Eine Hybrid-Befragung kombiniert die Vorteile digitaler Online-Umfragen mit klassischen Präsenz- oder Papierbefragungen.
So erreichst du alle Mitarbeitenden, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten, und erhältst ein vollständiges, aussagekräftiges Bild.
Mit easyfeedback lässt sich dieser Prozess effizient und professionell gestalten.
Die folgende Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine erfolgreiche Hybrid-Befragung durchführen.
1. Schritt: Zielsetzung und Planung
Die Zielsetzung bildet die Grundlage jeder Befragung und entscheidet maßgeblich über deren Erfolg.
Eine sorgfältige Planung zu Beginn sorgt dafür, dass Ihre Befragung klare, aussagekräftige Ergebnisse liefert und später konkrete Entscheidungen unterstützt.
Dabei geht es nicht nur darum, Daten zu sammeln, sondern gezielt Informationen zu gewinnen, die Ihre Arbeit verbessern oder strategische Maßnahmen ermöglichen.
- Ziele klar definieren
Überlegen Sie zu Beginn, welches Ziel Ihre Befragung verfolgt – sei es, die Kundenzufriedenheit zu messen, Feedback von Mitarbeitenden einzuholen oder ein Event zu evaluieren.
Klare Ziele helfen dabei, die richtigen Fragen zu stellen und später konkrete, aussagekräftige Maßnahmen abzuleiten. Wichtig ist, dass die Ergebnisse Entscheidungen unterstützen und nicht nur „interessant“ sind. - Zielgruppe bestimmen
Definieren Sie, wer an der Befragung teilnehmen soll – alle Mitarbeitenden, einzelne Teams, Kunden oder externe Partner.
Überlegen Sie außerdem, welche Gruppen digital gut erreichbar sind und wer ein analoges Angebot benötigt, etwa Mitarbeitende ohne PC-Zugang.
Eine klare Zielgruppensegmentierung erleichtert zudem die spätere Auswertung der Ergebnisse. - Befragungsart und Zeitraum festlegen
Wählen Sie die passende Befragungsart und den Zeitraum aus. Kombinieren Sie Online- und Offline-Formate je nach Zielgruppe.
Legen Sie ein realistisches Start- und Enddatum fest und planen Sie Erinnerungen ein – etwa nach einer Woche –, um die Rücklaufquote zu erhöhen. - Ressourcen planen
- Online: PC, Tablet, Smartphone, stabile Internetverbindung.
- Offline: Tablets oder Laptops mit Internetzugang, alternativ Papierfragebögen inkl. Drucker und Stifte.
Denken Sie auch an Personal, das vor Ort Technik erklärt, Fragen beantwortet und Papierbögen einsammelt.
2. Schritt: Fragebogen erstellen
Ein klar strukturierter Fragebogen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Befragung.
Er legt fest, welche Informationen Sie sammeln, wie leicht die Teilnehmenden die Fragen beantworten können und wie aussagekräftig die Ergebnisse später sind.
Eine sorgfältige Vorbereitung sorgt dafür, dass die Befragung reibungslos abläuft und die Antworten zuverlässig und verwertbar sind.
- Inhaltliche Vorbereitung
Sammeln Sie zunächst alle relevanten Themen und formulieren Sie daraus präzise Fragen. Variieren Sie dabei die Fragetypen, zum Beispiel Multiple-Choice, Skalen, offene Textfelder oder Matrixfragen.
Achten Sie darauf, die Formulierungen kurz und neutral zu halten, um Verzerrungen zu vermeiden. - Struktur
Beginnen Sie den Fragebogen mit einer Einleitung, in der Sie den Zweck der Befragung, die voraussichtliche Dauer und die Anonymität betonen und gegebenenfalls einen Ansprechpartner für Rückfragen angeben.
Im Hauptteil sollten die Fragen thematisch sortiert und in einer logischen Reihenfolge angeordnet sein, etwa von allgemeinen Einschätzungen zu spezifischen Themen.
