8 Tipps zum Aufbau deines Fragebogens

#1 Keine internen Bezeichnungen im Fragebogen benutzen

Jedes Unternehmen hat eine eigene unternehmensinterne Sprache mit einer Vielzahl an nicht offiziellen Bezeichnungen und Abkürzungen.

Diese sind wahrscheinlich jedem langjährigen Mitarbeiter geläufig, doch bei Ihren Kunden kann das anders aussehen.

Unser erster Tipp ist daher, immer in der Sprache deiner Teilnehmer zu kommunizieren und interne Floskeln und Abkürzungen zu vermeiden.

So schließt du aus, dass Teilnehmer abspringen, weil sie nicht verstehen was du von ihnen möchtest.

#2 Befragung am Ereignismoment positionieren

Wenn du deine Teilnehmer zu einem bestimmten Ereignis befragen möchtest, wie beispielsweise nach dem Kaufabschluss eines deiner Produkte, dann sollte die Umfrage zeitnah nach dem Ereignis positioniert werden.

Das hat den Grund, dass die Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen oft sehr kurz ist.

Wenn du zu lange mit deiner Befragung wartest, hat der Teilnehmer bereits einen Großteil wieder vergessen und dir gehen wertvolle Informationen verloren.

Vermeide auch Fragen wie: „Welchen Suchbegriff hast du eingegeben, als du auf unserer Webseite gelandet bist?“, denn diese Informationen sind meist bereits nach Sekunden wieder gelöscht und der Teilnehmer kann die Frage nicht mehr beantworten.

Damit verschenkst du eine Frage, die du besser hättest nutzen können, um an andere relevante Informationen zu gelangen.

#3 Den richtigen Zeitpunkt wählen

Du hast den perfekten Fragebogen aufgebaut und nun möchtest du deine Umfrage so schnell wie möglich verteilen, um deine Ergebnisse zu erhalten. Also versendest du die Einladungen zu deiner Umfrage am Montagmorgen um 8:00 Uhr.

Klingt logisch, aber ist das auch der richtige Zeitpunkt für deine Teilnehmer?

Montagmorgens finden in der Regel zunächst Meetings statt, um über die anstehenden Aufgaben der Woche oder mögliche Probleme aus der vergangenen Woche zu sprechen. Die Teilnahme an einer Umfrage wird da eher hinten angestellt.

Je nach Art und Zielgruppe der Befragung solltest du daher immer darauf achten, wann deine Teilnehmer erreichbar sind und die nötige Aufmerksamkeit für deine Befragung haben.

Denn wenn du den falschen Zeitpunkt erwischst, gerät die Einladung schnell in Vergessenheit.

#4 Text-Dopplungen vermeiden

Du hast dir viel Mühe gemacht und einen ansprechenden Text zum Grund und der Zielsetzung deiner Befragung geschrieben. Sprich warum du diese Umfrage durchführst, wofür du das Feedback benötigst und welches Ziel du damit verfolgst.

Diesen Text hast du bereits in der Einladung zu deiner Umfrage platziert und deine Teilnehmer haben diesen aufmerksam gelesen.

Nun starten deine Teilnehmer die Umfrage und lesen den identischen Text noch einmal auf der Begrüßungsseite. Das kostet deine Teilnehmer wertvolle Zeit, die sie vielleicht nicht haben.

Wie bereits im zweiten Tipp erwähnt, ist die Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen oft sehr gering.

Daher solltest du möglichst schnell zum Wesentlichen kommen und Textwiederholungen vermeiden.

Hierzu passt auch der nachfolgende Tipp.

#5 Texte auf den Punkt formulieren

Ja, wir sind soziale Wesen und haben viel zu erzählen, außerdem müssen irgendwie ja all die wichtigen Informationen für die Beantwortung der Fragen in der Umfrage untergebracht werden.

Doch oft ist weniger mehr.

Das kennst du wahrscheinlich von dir selbst: Sobald wir einen langen Text sehen, ist unser erster Gedanke oft ein: „Puhhh!“

Daher versuche schnell und konkret auf den Punkt zu kommen.

Nutze die geringe Aufmerksamkeitsspanne bestmöglich aus und leite deinen Teilnehmer durch die Befragung ohne ihn mit zu langen Texten zu erschlagen.

#6 Mehrsprachige Fragebogen in einer Umfrage platzieren

easyfeedback bietet dir systemseitig bereits viele Möglichkeiten, um dir den Aufbau einer Umfrage zu erleichtern.

Beim Aufbau einer mehrsprachigen Umfrage hast du beispielsweise die Möglichkeit mehrere Sprachen in einer einzigen Umfrage anzulegen, anstatt für jede Sprache eine separate Umfrage erstellen zu müssen.

Das bietet dir den Vorteil, dass du deine Ergebnisse auf einen Blick siehst und nicht noch mühsam aus jeder Umfrage zusammenfügen musst.

Auch können in easyfeedback die Ergebnisse der einzelnen Sprachen gesplittet werden. Für jede Sprache eine separate Umfrage anzulegen ist mühsam und zeitaufwändig.

Die Zeit kannst du dir sparen.

