Wie könnte der Ablauf eines Exit-Gesprächs aussehen?
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Es ist sinnvoll, die Austrittsbefragung fest in den Offboarding-Prozess einzubinden.
Halten Sie den definierten Prozess am besten schriftlich fest, so müssen Sie ihn nicht jedes Mal neu definieren.
Um es Ihnen etwas zu vereinfachen, haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte in einem Ablaufplan zusammengestellt:
- Schritt: Neutrale Person auswählen
- Schritt: Termin vereinbaren
- Schritt: Ort festlegen
- Schritt: Agenda verfassen
- Schritt: Einladung versenden
- Schritt: Interview durchführen
- Schritt: Analyse
Schritt 1: Eine neutrale Person für das Gespräch auswählen
Wählen Sie eine neutrale Person für das Austrittsgespräch.
Hier bietet sich beispielsweise ein Kollege aus der Personalabteilung an, zu dem der ausscheidende Mitarbeiter ein neutrales Verhältnis hat.
Der Vorgesetzte sollte das Gespräch keinesfalls leiten, da in diesem Fall kein ehrliches Feedback zu erwarten ist.
Eine neutrale Person, wie ein Vertreter der Personalabteilung, schafft eine Atmosphäre, in der sich der Mitarbeiter frei äußern kann, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen.
Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Mitarbeiter offen und ehrlich über seine Gründe für den Austritt spricht und konstruktives Feedback gibt.
Darüber hinaus kann eine neutrale Person objektiver und unvoreingenommener auf die Rückmeldungen des Mitarbeiters reagieren und gegebenenfalls zusätzliche Fragen stellen, um eine umfassendere Perspektive zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil der Einbindung eines Kollegen aus der Personalabteilung ist, dass dieser über das nötige Fachwissen und die Erfahrung verfügt, um das Gespräch professionell zu führen und angemessen auf die Anliegen des Mitarbeiters einzugehen.
Indem Sie eine neutrale Person für das Austrittsgespräch wählen, signalisieren Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter, dass Sie sein Feedback ernst nehmen und darauf bedacht sind, aus seiner Erfahrung zu lernen und das Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.
Dies trägt dazu bei, die Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen auf eine positive Weise abzuschließen und den Übergang für beide Seiten so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Schritt 2: Termin für das Exit-Gespräch vereinbaren
Der letzte Arbeitstag ist für den ausscheidenden Mitarbeiter meist bereits relativ voll durch die Übergabe an die Kollegen und diverse organisatorische Dinge.
Daher sollte wenn möglich ein anderer Tag für das Gespräch gewählt werden. Generell bietet sich ein Termin innerhalb der letzten Arbeitswoche an.
Beachten Sie dabei auch noch einen möglichen Resturlaubsanspruch.
Ein separater Termin für das Austrittsgespräch ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich vollständig auf das Gespräch zu konzentrieren und sich ausreichend Zeit für offene Fragen und Rückmeldungen zu nehmen.
Auf diese Weise wird vermieden, dass das Gespräch während des ohnehin schon stressigen Abschiedstags übersehen oder vernachlässigt wird.
Darüber hinaus bietet ein Termin innerhalb der letzten Arbeitswoche die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter bereits einen gewissen Abstand zum Unternehmen gewonnen hat und somit offener für konstruktives Feedback und Reflexion ist.
Gleichzeitig ist das Geschehen im Unternehmen noch präsent genug, um relevante Themen und Anliegen zu besprechen.
Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass der Mitarbeiter möglicherweise noch offenen Resturlaub hat, den er vor seinem Ausscheiden nehmen muss.
Durch die Festlegung des Austrittsgesprächs auf einen Tag innerhalb der letzten Arbeitswoche können eventuelle Planungen bezüglich des Resturlaubs in die Gesprächsterminfindung integriert werden.
Schritt 3: Ort für das Interview festlegen
Legen Sie den Ort für das Interview fest. Achten Sie hierbei darauf, dass der Ort eine vertrauliche Atmosphäre zulässt und Sie nicht gestört werden. Wählen Sie lieber einen neutralen Besprechungsraum als das eigene Büro.
