlebnis erfährt.
Wenn sich aber keiner um den neuen Kollegen kümmert und er alleine gelassen wird, dann kann das dazu führen, dass er frühzeitig die Zusammenarbeit wieder beendet.
Was bedeutet es für das Unternehmen, wenn ein neuer Kollege frühzeitig wieder weg ist?
Falls der neue Kollege kündigen sollte, bedeutet dies, dass du dich ein weiteres Mal auf Talentsuche begibst, das kostet Zeit und Energie und zusätzlich fehlt dir in der Zeit der Suche eine dringend nötige Arbeitskraft. Das kann teuer werden, da eine neue Stelle zu besetzen, in der Regel 30 Prozent des Jahresgehalts ausmacht.
Unternehmen sollten also gerade in die Onboarding-Phase viel Energie reinstecken, um neue Mitarbeiter in Software, Prozesse, Aufgaben, Teamstruktur und Hierarchien einzuarbeiten und am besten einen Kollegen dazu bestimmen, der ihm als Mentor zur Seite steht.
Bedenke, dass für den neuen Kollegen alles neu ist.
Nachdem der Mitarbeiter seine ersten Wochen im Unternehmen überstanden hat, kommt die längste Phase in seiner Employee Journey, die Arbeitsphase. Hier macht der Mitarbeiter die meisten und intensivsten Erfahrungen mit dem Unternehmen.
Diese Phase entscheidet darüber, wie lange der Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleibt.
Bei überwiegend negativen Erlebnissen wird der Mitarbeiter höchstwahrscheinlich das Unternehmen verlassen, bei überwiegend positiven eher bleiben.
Entscheidet sich der Mitarbeiter aufgrund zu vieler negative Erlebnisse, das Unternehmen zu verlassen, wird er gekündigt, geht in den Ruhestand oder sein befristeter Vertrag wird nicht verlängert, dann beginnt ab hier die Austritts- oder Offboarding-Phase.
In dieser Phase sollten Unternehmen sich nicht negativ präsentieren und den ausscheidenden Mitarbeiter anständig verabschieden.
Ein Exit-Gespräch bei Mitarbeitern, die selbst gekündigt haben, kann dabei helfen, Gründe für Kündigungen zu erfahren sowie Verbesserungsvorschläge einzuholen. Dies kann dabei helfen, die Fluktuation zu senken.
Des Weiteren sollten Unternehmen ihren ausscheidenden Mitarbeitern ein positives Erlebnis bieten, da man nie weiß, ob Mitarbeiter wieder zurückkehren.
Damit du zum Abschluss dieses Kapitels nochmal alle Stationen der Employee Journey auf einem Blick hast, habe ich sie dir im Folgenden für dich aufgelistet:
- Jobsuche
- Rekrutierung
- Pre-Onboarding
- Onboarding
- Arbeit im Unternehmen
- Austritt & Post-Onboarding
Welche Touchpoints gibt es entlang der Employee Journey?
Zuvor haben wir über die einzelnen Phasen einer Mitarbeiterreise gesprochen. Jetzt beschäftigen wir uns mit möglichen Berührungspunkten (Touchpoints), welche das Mitarbeitererlebnis innerhalb der Employee Journey beeinflussen.
Starten wir mit dem Ersten:
1. Rekrutierung
Während der Rekrutierungsphase des Unternehmens macht der Mitarbeiter seine ersten Berührungen und Erfahrungen mit einem Unternehmen. Dies geschieht beispielsweise über eine Stellenanzeige, über Jobmessen oder über persönliche Empfehlungen von Freunden und Bekannten.
Hier können Unternehmen also bereits Untersuchungen anstellen, um Schwachstellen in der Rekrutierung von Personal herauszufinden und sich im Personalmarketing und im Employer Branding zu verbessern.
2. Onboarding
Der zweite Berührungspunkt innerhalb der Employee Journey ist das Onboarding.
Das Onboarding hatten wir auch bereits im vorherigen Kapitel als Phase der Mitarbeiterreise. Es ist aber nicht nur eine Phase, sondern auch ein, wie ich es zuvor genannt habe, kritischer Berührungspunkt, welcher das Mitarbeitererlebnis entscheidend beeinflusst.
Denn beim Onboarding geht es darum, den neuen Kollegen in das Unternehmen und in den Arbeitsplatz zu Integrieren und ihm dabei zu helfen, sich einzufinden, sodass er sich bereits zu Beginn wohlfühlt.
