„Die Identifikation von Nutzerbedürfnissen gehört zum essentiellen Kern unseres Geschäfts. easyfeedback begleitet uns schon seit mehreren Jahren bei dieser Aufgabe. Wir schätzen besonders die intuitive Bedienbarkeit sowie den professionellen Support.“
„Wir nutzen easyfeedback für interne und externe Umfragen – schnell, bequem und „easy”! Der unkomplizierte und herzliche Support zaubert uns ein Lächeln aufs Gesicht und wir freuen uns über die stete Weiterentwicklung der Plattform.“
Die Vorbereitung einer Prozessbewertung per Mitarbeiterumfrage ist eine einfache und wirkungsvolle Methode, um den Analyseprozess für alle Beteiligten effizient und zielführend zu gestalten.
Wie viel Potenzial in Prozessen steckt, zeigt eine Civey-Studie im Auftrag von Allgeier inovar (Mai 2026, 1.000 Erwerbstätige mit überwiegend administrativen Tätigkeiten): 36 % verlieren täglich mehr als eine Stunde Arbeitszeit durch ineffiziente Abläufe – hochgerechnet rund 28 Arbeitstage im Jahr. Zu den größten Zeitfressern zählen die Suche nach Dokumenten und Informationen (38 %), der Wechsel zwischen zu vielen Systemen (33 %) und unklare Zuständigkeiten (29 %). Wer diese Engpässe kennt, sind die Beschäftigten selbst – eine Umfrage macht ihr Wissen nutzbar.
Teilnehmende können in Ruhe über bestehende Abläufe, Engpässe, Schwachstellen und Optimierungspotenziale nachdenken und diese strukturiert formulieren.
Gleichzeitig erhalten Prozessverantwortliche frühzeitig einen Überblick über kritische Themen und können sich gezielt auf Verbesserungsmaßnahmen vorbereiten.
So wird der Austausch strukturierter, konzentriert sich auf die wichtigsten Punkte und stellt sicher, dass kein Optimierungspotenzial übersehen wird.
Eine standardisierte Umfrage spart Zeit und zeigt, dass die Meinung der Mitarbeitenden oder Stakeholder wertgeschätzt wird.
Typische Inhalte sind Rückmeldungen zu Abläufen, Engpässen, Verbesserungsvorschlägen und Innovationsideen.
Nutzen Sie unsere Vorlage, um Ihre Prozesse gezielt zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern!
Inhalte der Vorlage:
Ziele der Befragung:
Hilfreiche Funktionen für die Befragung:
Datenschutz „made in Germany“ (DSGVO)
Anonymitätsfunktion für ehrliches Feedback
Eine gute Prozessumfrage fragt nicht nach dem Prozess im Allgemeinen, sondern nach konkreten Erfahrungen der Menschen, die ihn täglich durchlaufen. Hier ein Beispiel, das den Themenblöcken der Vorlage folgt:
Beispieltext: "Liebe Kolleginnen und Kollegen, Sie kennen den Prozess [Name des Prozesses] aus der täglichen Praxis am besten. Mit dieser Umfrage möchten wir herausfinden, wo es im Ablauf hakt und was sich vereinfachen lässt. Die Teilnahme dauert ca. 10 Minuten und ist auf Wunsch anonym."
Beispieltext: "Vielen Dank für Ihre Einschätzung. Wir werten alle Antworten aus und informieren Sie über die nächsten Schritte der Prozessverbesserung."
So entsteht aus fünf kurzen Blöcken eine Grundlage, die Zahlen und Erfahrungswissen verbindet: Sie sehen nicht nur, wie lange ein Prozess dauert, sondern auch, wo die Beteiligten die Ursachen vermuten.
Eine Prozessanalyse ist die systematische und strukturierte Untersuchung von Arbeitsabläufen, Geschäftsprozessen oder betrieblichen Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation.
Sie dient dazu, einzelne Schritte eines Prozesses genau zu erfassen, zu dokumentieren und anschließend kritisch zu bewerten.
Ziel ist es, Transparenz über den Ablauf zu schaffen und herauszufinden, wie effizient, wirtschaftlich und fehlerfrei ein Prozess tatsächlich funktioniert.
Im Mittelpunkt der Prozessanalyse steht die Frage, wie ein Prozess aktuell abläuft (Ist-Zustand) und wie er verbessert werden kann (Soll-Zustand).
Dazu werden alle beteiligten Aktivitäten, Personen, Ressourcen, Informationen sowie Zeiten und Kosten betrachtet.
Oft werden Prozesse grafisch dargestellt, zum Beispiel durch Flussdiagramme, Ablaufpläne oder BPMN-Modelle. Diese Visualisierungen helfen dabei, komplexe Abläufe besser zu verstehen und Schwachstellen leichter zu erkennen.
Ein wichtiger Bestandteil der Prozessanalyse ist das Aufdecken von Problemen.
Dazu zählen zum Beispiel unnötige Wartezeiten, doppelte Arbeitsschritte, lange Entscheidungswege, Medienbrüche, Fehlerquellen oder eine schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen.
Solche Schwachstellen können die Produktivität senken, Kosten erhöhen oder die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen.
Durch die Analyse können diese Punkte gezielt identifiziert und anschließend verbessert oder beseitigt werden.
Die Ziele einer Prozessanalyse sind vielfältig.
Sie reichen von der Verkürzung von Durchlaufzeiten über die Senkung von Kosten bis hin zur Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.
Außerdem trägt sie dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu sichern.
In vielen Fällen bildet die Prozessanalyse die Grundlage für weitere Maßnahmen wie Prozessoptimierung, Automatisierung oder Digitalisierung.