Besonders gut geeignet ist ein runder Tisch, da damit eine Gegenüber-Situation vermieden wird. Weiterhin ist es auch eine Möglichkeit, die Befragung virtuell stattfinden zu lassen, beispielsweise über einen vorbereiteten Online-Fragebogen.
Die Auswahl eines geeigneten Ortes für das Austrittsgespräch trägt maßgeblich zur Atmosphäre und Effektivität des Gesprächs bei.
Ein neutraler Besprechungsraum bietet eine ruhige und diskrete Umgebung, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, sich frei zu äußern und offene Gespräche zu führen, ohne sich beobachtet oder unter Druck gesetzt zu fühlen.
Die Vermeidung eines eigenen Büros als Ort für das Gespräch kann dazu beitragen, eine professionelle Distanz zu wahren und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter sich nicht unwohl fühlt oder sich aufgrund der räumlichen Nähe zurückhält.
Die Wahl eines runden Tisches anstelle einer traditionellen gegenüberliegenden Sitzanordnung kann dazu beitragen, eine weniger konfrontative Atmosphäre zu schaffen und das Gespräch in eine kooperative Richtung zu lenken. Dadurch wird die Möglichkeit für einen offenen und respektvollen Austausch erhöht.
In zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebungen kann es auch sinnvoll sein, das Austrittsgespräch virtuell durchzuführen. Dies bietet Flexibilität für beide Seiten und ermöglicht es dem Mitarbeiter, das Gespräch bequem von seinem aktuellen Standort aus zu führen.
Ein vorbereiteter Online-Fragebogen kann dabei helfen, strukturiertes Feedback zu erhalten und wichtige Themen zu adressieren, ohne dass physische Präsenz erforderlich ist.
Schritt 4: Agenda verfassen
Überlegen Sie sich im Vorfeld eine Agenda für den Termin.
Welche Themen sollen besprochen werden, welche Fragen möchten Sie stellen?
Damit sich auch der ausscheidende Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten kann, sollten Sie ihm die Agenda vor dem Termin zur Verfügung stellen.
Eine strukturierte Agenda hilft dabei, das Gespräch effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Themen angesprochen werden.
Dabei können Sie beispielsweise folgende Punkte berücksichtigen:
- Begrüßung und Vorstellung der Gesprächsteilnehmer
- Rückblick auf die Zeit im Unternehmen: Erfolge, Herausforderungen, besondere Projekte
- Gründe für den Ausscheiden des Mitarbeiters: persönliche Motivation, berufliche Ziele, etc.
- Feedback zum Arbeitsumfeld, zur Führungskultur, zur Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten
- Offene Fragen und Anliegen des Mitarbeiters
- Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen und zur Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Indem Sie dem Mitarbeiter die Agenda vorab zur Verfügung stellen, geben Sie ihm die Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten und seine Gedanken und Anliegen zu strukturieren.
Dies trägt dazu bei, dass das Gespräch effektiver verläuft und sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen möglichst viele Erkenntnisse und Einsichten aus dem Austausch gewinnen können.
Schritt 5: Einladung versenden
Nutzen Sie die Einladung, um die wichtigsten Daten zu dem Termin noch einmal festzuhalten. Hierzu zählen Ort, Datum und die Agenda für das Gespräch.
Auch die Person, welche das Gespräch führt, sollte namentlich erwähnt werden. Zudem sollten auch die Kontaktdaten für mögliche Rückfragen enthalten sein.
Eine klare und präzise Einladung hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut informiert sind und sich angemessen auf das Gespräch vorbereiten können.
Darüber hinaus signalisiert eine professionelle Einladung Wertschätzung und Respekt gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter.
In der Einladung können Sie beispielsweise folgende Informationen festhalten:
- Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Ort, beispielsweise der Besprechungsraum oder ein virtueller Konferenzraum
- Die Agenda für das Gespräch, einschließlich der geplanten Themen und Fragen
- Der Name der Person, die das Gespräch führt, sowie ihre Position im Unternehmen
- Kontaktdaten für mögliche Rückfragen oder Änderungen, wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
Indem Sie diese Informationen klar und deutlich kommunizieren, erleichtern Sie es dem ausscheidenden Mitarbeiter, sich auf das Gespräch vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte angesprochen werden können.