Ein mangelhafter oder inkonsistenter Onboarding-Prozess kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter von ihrer Arbeitsumgebung verwirrt, enttäuscht oder eingeschüchtert fühlen. Wenn das Onboarding hingegen richtig durchgeführt wird, schafft es einen reibungslosen Übergang für neue Mitarbeiter, die problemlos in die Unternehmenskultur aufgenommen werden.
Durch regelmäßige Feedbacks von neuen Mitarbeitern können Arbeitgeber ihren Onboarding-Prozess analysieren und in die richtigen Bahnen lenken, sodass alle neuen Kollegen bereits zu Beginn einen guten Start haben.
3. Führung & Weiterbildung
Führungskräfte sind Anführer, Koordinatoren, zielstrebig und sollten im besten Fall emphatisch sein. Sie sind für das Erreichen von Ergebnissen und Zielen der Organisation verantwortlich, führen ihre Mitarbeiter und prägen mit ihrem Führungsstil die gelebte Unternehmenskultur entscheidend mit.
Wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern pflegen, dann steigert dies nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern sie erfahren dadurch auch tagtäglich ein positives Erlebnis.
Und wenn Führungskräfte von Ihrem Stil her Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, etwas Neues zu lernen, Herausforderungen zu strotzen und sich beruflich weiterzubilden, dann steigert dies das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zusätzlich.
4. Leistungsbeurteilung und Feedback
Regelmäßige Leistungsbeurteilungen, in denen es beispielsweise um Karrieregespräche oder Fort- und Weiterbildungen geht oder generelles Feedback zur Arbeitsweise des Mitarbeiters sollen die Mitarbeiterentwicklung fördern.
Doch wie die Beurteilung und das Feedback gegeben und wie dieses kommuniziert wird, prägen ebenfalls das Mitarbeitererlebnis im Unternehmen entscheidend mit.
5. Mitarbeitervorteile und Belohnungen
Gute Leistungen zu belohnen, entfacht bei Mitarbeitern ein Gefühl von Wertschätzung, Zufriedenheit und hohem Engagement.
Aber auch Vorteile für Mitarbeiter in Form von flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice, Kinderbetreuung, Gesundheitsvorsorge, Sport- & Fitnessangeboten und mehr können die Attraktivität des Arbeitgebers, die Mitarbeitergewinnung sowie die Mitarbeiterbindung steigern.
Beides sind also Touchpoints, die die Employee Journey eines Unternehmens positiv beeinflussen können.
6. Work-Life-Balance
Wer Mitarbeitern einen guten Ausgleich zwischen dem Arbeitsalltag und dem Privatleben bietet, der profitiert von engagierten, zufriedenen und auch gesünderen Mitarbeitern. Immer mehr Unternehmen haben dies erkannt und versuchen daher, diese zwei Seiten in Einklang zu bringen.
Sie bieten beispielsweise das flexible Arbeiten von zu Hause an, ermöglichen mehr Flexibilität über die eigenen Arbeitszeiten oder die Betreuung der Kinder auf der Arbeit durch eine hauseigene Kita.
7. Arbeitsumfeld
Das Arbeitsumfeld eines Mitarbeiters, also die Gestaltung der Büroräume, die Ausstattung am Arbeitsplatz, die offene und transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens und vieles mehr spielen eine wichtige Rolle bei dessen Motivation und Produktivität.
Bieten Unternehmen ein Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen und sich nicht tagtäglich ärgern oder eingeschüchtert fühlen, dann können Unternehmen davon ausgehen, dass Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen.
8. Exit-Gespräch
Wenn Mitarbeiter durch Eigenkündigung ausscheiden, dann gibt es Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Austrittsbefragungen sind dafür ein wertvolles Instrument, um zu erfahren, aus welchen Gründen sie das Unternehmen verlassen und was man im Unternehmen hätte besser machen können, damit sie geblieben wären.
Diese Informationen aus einem Exit-Interview helfen einem Unternehmen dabei, geeignete Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und gleichzeitig die Fluktuationsrate zu senken.
Wie erhalte ich am besten einen Überblick über die Employee Journey meines Unternehmens?
Genauso, wie man dies für die Reise eines Kunden abbilden kann, kann man die Reise eines Mitarbeiters über eine Employee Journey Map visualisieren.
Die Employee Journey Map ist eine visuelle Darstellung jeglicher Phasen sowie direkter und indirekter Interaktionen, die der (potenzielle) Mitarbeiter vom ersten Kontakt bis nach seiner Anstellung mit einem Unternehmen hat.
Dabei betrachtet man sein Unternehmen aus der Sicht der Mitarbeiter und dokumentiert mögliche Berührungspunkte, seine jeweiligen Gedanken, Gefühle sowie seine Handlungen an jedem dieser Touchpoints mit dem Ziel, diese zu bewerten und Optimierungen für ein bestmögliches Bewerber- und Mitarbeitererlebnis zu schaffen, damit der anfängliche Jobsuchende zum Mitarbeiter und anschließend zum langfristigen und treuen Mitarbeiter wird.