Schließen Sie den Fragebogen mit Freitextfeldern ab, in denen Teilnehmende Kommentare oder Verbesserungsvorschläge hinterlassen können. - In easyfeedback umsetzen
Loggen Sie sich ein oder registrieren Sie sich, wählen Sie „Neue Umfrage erstellen“, fügen Sie die Fragen ein und passen Sie das Design an – etwa mit eigenem Logo und Farben.
Testen Sie abschließend die Vorschau, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. - Hybrid-Anpassungen
Stellen Sie sicher, dass die Online- und Offline-Versionen identisch gestaltet sind. Platzieren Sie QR-Codes gut sichtbar im Pausenraum, Flyern oder Einladungen, damit eine einfache Teilnahme über mobile Geräte möglich ist.
3. Schritt: Online-Befragung vorbereiten
Bevor die Befragung an die Teilnehmenden geht, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend.
Sie stellt sicher, dass der Versand reibungslos funktioniert, alle technischen Elemente korrekt angezeigt werden und die Teilnehmenden unkompliziert teilnehmen können.
Eine gute Vorbereitung erhöht die Rücklaufquote und sorgt dafür, dass die Ergebnisse zuverlässig und aussagekräftig sind.
- Umfragelink generieren
Veröffentlichen Sie die Befragung in easyfeedback und erstellen Sie den individuellen Umfragelink oder QR-Code.
Der Link sollte eindeutig und stabil sein, damit Teilnehmende jederzeit darauf zugreifen können.
QR-Codes bieten eine einfache Möglichkeit zur mobilen Teilnahme, z. B. über Smartphones oder Tablets, und sollten gut sichtbar platziert werden. - Teilnehmer einladen
Laden Sie die Teilnehmenden über geeignete Kanäle ein, zum Beispiel per E-Mail, Intranet, Newsletter oder durch Aushänge im Pausenraum.
Ergänzen Sie die Einladung um Informationen zum Zweck der Befragung, zur voraussichtlichen Dauer, zur Anonymität, zur Deadline und gegebenenfalls zu einem Ansprechpartner für Rückfragen.
Planen Sie außerdem ein bis zwei Erinnerungen ein, um die Rücklaufquote zu erhöhen. - Technik testen
Überprüfen Sie die Umfrage sorgfältig auf allen relevanten Endgeräten – PC, Tablet und Smartphone – sowie in verschiedenen Browsern. Achten Sie darauf, dass alle Elemente wie Skalen, Dropdown-Menüs, Multiple-Choice-Optionen und Textfelder korrekt angezeigt werden.
Testen Sie außerdem die Navigation, um sicherzustellen, dass Teilnehmende problemlos zwischen Fragen oder Seiten wechseln können.
Prüfen Sie Fehlermeldungen bei Pflichtfeldern und achten Sie darauf, dass Hinweise verständlich und gut lesbar sind.
Eine gründliche technische Kontrolle sorgt dafür, dass die Teilnahme reibungslos verläuft und die gesammelten Daten zuverlässig sind.
4. Schritte: Offline-Befragung durchführen
Auch bei einer Offline-Befragung ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Ziel ist es, dass alle Teilnehmenden problemlos teilnehmen können, die Ergebnisse korrekt erfasst werden und die Befragung effizient durchgeführt wird.
Dieser Schritt umfasst die Organisation vor Ort, die Einweisung der Teilnehmenden und die strukturierte Datenaufnahme – sowohl digital als auch auf Papier.
- Vorbereitung vor Ort
Bereiten Sie alle benötigten Materialien und Geräte rechtzeitig vor. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Tablets oder Laptops für die digitale Teilnahme vorhanden sind, oder drucken Sie genügend Papierfragebögen aus.
Prüfen Sie die Internetverbindung an allen Einsatzorten, falls die Geräte direkt mit easyfeedback arbeiten sollen, und stellen Sie bei Bedarf Ladekabel oder Ersatzgeräte bereit.
Achten Sie auch auf die Sitzordnung und den Platzbedarf, damit die Teilnehmenden ungestört arbeiten können.
