Punkt 1: Kündigungsgespräch und Übergabeplanung
- Kündigungsgespräch:
Führen Sie ein ehrliches und wertschätzendes Gespräch, in dem offene Fragen besprochen und zukünftige Schritte erklärt werden. - Übergabeplanung:
Legen Sie gemeinsam mit der Führungskraft fest, wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilt werden, um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.
Punkt 2: Informationsweitergabe an das Team
- Kommunikation an das Team:
Informieren Sie das Team frühzeitig über den anstehenden Weggang des Mitarbeitenden. Ein offener Umgang unterstützt die Akzeptanz und schafft Vertrauen. - Aufgabenverteilung:
Erstellen Sie eine Übersicht, welche Aufgaben übernommen werden müssen und klären Sie im Team, wer welche Verantwortung vorübergehend oder langfristig übernimmt.
Punkt 3: Dokumentation und Wissenstransfer
- Wissen festhalten:
Bitten Sie den Mitarbeitenden, wichtige Arbeitsprozesse und projektrelevante Informationen zu dokumentieren, damit dieses Wissen im Unternehmen verbleibt. - Wissenstransfer:
Organisieren Sie Meetings oder Übergaben, in denen der Mitarbeitende seine Nachfolger oder das Team einarbeitet und Fragen beantwortet.
Punkt 4: Rückgabe von Firmenmaterialien
- Materialien sammeln:
Stellen Sie sicher, dass alle Geräte, Unterlagen und Zugangskarten zurückgegeben werden. Dazu zählen Laptop, Smartphone, Firmenausweis, Schlüssel und Unternehmensdokumente.
- Konten deaktivieren:
Schließen oder übertragen Sie alle Nutzerkonten, um den Zugang zu internen Systemen, E-Mail-Konten und Dateien zu kontrollieren.
Punkt 5: Austrittsgespräch (Exit-Interview)
- Feedback einholen:
Führen Sie ein Austrittsgespräch, in dem Sie konstruktiv Feedback zur Unternehmenskultur, Arbeitsatmosphäre und möglichen Verbesserungspotenzialen einholen.
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- Offen für Kritik:
Nehmen Sie die Perspektive des Mitarbeitenden ernst, um nützliche Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen und den Arbeitsplatz zu verbessern.
Punkt 6: Administrative Aufgaben
- Vertragsbeendigung und Zeugnis:
Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsvertrag ordnungsgemäß gekündigt und ein Arbeitszeugnis erstellt wird, das den Anforderungen entspricht und wertschätzend formuliert ist. - Abschließende Gehaltsabrechnung:
Überprüfen Sie offene Abrechnungen, Resturlaub und andere ausstehende Zahlungen, um sicherzustellen, dass alle Ansprüche beglichen sind.
Punkt 7: Verabschiedung im Team
- Würdige Verabschiedung:
Planen Sie eine Verabschiedung im Team oder eine kleine Feier, um dem Mitarbeitenden für seine Arbeit und die gemeinsame Zeit zu danken. Ein respektvoller Abschied hinterlässt einen bleibend positiven Eindruck. - Netzwerk pflegen:
Ermuntern Sie den Mitarbeitenden, in Verbindung zu bleiben, etwa über Unternehmensplattformen oder Alumni-Netzwerke, und zeigen Sie Offenheit für eine zukünftige Zusammenarbeit.
Fazit
Ein gut strukturiertes Offboarding stärkt das Unternehmen nachhaltig und hinterlässt bei scheidenden Mitarbeitenden ein positives Bild, das sie nach außen tragen.
Die sorgfältige Übergabe von Wissen und Aufgaben bewahrt Ressourcen und ermöglicht dem Team eine stressfreie Umstellung.
Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von offenem Feedback und verbessert damit kontinuierlich seine Kultur und Arbeitsbedingungen.
Ein professioneller Abschied ist also mehr als eine Formalität – er ist ein wichtiger Schritt in der Gestaltung einer langfristig erfolgreichen Unternehmenskultur.