Ein praktisches Beispiel ist der Bestellprozess in einem Unternehmen.
Wenn eine Bestellung sehr lange dauert, kann eine Prozessanalyse zeigen, dass mehrere Genehmigungen oder manuelle Dateneingaben den Ablauf verzögern.
Durch die Einführung digitaler Systeme oder die Reduzierung von Zwischenschritten kann der Prozess deutlich beschleunigt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozessanalyse ein wichtiges Instrument des Prozessmanagements ist.
Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Abläufe besser zu verstehen, Schwächen zu erkennen und gezielte Verbesserungen umzusetzen, um langfristig effizienter und erfolgreicher zu arbeiten.
1. Ziel: Effizienzsteigerung
2. Ziel: Kostenreduktion
3. Ziel: Qualitätsverbesserung
4. Ziel: Transparenz schaffen
5. Ziel: Grundlage für Prozessoptimierung und Digitalisierung
6. Ziel: Risikominimierung
7. Ziel: Verbesserung der Kommunikation
Interviews, Workshops und Beobachtung liefern tiefe Einblicke, erreichen aber nur wenige Personen. Eine Umfrage ergänzt sie: Sie erfasst die Erfahrungen vieler Prozessbeteiligter gleichzeitig, kann anonym erfolgen und deckt so auch Schwachstellen auf, die im Gespräch ungern genannt werden. Besonders wirkungsvoll ist die Kombination mit harten Kennzahlen wie Durchlaufzeit oder Fehlerquote: Die Zahlen zeigen, wo ein Prozess hakt, die Umfrage erklärt warum. Geht es Ihnen vor allem um die Leistungsfähigkeit von Teams, hilft die Vorlage zum Mitarbeiterengagement.
1. Art: Strategische Prozessanalyse
2. Art: Operative Prozessanalyse
3. Art: Quantitative Prozessanalyse
4. Art. Qualitative Prozessanalyse
5. Art: Wertorientierte Prozessanalyse
1. Schritt: Zielsetzung & Planung
Fragen klären:
Abgrenzung des Prozesses:
Ressourcenplanung:
Beispiel:
2. Schritt: Ist-Analyse (Daten- und Informationssammlung)
Methoden:
Ziel:
Ergebnis:
3. Schritt: Prozessdarstellung
Visualisierung:
Zweck:
4. Schritt: Prozessbewertung
Analyse:
Instrumente:
5. Schritt: Soll-Konzeption / Verbesserungsvorschläge
Ziele:
Beispiele:
6. Schritt: Umsetzung & Monitoring
Pilotprojekte:
Kontrolle:
Anpassung:
7. Schritt: Dokumentation & Kommunikation
Ergebnisdokumentation:
Kommunikation:
Ziel:
1. Methode: Qualitative Instrumente
Interviews
Workshops
Beobachtung / Gemba Walk
Dokumentenanalyse
Umfragen / Fragebögen
2. Methode: Grafische Darstellungsinstrumente
Flussdiagramm (Flowchart)
BPMN (Business Process Model and Notation)
Swimlane-Diagramm
Wertstromanalyse (Value Stream Mapping)
3. Methode: Quantitative Analyseinstrumente
Kennzahlenanalyse (KPIs)
Zeitmessung / Zeitstudien
Prozesskostenrechnung
Statistik-Tools
4. Methode: Ursachenanalyse
Ishikawa-Diagramm (Fischgrätendiagramm)
FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse)
5. Methode: Digitale Instrumente
Process Mining
Workflow-Management-Systeme
1. Effizienz-Kennzahlen
Durchlaufzeit (Lead Time)
Bearbeitungszeit (Cycle Time)
Termintreue / Liefertreue (On-Time Delivery)
Prozessgeschwindigkeit
2. Qualitäts-Kennzahlen
Fehlerquote / Rework-Rate
First Pass Yield (FPY)
Kundenzufriedenheit / Service-Level
Compliance-Quote
3. Kosten-Kennzahlen
Prozesskosten / Kosten pro Einheit
Kosten für Nacharbeit oder Fehler
Ressourcenauslastung
4. Weitere Kennzahlen
Durchsatz / Output
Wartezeiten / Leerlaufzeiten
Schnittstellenprobleme
Abbruchquote / Drop-Rate
1. Katgeorie: Allgemeine Informationen
2. Kategorie: Prozessverständnis
3. Kategorie: Effizienz und Aufwand
4. Kategorie: Qualität und Fehler
5. Kategorie: Verbesserungspotenzial
6. Kategorie: Bewertung des Prozesses
7. Kategorie: Offene Anmerkungen
Ein Auswertungsbeispiel: 20 Beteiligte beantworten die offene Frage „Wo sehen Sie Engpässe?“. Die KI-Analyse von easyfeedback fasst die Textantworten zu Themen zusammen und zeigt den prozentualen Anteil je Thema: Genehmigungsschritte 40 %, doppelte Dateneingabe 30 %, unklare Zuständigkeiten 20 %, Sonstiges 10 %. Die ersten beiden Themen machen zusammen 70 % aus – nach dem Pareto-Prinzip der Ansatzpunkt, mit dem Sie zuerst starten.
Einen Fragebogen zur Prozessanalyse können Sie auch als Word-Dokument anlegen – dann müssen Sie ihn aber manuell verteilen, ausgefüllte Dokumente einsammeln und die Antworten von Hand zusammenführen. Mit easyfeedback nutzen Sie dieselben Inhalte digital: automatischer Versand, anonyme Teilnahme und eine Auswertung, die Engpässe auf einen Blick sichtbar macht.