Zusätzlich empfiehlt es sich, kleine Hinweise oder Beschilderungen anzubringen, die den Ablauf erklären, und eine zentrale Anlaufstelle für technische Fragen einzurichten. So läuft die Offline-Befragung strukturiert und reibungslos ab. - Teilnehmer einweisen
Geben Sie den Teilnehmenden zu Beginn eine kurze Einführung, in der Sie den Zweck der Befragung, die geschätzte Dauer und die Anonymität erläutern.
Erklären Sie anschließend den Ablauf und stellen Sie sicher, dass Ansprechpartner bereitstehen, falls technische oder inhaltliche Fragen auftauchen. - Datenaufnahme
Bei der Datenerfassung über Tablets oder Laptops werden die Antworten direkt online eingegeben und fließen sofort ins System.
Bei Papierbögen erfolgt die Digitalisierung nachträglich in easyfeedback oder Excel.
Optional können Barcodes oder IDs verwendet werden, um die Rückläufe anonym, aber dennoch strukturiert zu erfassen.
5. Schritt: Datenintegration und Qualitätssicherung
Nachdem die Befragung abgeschlossen ist, folgt die sorgfältige Zusammenführung und Überprüfung aller Daten.
Dieser Schritt stellt sicher, dass die Ergebnisse zuverlässig, vollständig und aussagekräftig sind.
- Online-Ergebnisse exportieren
Exportieren Sie die Antworten aus easyfeedback im gewünschten Format, z. B. als Excel- oder CSV-Datei.
Achten Sie darauf, dass alle Antworten korrekt übertragen wurden und keine Filter oder Auswertungen vorzeitig angewendet wurden, die Daten verändern könnten. - Offline-Daten digitalisieren
Erfassen Sie alle Antworten von Papierbögen oder anderen Offline-Quellen in demselben Format wie die Online-Daten.
Nutzen Sie dabei klar definierte Kennungen oder IDs, um die Rückläufe anonym, aber strukturiert zu erfassen.
Bei Tablets oder Laptops, die offline genutzt wurden, überprüfen Sie ebenfalls, dass alle Daten korrekt übertragen wurden. - Daten zusammenführen
Konsolidieren Sie die Online- und Offline-Daten in einer zentralen Datei. Achten Sie darauf, dass die Datenfelder übereinstimmen, damit eine einheitliche Auswertung möglich ist.
Kennzeichnen Sie, falls nötig, die Herkunft der Daten (online/offline), um spätere Analysen nach Teilnehmergruppen zu ermöglichen. - Qualität sichern
Überprüfen Sie die Daten auf Vollständigkeit, Doppelungen und Plausibilität. Achten Sie auf fehlende Werte, falsche Eingaben oder inkonsistente Antworten.
Bei Freitextfeldern können sprachliche Anpassungen vorgenommen werden, um die Lesbarkeit zu verbessern, ohne den inhaltlichen Sinn zu verändern.
So stellen Sie sicher, dass die finale Datenbasis sauber, zuverlässig und auswertbar ist.
6. Schritt: Analyse und Auswertung
Nachdem alle Daten konsolidiert und geprüft wurden, folgt die Analyse und Auswertung.
Ziel ist es, die Ergebnisse verständlich aufzubereiten, Muster und Trends zu erkennen und daraus fundierte Handlungsempfehlungen abzuleiten.
- Auswertungsbereich von easyfeedbacknutzen
Verwenden Sie die Auswertung von easyfeedback, um die Daten anschaulich darzustellen. Erstellen Sie Diagramme, Tabellen und Trendanalysen, die die wichtigsten Ergebnisse sichtbar machen.
Nutzen Sie Filtermöglichkeiten, zum Beispiel nach Abteilung, Standort oder Online-/Offline-Gruppe, um gezielt einzelne Segmente zu untersuchen.
So lassen sich detaillierte Einblicke gewinnen und unterschiedliche Perspektiven vergleichen. - Ergebnisse vergleichen
Vergleichen Sie die Antworten von Online- und Offline-Teilnehmenden, um mögliche Störfaktoren
oder Unterschiede in der Wahrnehmung zu erkennen.
