Welche Rahmenbedingungen sind bei einem Exit-Gespräch zu beachten?
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Schaffen Sie ein angenehmes Gesprächsklima. Dies gelingt am besten, wenn Sie ausreichend Zeit für das Interview einplanen und Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.
In einem Gespräch zwischen Tür- und Angel wird sich Ihr Mitarbeiter vermutlich nicht öffnen.
Behandeln Sie das Gespräch aus einem Exit-Interview vertraulich und kommunizieren Sie dies auch gegenüber Ihrem Gesprächspartner.
Führen Sie ein Vieraugengespräch, je mehr Leute anwesend sind, umso eher wird Druck aufgebaut und Ihre Chancen auf ein ehrliches Feedback sinken.
Sinnvoll ist es auch, Ihrem Mitarbeiter bereits bei der Einladung den Fragebogen auszuhändigen. So hat er die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten und die Fragen in Ruhe zu beantworten.
Dies ermöglicht es Ihnen im Gespräch tiefer auf die Antworten einzugehen und es erhöht die Chance, dass sich der Mitarbeiter zu dem Gespräch bereiterklärt. Denn Exit-Interviews sollten stets auf freiwilliger Basis stattfinden.
Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter die Wahl und akzeptieren Sie seine Entscheidung, sofern er sich dagegen entscheidet.
Wann sollten Sie ein Abschlussgespräch mit Ihrem Mitarbeiter durchführen?
Es ist empfehlenswert, ein Exit-Gespräch erst kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters zu führen.
Setzen Sie das Gespräch zu früh an, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter aus Angst vor möglichen Konsequenzen kein ehrliches Feedback abgibt.
Bestenfalls sind zu diesem Zeitpunkt bereits alle Rahmenbedingungen geklärt und der Mitarbeiter bestenfalls sein Arbeitszeugnis bereits erhalten hat.
Ein Exit-Gespräch sollte idealerweise in einer Phase stattfinden, in der der Mitarbeiter bereits seine Kündigung eingereicht hat und die wichtigsten Entscheidungen bezüglich seines Ausscheidens getroffen wurden.
Dies ermöglicht es beiden Seiten, sich auf das Gespräch zu konzentrieren und offen über die Gründe für das Ausscheiden sowie über mögliche Verbesserungspotenziale zu sprechen.
Darüber hinaus sollte das Exit-Gespräch nicht als letzter Akt vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters angesehen werden, sondern vielmehr als eine Gelegenheit zum Abschluss und zur Reflexion.
Indem das Gespräch rechtzeitig geführt wird, bleibt ausreichend Zeit für eine konstruktive Auseinandersetzung mit den Erfahrungen und Erkenntnissen des Mitarbeiters sowie für die Planung des Übergangs.
Ein Exit-Gespräch kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters ermöglicht es auch, offene Fragen und Anliegen zu klären und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen für einen reibungslosen Übergang vorliegen.
Dies trägt dazu bei, mögliche Unklarheiten oder Missverständnisse zu vermeiden und den Abschied des Mitarbeiters in einem positiven und respektvollen Rahmen zu gestalten.
Wer sollte bei einem Exit-Gespräch dabei sein?
Wählen Sie als Interviewpartner für den ausscheidenden Mitarbeiter eine Person, zu welcher dieser Mitarbeiter ein gutes oder neutrales Verhältnis hat.
Hierfür bietet sich eine Person aus der Personalabteilung oder eine andere Vertrauensperson aus dem Unternehmen an.
Der direkte Vorgesetzte ist als Gesprächspartner zu vermeiden, da der Grund für die Kündigung direkt oder indirekt mit dem Vorgesetzten zusammenhängen kann.
In diesem Machtverhältnis, insbesondere wenn der Mitarbeiter noch einige Zeit unter dem Vorgesetzten arbeiten muss, ist eher nicht mit einem ehrlichen Feedback zu rechnen.
Führen Sie das Exit-Interview am besten als Vieraugengespräch, so erhöhen Sie die Chance auf nützliche Informationen und einen offenen Austausch.
Indem Sie einen neutralen oder vertrauenswürdigen Interviewpartner auswählen, schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit, die es dem ausscheidenden Mitarbeiter ermöglicht, seine Gedanken und Anliegen frei zu äußern.
Ein Vieraugengespräch bietet zudem die Möglichkeit für einen persönlichen und vertraulichen Austausch, ohne dass der Mitarbeiter befürchten muss, dass seine Meinungen oder Rückmeldungen an Dritte weitergegeben werden.
Darüber hinaus kann ein neutraler Interviewpartner objektiver auf das Feedback des Mitarbeiters reagieren und gegebenenfalls zusätzliche Fragen stellen, um eine umfassendere Perspektive zu erhalten.
Auf diese Weise können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die dazu beitragen, mögliche Probleme oder Verbesserungspotenziale im Unternehmen zu identifizieren und anzugehen.
Was sollte ich in einem Austrittsgespräch vermeiden?
Ein Exit-Gespräch zu führen, ist nicht immer leicht, schließlich liegen Gründe für die Kündigung vor.
Damit Ihr Gespräch zu einem vollen Erfolg wird, haben wir Ihnen nachfolgend ein paar No-go’s für das Austrittsgespräch zusammengestellt:
- Teilnahme des Vorgesetzten
Der Vorgesetzte hat in einem Austrittsgespräch nichts zu suchen. Denn eine ehrliche Antwort des Mitarbeiters ist bei Anwesenheit des Chefs kaum zu erwarten.
Damit Ihr Exit-Interview erfolgreich ist, braucht es einen neutralen Gesprächspartner zum Beispiel aus der Personalabteilung. - Vertraulichkeit wird nicht gewahrt
Schaffen Sie eine vertrauliche Atmosphäre und führen Sie das Exit-Interview bestmöglich unter vier Augen.
Vermeiden Sie es, die im Gespräch geäußerte Kritik an den Vorgesetzten oder andere Stellen im Unternehmen zu melden.Wird bekannt, dass vertrauliche Informationen nach dem Gespräch die Runde machen, können Sie in Zukunft keine ehrlichen Antworten Ihrer Mitarbeiter mehr erwarten.
Werden häufiger ähnliche Kritikpunkte geäußert, kann der Vorgesetzte ohne Nennung der Namen auf die Kritik angesprochen werden.
- Keine Zeit für das Exit-Gespräch
Aus Zeitmangel fallen Exit-Gespräche aus oder werden mit anderen Offboarding-Prozessen zusammengelegt.Auch Gespräche „Zwischen Tür und Angel“ sollten vermieden werden. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und planen Sie den Termin fest in Ihrem Kalender ein. Vermeiden Sie Unterbrechungen durch Anrufe oder Kollegen.
So kommen manche Unternehmen auf die Idee, das Austrittsgespräch mit dem Kündigungs- oder gar mit dem Übergabegespräch mit Kollegen und Vorgesetzten zu verbinden.
Was zunächst nach einer super Idee für eine Zeitersparnis aussieht, ist in der Praxis jedoch eher kontraproduktiv, denn der vertrauliche, offene Charakter leidet darunter. - Let’s get ready to rumble
Das Austrittsgespräch ist nicht der richtige Ort für einen Schlagabtausch oder die finale Abrechnung. Bleiben Sie sachlich und versuchen Sie sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen.Denken Sie daran, dass es darum geht, mehr über die Erfahrungen des Mitarbeiters herauszufinden.
Aber Achtung: Lassen Sie es nicht wie ein Verhör wirken. Hier ist Einfühlungsvermögen gefragt. Denn nur so erhalten Sie wertvolle Informationen und hinterlassen einen positiven Eindruck.
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