Dies trägt dazu bei, dass das Austrittsgespräch effektiv und respektvoll verläuft und sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse liefert.
Schritt 6: Exit-Interview durchführen
Führen Sie Ihren Gesprächspartner anhand der vorbereiteten Agenda durch das Gespräch. Hören Sie zu und versuchen Sie sich in die Lage der Person hineinzuversetzen.
Tragen Sie zu einem angenehmen Gesprächsklima bei, indem Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und sich nicht auf ein Streitgespräch einlassen. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen.
Indem Sie die Agenda als Leitfaden verwenden, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen angesprochen werden und das Gespräch strukturiert verläuft. Dies ermöglicht es beiden Parteien, sich effektiv auszutauschen und ihre Anliegen zu äußern.
Während des Gesprächs ist es wichtig, aktiv zuzuhören und auf die Bedürfnisse und Anliegen des ausscheidenden Mitarbeiters einzugehen. Versuchen Sie, Verständnis für seine Perspektive zu zeigen und respektvoll mit seinen Meinungen und Gefühlen umzugehen.
Ein angenehmes Gesprächsklima trägt dazu bei, dass sich der Mitarbeiter offen und ehrlich äußern kann, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen.
Vermeiden Sie daher Konfrontationen oder Diskussionen und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und offene Fragen zu klären.
Das Festhalten von Notizen während des Gesprächs ermöglicht es Ihnen, wichtige Punkte und Erkenntnisse festzuhalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Diese Notizen können später als Grundlage für weitere Maßnahmen oder Entscheidungen dienen und helfen sicherzustellen, dass alle vereinbarten Schritte eingehalten werden.
Indem Sie das Gespräch respektvoll und konstruktiv führen und sich dabei an die vorbereitete Agenda halten, tragen Sie dazu bei, dass das Austrittsgespräch effektiv verläuft und sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse liefert.
Schritt 7: Analyse und Bewertung des Austrittsgesprächs
Die Informationen, die Sie in dem Exit-Gespräch oder durch die durchgeführte Befragung gesammelt haben, sind die Grundlage für Ihre Analyse.
Hier kann der Einsatz einer Software hilfreich sein.
Vergleichen Sie verschiedene Gespräche miteinander und filtern Sie Gemeinsamkeiten heraus.
Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Sie die gesammelten Daten effizient verwalten und analysieren.
Eine solche Software kann dabei helfen, die Antworten und Rückmeldungen der ausscheidenden Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu kategorisieren.
Auf diese Weise können Sie Trends und Muster erkennen und wichtige Erkenntnisse gewinnen.
Indem Sie die Ergebnisse verschiedener Exit-Gespräche miteinander vergleichen, können Sie Gemeinsamkeiten und wiederkehrende Themen identifizieren.
Diese Erkenntnisse geben Ihnen wertvolle Hinweise darauf, welche Aspekte im Unternehmen besonders gut funktionieren und welche Bereiche möglicherweise Verbesserungsbedarf haben.
Eine Softwarelösung kann auch dabei helfen, die Effektivität von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung zu überwachen und zu bewerten.
Sie können beispielsweise verfolgen, wie sich die Mitarbeiterzufriedenheit im Laufe der Zeit verändert und ob bestimmte Maßnahmen oder Initiativen zu Verbesserungen geführt haben.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine Softwarelösung, die Daten langfristig zu speichern und zu archivieren. Auf diese Weise können Sie auf historische Daten zurückgreifen und Entwicklungen im Laufe der Zeit nachverfolgen.
Insgesamt kann der Einsatz einer Software zur Analyse von Exit-Gesprächen und Mitarbeiterbefragungen dazu beitragen, wertvolle Einblicke in die Stimmung und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds und der Unternehmenskultur zu ergreifen.