Der Prozess der Dokumentation wird im Fachjargon auch als das Employee Journey Mapping beschrieben. Im nächsten Kapitel erfährst du, wie du eine Employee Journey Map erstellen kannst.
Wie lässt sich eine Employee Journey Map erstellen?
Damit auch du eine Mitarbeiterreise anhand einer Map visualisieren kannst, benötigst du insgesamt 6 Schritte.
Bedenke bitte, dass die hier vorgestellten Schritte eine Orientierung für dein Vorhaben sind. Die Schritte zur Erstellung eurer Employee Journey Map können auch variieren.
Beginnen wir nun mit dem ersten Schritt:
Schritt 1: Ziele der Employee Journey Map festlegen
Bevor es mit der Erstellung der Map losgeht, solltest du zu aller erst überlegen, welches Ziel/welche Ziele du damit verfolgst. Denn das Employee Journey Mapping kann zu unterschiedlichen Zwecken durchgeführt werden.
Und das Ziel bestimmt letztendlich auch, wie sich die Map visuell darstellt und welche Inhalte sie benötigt.
Ist das Ziel beispielsweise die aktuelle Mitarbeiterreise und alle enthaltenen direkten sowie indirekten Touchpoints visuell darzustellen oder möchtest du eine Map basierend auf dem Verhalten, den Gedanken und Gefühlen des Mitarbeiters entlang der Employee Journey visualisieren.
Möglich wäre auch die Visualisierung hinsichtlich bestehender oder künftiger Technologien, Methoden und Verfahren, die für die Employee Journey eingesetzt werden.
Mach dir Gedanken, für wen du die Karte erstellst und warum. Soll die Map ausschließlich für das Personalmarketing erstellt werden oder ist das Team für das Employer Branding ebenfalls involviert? Muss auch die IT-Abteilung in Bezug auf eingesetzte Technologien hinzugezogen werden?
Je nachdem, welche Abteilungen und Personen ebenfalls für die Employee Journey Map infrage kommen, sehen deine Ziele dementsprechend auch anders aus.
Schritt 2: Informationen recherchieren und Daten sammeln
Umso besser du deine Mitarbeiter und die Phasen, in denen sie sich entlang der Employee Journey bewegen, kennst, desto gezielter kannst du deine Employee Journey Map aufbauen.
Doch dafür benötigst du Informationen.
Eine Quelle, um an Informationen zu deinen Mitarbeitern und den angebotenen Phasen entlang der Employee Journey zu kommen, ist das Befragen von Ansprechpartnern aus dem Bereich Human Resources, dem Personalmarketing, dem Recruiting und mehr.
Diese haben tagtäglich mit Bewerbern und Mitarbeitern direkt oder indirekt zu tun und können dir am besten sagen, in welchen Phasen sich die Mitarbeiter im jeweiligen Stadium befinden und mit welchen Berührungspunkten sie in Kontakt mit deinem Unternehmen kommen.
Eine weitere Quelle, um an Informationen für die Employee Journey Map zu kommen, ist es eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Mithilfe dieser kannst du unterschiedliche Themen und Bereiche abfragen, die dir ungemein dabei helfen, die Employee Journey Map für dein Unternehmen zu erstellen.
Schritt 3: Eine Employee Persona erstellen
Nachdem wir alle benötigten Daten und Informationen recherchiert und gesammelt haben, geht es in diesem Schritt darum, deine Mitarbeiter und Bewerber anhand einer fiktiven Person, welche einer realen Person in Bezug auf Demografie, Einstellungen, Bedürfnisse, Erwartungen und Verhaltensweisen entspricht, darzustellen.
Employee Personas spiegeln schlussendlich einen fiktiven Mitarbeiter eines bestimmten Mitarbeitersegments wieder.
Dieser Wunschmitarbeiter hilft uns dabei, für die Erstellung einer Employee Journey Map ein tieferes Verständnis für den Mitarbeiter zu entwickeln und festzulegen, für wenn wir die Employee Experience, das Mitarbeitererlebnis, optimieren wollen.
Schritt 4: Einzelne Stepps und Interaktionspunkte definieren
In diesem Schritt müssen wir nun überlegen und beschreiben, durch welche Stationen/Phasen der Mitarbeiter entlang seiner Reise geht und mit welchen Kontaktpunkten dieser in Berührung kommt.