Analysieren Sie auch unterschiedliche demografische Gruppen, Teams oder Standorte, um Muster zu identifizieren und die Ergebnisse kontextualisiert zu interpretieren. - Bericht erstellen
Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse in einem übersichtlichen Bericht zusammen. Heben Sie Kernergebnisse, Stärken und Schwachstellen hervor und machen Sie klare Handlungsempfehlungen.
Visualisieren Sie die Ergebnisse mit Diagrammen, Tabellen oder Heatmaps, um die Informationen anschaulich und leicht verständlich zu präsentieren.
Achten Sie darauf, dass der Bericht sowohl für interne Teams als auch für Entscheider nachvollziehbar und praxisnah ist.
7. Schritt: Ergebnisse teilen und Follow-up
Nachdem die Analyse abgeschlossen ist, ist es entscheidend, die Ergebnisse transparent zu kommunizieren und darauf aufbauend konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Nur so entfalten die gesammelten Daten ihre volle Wirkung.
- Ergebnisse kommunizieren
Präsentieren Sie die Resultate den relevanten Stakeholdern, Teams oder Abteilungen.
Nutzen Sie dabei klare Visualisierungen, z. B. Diagramme, Tabellen oder Heatmaps, um die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick darzustellen.
Zusätzlich empfiehlt es sich, eine kompakte Zusammenfassung der Ergebnisse an alle Teilnehmenden zu senden.
Dies fördert Transparenz, zeigt Wertschätzung für die Teilnahme und stärkt die Akzeptanz für künftige Befragungen. - Maßnahmen ableiten
Leiten Sie aus den Ergebnissen konkrete Handlungsschritte ab.
Ordnen Sie Verantwortlichkeiten zu, damit klar ist, wer für die Umsetzung zuständig ist.
Differenzieren Sie die Maßnahmen nach Umsetzungsdauer: kurzfristige Schritte, die schnell realisiert werden können, mittelfristige Projekte und langfristige Initiativen.
So entsteht ein strukturierter Maßnahmenplan, der sowohl sofortige Verbesserungen als auch nachhaltige Entwicklungen ermöglicht. - Nachbefragung planen
Planen Sie bei Bedarf eine Folgebefragung nach einigen Monaten, um zu überprüfen, ob die ergriffenen Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielt haben.
Vergleichen Sie die neuen Ergebnisse mit den vorherigen Daten, um Fortschritte sichtbar zu machen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Eine konsequente Nachverfolgung sorgt dafür, dass die Befragung nicht als einmalige Aktion bleibt, sondern zu einer kontinuierlichen Verbesserung beiträgt.
Best Practices für Hybrid-Befragungen
1. Tipp: Einheitliche Fragen
Nutzen Sie dieselben Formulierungen für alle Teilnehmer. So stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse vergleichbar und aussagekräftig sind.
2. Tipp: QR-Codes nutzen
Einfach scannbare QR-Codes machen die Teilnahme per Smartphone besonders bequem und erhöhen die Reichweite Ihrer Befragung.
3. Tipp: Offline-Daten zeitnah digitalisieren
Übertragen Sie Papierergebnisse schnell ins System, um Fehlerquellen zu minimieren und Datenverluste zu vermeiden.
4. Tipp: Anonymität betonen
Weisen Sie klar auf den vertraulichen Umgang mit Antworten hin. So fördern Sie ehrliches Feedback und steigern die Rücklaufquote.
5. Tipp: Testlauf durchführen
Ein Probelauf deckt technische Probleme oder unklare Fragen frühzeitig auf bevor die Befragung live geht.
6. Tipp: Erinnerungen & Follow-ups
Gezielte Erinnerungen motivieren Nachzügler zur Teilnahme und erhöhen die Rücklaufquote deutlich.
7. Tipp: Offene Textfelder einbauen
Neben geschlossenen Fragen liefern offene Felder wertvolle qualitative Insights, die Ihre Ergebnisse bereichern.