Was ist ein Online-Formular und vieles mehr
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Was ist ein Online-Formular?
Ein Online-Formular ist eine elektronische Anwendung, bei der Daten zur Erfassung und Weiterverarbeitung über vordefinierte Datenfelder vom Auszufüllenden eingetragen werden.
Solche elektronischen Formulare finden sich beispielsweise auf Webseiten oder als Anhang in E-Mails wieder.
Dabei können sie in verschiedensten Dateiformaten wie PDF- oder Word-Dokumenten existieren oder auch in Form eines Online-Fragebogens gestaltet sein.
Die Vielfalt der Formate ermöglicht es, dass Online-Formulare flexibel in verschiedene digitale Umgebungen integriert werden können und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden.
Welche Funktionen besitzen Formulare?
Man unterscheidet in der Regel drei verschiedene Funktionen von Formularen, auf die wir nachfolgend eingehen:
1. Wirtschaftliche Funktionen
Die Verwendung von Online-Formularen vermindert Schreibarbeit und ist weniger aufwendig bei der Ablage der Dokumente.
Dokumente müssen nicht mehr gedruckt werden, was Kosten spart und die Umwelt schont.
Durch die digitale Erfassung erfolgen zudem weniger Fehler, was wiederum ressourcenschonend ist, da Mitarbeiter nicht mit Korrekturen beschäftigt sind.
Interaktive Formulare sind insofern kostengünstiger und sparen Zeit, da sie automatisch Datenvalidierungsfunktionen und Feldvalidierungen bieten können, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten korrekt und vollständig sind.
Zudem ermöglichen sie eine effiziente Datenerfassung und -verarbeitung, da die Daten direkt elektronisch in ein System übertragen und weiterverarbeitet werden können, ohne manuelle Eingriffe oder Übertragungen.
2. Organisatorische Funktionen
Aus organisatorischen Gesichtspunkten werden Informationen mithilfe von Online-Formularen übersichtlich geordnet, wodurch Daten weniger verloren gehen.
Dies trägt auch zu schnelleren Arbeitsabläufen bei, da Mitarbeiter leicht auf die gespeicherten Daten zugreifen können, ohne lange nach physischen Dokumenten suchen zu müssen.
Zudem ermöglichen Online-Formulare eine einfache Integration mit anderen digitalen Systemen, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM) Software oder Datenbanken, was den Informationsfluss verbessert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert.
3. Serviceorientierte Funktionen
Externe Formulare vereinfachen den Kontakt zum Kunden, insbesondere bei Prozessen wie Retourenabwicklung. Eine Retoure kann für beide Seiten ärgerlich sein.
Um den Prozess der Retourenabwicklung so unkompliziert wie möglich zu gestalten, werden Online-Formulare eingesetzt, die alle benötigten Daten erfassen.
Kunden können bequem alle relevanten Informationen eingeben, wie zum Beispiel Artikelnummern, Gründe für die Retoure oder den gewünschten Umtausch.
Dadurch kann die Retoure ohne großen Aufwand schnell und effizient bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit erhöht und die Unternehmensabläufe optimiert.
Welche Arten von Formularen gibt es?
Bei Formularen unterscheidet man generell zwischen einem internen und einem externen Formular.
1. Interne Formulare
Interne Formulare werden in Unternehmen verwendet, um bestimmte Prozesse standardisiert abwickeln zu können.
So bestehen beispielsweise Formulare für die Übergabe von einer Abteilung in eine andere.
Innerhalb des Formulars werden die wichtigsten Daten seitens Abteilung A festgehalten, sodass Abteilung B sofort einen Überblick erhält und ohne Verzögerung mit der Arbeit beginnen kann.
2. Externe Formulare
Externe Formulare hingegen richten sich nach außen, beispielsweise an Kunden, um bestimmte Mindestangaben zu erhalten und Rückfragen zu vermeiden.
Beispiele wären ein Formular zur Newsletteranmeldung, Bestellung oder Retourenabwicklung.
Externe Formulare vereinfachen die Kommunikation mit Kunden und ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Anfragen oder Bestellungen.
Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz eines Online-Formulars?
Online-Formulare sind eine kostengünstige und umweltschonende Alternative zu Papier-Formularen, da sie nicht nur Druck- und Papierkosten, sondern auch wertvolle Ressourcen sparen.
Ein weiterer Vorteil von digitalen Formularen ist, dass sie 24/7 verfügbar sind.
Damit ermöglichen Sie Ihren Kunden beispielsweise eine Bestellung zu jederzeit von überall zu tätigen oder mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Über eine Verifizierung bei der Dateneingabe und die Einstellung von Pflichtfeldern können fehlerhafte und unvollständige Eingaben vermieden werden.
Zudem können die Daten automatisiert weitergegeben werden und müssen nicht noch einmal aufwendig manuell erfasst werden.
So können Sie Ihren Arbeits- und Verwaltungsaufwand reduzieren und sich anderen Aufgaben widmen.
Durch die Möglichkeit der Integration von Zahlungsprozessoren oder anderen Dienstleistern können Kunden interaktiv auf Ihr Angebot reagieren, was den gesamten Prozess effizienter macht und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Was sollte ich bei der Wahl eines Tools zum Erstellen eines Online-Formulars beachten?
Das richtige Tool zu finden ist nicht immer einfach.
Wir haben Ihnen daher nachfolgend ein paar Tipps zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern sollen, ein geeignetes Tool für Ihr Unternehmen zu finden:
Zunächst empfehlen wir, auf eine einfache Handhabung des Tools zu achten.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, testen Sie die Funktionen und die Umsetzung.
- Lässt sich das gewünschte Formular schnell und unkompliziert erstellen?
- Oder müssen Sie sich lange einarbeiten und es fehlen für Sie wichtige Aspekte?
Manche Anbieter bieten ihren Nutzern Vorlagen mit vorgefertigten Bausteinen, die Sie lediglich anpassen müssen. Dies nimmt Ihnen viel Arbeit ab.
Weiterhin sollten Sie darauf achten, dass die Vorlagen individuell anpassbar sind. Für eine einheitliche Corporate Identity sollten Ihr Unternehmenslogo und die Unternehmensfarben frei platzierbar sein.
Prüfen Sie auch, ob das ausgewählte Tool für zukünftige Vorhaben vielseitig genug ist.
Ein guter Anbieter bietet von einem Anmeldeformular für Veranstaltungen bis hin zur Mitarbeiterumfrage vielfältige Möglichkeiten zur Nutzung.
Ist der Anbieter dementgegen auf nur wenige spezielle Formulare begrenzt, benötigen Sie für Ihr nächstes Projekt eventuell einen anderen Anbieter und Sie gehen erneut auf die Suche.
Da Sie bei Online-Formularen personenbezogene Daten verarbeiten, sollte das Tool DSGVO-konform sein. Wenn Sie sichergehen möchten, wählen Sie einen Anbieter mit einem Serverstandort in der EU.
Als letzten Aspekt sollte auch der Preis geprüft werden. Das ausgewählte Tool muss selbstverständlich in Ihr Budget passen. Die Angebote reichen von kostenlosen bis hin zu sehr teuren Angeboten.
Am besten prüfen Sie für sich, welche angebotenen Funktionen Sie tatsächlich benötigen. Vielleicht muss es dann gar nicht der teuerste Anbieter sein.
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