Beschreibe zudem mögliche Aktionen und Erlebnisse, die der Mitarbeiter innerhalb der Phasen macht und welche Gefühle und Emotionen er dabei erlebt.
All diese Informationen helfen uns im nächsten Schritt bei der Visualisierung der Employee Journey.
Schritt 5: Visualisiere die Employee Journey
Nachdem du nun zuvor definiert hast, welche Phasen der Employee Journey dein Mitarbeiter durchläuft und an welchen Kontaktpunkten er mit deinem Unternehmen in Berührung kommt, kannst du im nächsten Schritt die Mitarbeiterreise visuell darstellen.
Die visuelle Darstellung folgt keiner Regel.
Sie sollte nur so gestaltet sein, dass alle nötigen Informationen und Phasen basierend auf deiner Zielsetzung enthalten sind und sie dir damit hilft, die Employee Journey zu verstehen und zu optimieren.
Schritt 6: Employee Journey analysieren
Nachdem du deine Employee Journey Map erstellt hast, folgt im Anschluss die Analyse.
Mein Tipp:
Mache dafür am besten die Reise auf eigene Faust.
So erhältst du einen tiefen Einblick in die Employee Journey deines Unternehmens und kannst deine bisherigen Erkenntnisse analysieren und Optimierungsbedarf ermitteln.
Eventuell findest du auch Kontaktpunkte oder andere Dinge, an die du nicht gedacht hast, um deine Employee Journey Map anzupassen und noch bestehende Lücken zu schließen.
Wie kann ich die Employee Journey optimieren?
Die Employee Journey zu verbessern, ist kein Hexenwerk. Mit wenigen Tricks kannst du bereits großes für das Mitarbeitererlebnis tun.
Ich habe dir hier ein paar Mögliche Maßnahmen zur Optimierung der Employee Journey aufgeführt:
- Visualisiere die aktuelle Mitarbeiterreise mit einer Employee Journey Map und prüfe die Aktualität in regelmäßigen Abständen.
- Sammle permanent Feedback, um die Wahrnehmungen, Erwartungen und Wünsche von Bewerbern und Mitarbeitern an jedem Berührungspunkten entlang der Mitarbeiterreise zu erfragen, um das Mitarbeitererlebnis zu optimieren und positiv zu gestalten.
- Verbessere die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Führungskräfte für eine harmonische und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
- Schaffe eine Unternehmenskultur, die Mitarbeiter wertschätzt und eine offene und transparente Kommunikation ermöglicht.
- Erhöhe die Teamarbeit, Leistung und Kreativität durch eine agile und förderliche Arbeitsweise.
- Vereinfache Prozesse und Arbeitsschritte, um Hindernisse zu beseitigen, effektiv zu arbeiten und das Frustrationslevel zu senken.
- Arbeite Mitarbeiter schon vom ersten Tag ein, damit sie schnell in ihre neue Rolle wachsen können und sich von Beginn an willkommen fühlen.
- Die Employee Journey beginnt nicht erst ab der Anstellung des Mitarbeiters, sondern schon bei dessen Jobsuche. Optimiere daher auch die Phasen der Mitarbeiterreise, die sich auf die Rekrutierung neuer Talente beziehen, beispielsweise durch eine attraktive Arbeitgebermarke und einen guten Bewerbungsprozess.
Fazit: Die Employee Journey – ein zentraler Bestandteil der Mitarbeitererfahrung
So, das war es mit meinem Beitrag.
Zusammenfassend möchte ich noch einmal betonen, wie wichtig es ist, als Arbeitgeber die Employee Journey zu kennen, um das Erlebnis von Bewerbern und Mitarbeitern zu verbessern.
Über die unterschiedlichen Phasen und Kontaktpunkten können Unternehmen die Employee Journey maßgeblich beeinflussen und damit zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
Dies ist insbesondere in Branchen mit einem Fachkräftemangel wichtig, denn nur so gelingt es dir, dein Unternehmen positiv hervorzuheben und fähige neue Mitarbeiter von dir zu überzeugen.
Aber auch generell profitiert dein Unternehmen von einer durchdachten Employee Journey.
Neue Mitarbeiter werden schneller in die Prozesse eingebunden und fühlen sich von Beginn an als vollwertige und anerkannte Mitarbeiter. Und auch langjährige Mitarbeiter sind zufriedener, motivierter und produktiver.
All dies wirkt sich positiv auf deinen Unternehmenserfolg aus. Dies wirst du in monetärer Hinsicht merken, aber auch in der Tatsache, dass du weniger Kündigungen erhältst und Bewerber zu langjährigen treuen Mitarbeitern werden.
Wir wünschen dir viel Erfolg beim Ausprobieren.
