Was ist Offboarding?
Offboarding beschreibt den Prozess, der das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen strukturiert.
Im Gegensatz zum rein administrativen Ausscheiden – wie der Rückgabe von Schlüsseln oder der Deaktivierung von Zugängen – geht es beim Offboarding um einen geordneten Übergang, der auch zwischenmenschliche und organisatorische Aspekte umfasst.
Ziel ist es, den Mitarbeiter wertschätzend zu verabschieden und Wissenslücken, die durch das Ausscheiden entstehen, zu vermeiden oder zu minimieren.
Warum ist Offboarding wichtig?
Ein gut durchdachtes Offboarding ist von erheblicher Bedeutung für das Unternehmen und die Kollegen:
1. Grund: Erhalt von Wissen
Der scheidende Mitarbeiter besitzt oft wertvolles Fachwissen und Informationen über laufende Projekte.
Dieses Wissen sollte so weit wie möglich im Unternehmen bleiben.
2. Grund: Pflege des Unternehmensimages
Ein wertschätzendes Offboarding fördert eine positive Außendarstellung.
Verlassende Mitarbeiter teilen oft ihre Erfahrungen in beruflichen Netzwerken oder sozialen Medien.
3. Grund: Verbesserung der Unternehmenskultur
Wenn Mitarbeiter sehen, dass Kollegen/-innen gut verabschiedet werden, stärkt dies das Vertrauen in das Unternehmen und schafft ein gutes Betriebsklima.
4. Grund: Vermeidung von Unklarheiten
Ein klares Offboarding verhindert Unsicherheiten für das verbleibende Team und erleichtert die Übergabe der Aufgaben.
Wichtige Schritte im Offboarding-Prozess
Ein strukturiertes Offboarding folgt einem klaren Prozess und umfasst verschiedene Schritte, die den Übergang sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter erleichtern:
1. Schritt: Abschlussgespräch
In einem Exit-Interview wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben, Rückmeldung zu seiner Zeit im Unternehmen zu geben.
Dies kann wertvolle Hinweise für Verbesserungen bieten.
2. Schritt: Dokumentation und Wissenstransfer
Der scheidende Mitarbeiter sollte Informationen über laufende Projekte, Kontakte und Prozesse dokumentieren.
Übergabemeetings können sicherstellen, dass das Wissen im Team bleibt.
3. Schritt: Klärung administrativer Punkte
Dies umfasst die Rückgabe von Arbeitsmitteln wie Laptop, Firmenhandy oder Zugangskarten sowie das Abmelden von IT-Systemen.
4. Schritt: Verabschiedung im Team
Eine persönliche oder formelle Verabschiedung ist ein wichtiges Signal der Wertschätzung und Anerkennung der geleisteten Arbeit.
5. Schritt: Kontakthaltung
Bei einem offenen und positiven Offboarding bleiben ehemalige Mitarbeitende oft in engem Kontakt und empfehlen das Unternehmen weiter – dies kann in der Zukunft hilfreich sein.
Herausforderungen und Stolpersteine im Offboarding
Einige typische Herausforderungen, die während des Offboardings auftreten können, sind:
1. Herausforderung: Unzureichender Wissenstransfer
Ist das Offboarding zu kurzfristig, fehlt oft die Zeit für eine vollständige Übergabe.
Dies kann zu Wissenslücken führen.
2. Herausforderung: Negative Emotionen
Insbesondere bei schwierigen Trennungen, etwa durch Kündigungen, ist Fingerspitzengefühl notwendig, um die verbleibende Arbeitsmoral nicht zu beeinträchtigen.
3. Herausforderung: Versäumnis bei der Dokumentation
Ohne Dokumentation und klare Prozesse kann wichtiges Wissen verlorengehen, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erschwert.
Vorteile eines strukturierten Offboardings
Ein gut durchgeführtes Offboarding bietet zahlreiche Vorteile:
1. Vorteil: Wissenssicherung
Das Unternehmen behält wertvolle Informationen, was die Kontinuität laufender Projekte unterstützt.
2. Vorteil: Stärkung des Arbeitgeberimages
Mitarbeiter, die das Unternehmen wertschätzend verlassen, werden es wahrscheinlicher weiterempfehlen.
3. Vorteil: Zufriedenheit und Vertrauen im Team
Ein transparentes Offboarding stärkt das Vertrauen der verbleibenden Mitarbeiter, da es zeigt, dass das Unternehmen sich um jeden Austritt kümmert.
4. Vorteil: Potential für Wiederkehrer
Mitarbeiter, die das Unternehmen positiv verlassen, kehren möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zurück.
Fazit
Offboarding ist eine wertvolle Investition in das Unternehmen und seine Kultur.
Es geht weit über die administrative Verabschiedung hinaus und zielt darauf ab, Wissen zu sichern, einen respektvollen Umgang zu pflegen und die Außendarstellung des Unternehmens zu verbessern.
Eine strukturierte Herangehensweise stellt sicher, dass Mitarbeiter sich auch am Ende ihrer Beschäftigung wertgeschätzt fühlen.
Ein durchdachtes Offboarding ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Mitarbeiterzyklus, der zur langfristigen Stärkung der Unternehmenskultur und der Bindung beiträgt.
Unternehmen, die diesen Prozess bewusst und professionell gestalten, profitieren von einem positiven Arbeitgeberimage, einer stärkeren Teamdynamik und einer nachhaltigen Wissenssicherung.