#7 Vertrauen in die Anonymität steigern

Gerade bei Mitarbeiterbefragungen spielt Anonymität eine große Rolle, da Mitarbeiter häufig Angst davor haben identifiziert werden zu können, um eventuell aus ihrem konstruktiven Feedback negative Schlüsse zu ziehen.

Um dieser Angst vorzubeugen, garantiert die Anonymitätsfunktion von easyfeedback eine hundertprozentig anonyme Teilnahme. Jedoch weiß dies der Teilnehmer in der Regel nicht.

Ein Hinweis zu Beginn der Befragung ist sinnvoll, doch oft bleiben dennoch Zweifel an der Anonymität der Befragung seitens der Mitarbeiter.

Es gibt aber zwei kleine Tricks, wie du das Vertrauen deiner Mitarbeiter an dieser Stelle erhöhst.

Hierfür empfehlen wir dir deine Teilnehmer in der E-Mail-Einladung – auch wenn es technisch möglich ist – nicht persönlich sondern allgemein anzusprechen.

Damit machst du deutlich, dass du eine breite Masse ansprichst und eben nicht eine Einzelperson.

Sprichst du deine Mitarbeiter persönlich an, könnte es passieren, dass deine Mitarbeiter befürchten ihre abgegebenen Antworten werden ihrem Namen zugeordnet. Dies kannst du mit diesem einfachen Trick vermeiden.

Des Weiteren ist es technisch möglich eine Erinnerungsmail lediglich an die Personen zu versenden, die noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben.

Dies ist bei vielen Umfragevarianten auch sehr sinnvoll, weil sie nur die Personen ansprechen, die tatsächlich gemeint sind.

Unsere Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass dies bei einer anonymen Mitarbeiterbefragung hinderlich sein kann.

Denn woher weiß das Tool, dass ich noch nicht teilgenommen habe, wenn die Befragung doch anonym ist?

Daher unser Tipp an dich: 

Versende eine Erinnerungsmail an alle Teilnehmer einer Mitarbeiterbefragung mit dem Hinweis: „Wenn Sie noch nicht teilgenommen haben, dann bitten wir hiermit erneut höflichst darum dies nachzuholen.“.

#8 Pflichtfragen sparsam einsetzen

Du hast dir so viel Mühe mit der Konzeption deines Fragebogens gegeben, da möchtest du natürlich auch, dass der Teilnehmer alle Fragen beantwortet.

Dies verleitet schnell dazu, alle im Fragebogen vorhandenen Fragen als „Pflichtfragen“ zu definieren.

Doch Pflichtfragen sind ein Hindernis für den Teilnehmer, weswegen wir empfehlen diese nur einzusetzen, wenn sie zwingend notwendig sind.

Das ist der Fall, wenn ich mit Logiken, Filtern oder Sprüngen arbeite.

In dieser Situation brauche ich eine Antwort des Teilnehmers, um eine Folgeaktion durchführen zu können.

Aus unserer Erfahrung empfehlen wir in allen anderen Fällen genau zu prüfen, ob eine Pflichtfrage notwendig ist, denn es gibt immer wieder mal Fragen die ein Teilnehmer nicht beantworten kann oder möchte.

Sofern er nun zu einer Antwort gezwungen wird, kann dies die Aussagekraft deiner Ergebnisse verfälschen oder zu einem Abbruch der Umfrage führen.

Über die „Keine Angabe-Funktion“ kannst du das Erzwingen einer Antwort abmildern, jedoch empfehlen wir generell sparsam mit Pflichtfragen umzugehen.

Fazit

So, jetzt hast du 8 Tipps für deine nächste Befragung von uns erhalten.

Du merkst, eine (perfekte) Umfrage aufzubauen ist – wie alles im Leben – erst einmal eine Herausforderung, der man sich stellen muss.

Bereits die Konzeption des Fragebogens nimmt einige Zeit in Anspruch – und das ist auch gut so: Konkrete Fragen müssen erstellt, ein gutes Layout und Design konzipiert und ein ansprechender Einladungstext geschrieben werden.

Das dauert seine Zeit. Doch die Zeit, die du hier investierst, wird sich für dich rentieren, denn der Erfolg einer Befragung wird bereits bei der Konzeption des Fragebogens geebnet.

Doch der bestkonzipierte Fragebogen nutzt dir nichts, wenn deine Zielgruppe nicht an ihr teilnimmt oder während der Umfrage abspringt. Daher ist es wichtig die Gründe dafür ausfindig zu machen.

Oft sind es Kleinigkeiten wie ein falsch gewählter Zeitpunkt zur Versendung der Umfrage, die Verwendung von internen Floskeln oder ein in der Euphorie zu ausschweifend geschriebener Text, was dazu führt, dass deine Teilnahmequote nicht deinen Wünschen entspricht.

Wir hoffen, dass dir die 8 Tipps zur perfekten Umfrage helfen werden mögliche Schwachstellen in deiner Befragung bereits vor der Veröffentlichung aufzudecken und so eine hohe Teilnahmequote zu erreichen.

Falls du noch weitere Tipps oder Anregungen zum Thema Befragungen benötigst, dann schau doch einfach mal in unserem Blog vorbei oder lade dir unsere kostenlosen Leitfäden herunter.