Das perfekte technische Setup für deine Umfrage
Bei einer Umfrage gibt es viele Stellschrauben und Einstellungen. Da jede Umfrage ein anderes Ziel hat und andere Herausforderungen ist es wichtig, dass du dein Setup optimal eingestellt hast. Fangen wir direkt an:
• Fragebogen & Layout
Auf den Inhalt der Fragen gehe ich jetzt nicht ein.
Aber ein Tipp noch: Schaue, das die Texte nicht zu lang sind. Das könnte Teilnehmer abschrecken, da diese dann viiiieeeeeeellllll lesen müssen.
Jeder Fragebogen ist von uns für alle Endgeräte vorbereitet – darauf müssen wir nicht mehr achten.
Du kannst die aber in deinem Layout für deine Umfrage noch einmal anschauen:
- Sind die Kontraste der Farben und Schriften in einem kontrastreichen Verhältnis, damit der Text immer gut gelesen werden kann?
- Ist deine ausgewählte Schriftfamilie gut zu lesen?
- Wenn du im Hintergrund ein Bild platziert hast, sieht deine Umfrage wahrscheinlich richtig gut aus. Achte darauf, dass das Bild im Gesamten nicht zu unruhig ist und das auf der mobilen Version der Bildfokus nicht verrutscht, sodass sich dann die Lesbarkeit verschlechtert.
= Hast du alles geprüft, dann können wir hier einen Haken dran machen ()
• Einstellungen der Umfrage
Dir jetzt zu jeder Einstellung eine Erklärung zu schreiben wird den Rahmen sprengen, aber auf die wichtigsten gehe ich noch schnell ein:
- Einfach- oder Mehrfachteilnahme: In der Regel ist nur eine Einfachteilnahme gewünscht. Daher wähle die Option „pro Computer ist nur eine Teilnahme möglich“ aus.
Und dann entscheide, ob dies durch einen „ungefährlichen 😉 “ Cookie oder durch eine nicht-rück-verschlüsselbare-vorher-gehashte-IP-Adresse-des-Teilnehmers erfolgen soll.
Beide Mechanismen sind datenschutzrechtlich nicht kritisch. Sei mit der IP-Adresse vorsichtig (eher nicht einsetzen, es sei denn, du bist dir 100 % sicher), denn wenn es bei dir um eine Mitarbeiterumfrage geht, dann teilen sich mehrere dieselbe IP-Adresse und nur der erste kann teilnehmen. - Pausieren und fortführen: Wird auch mit einem ungefährlichen Cookie gelöst, würde ich aktivieren als Komfortfunktion für den Teilnehmer.
- Anonymitätsfunktion: Sehr wichtige Funktion, um ehrliches Feedback zu erhalten. Würde ich nur bei Mitarbeiterbefragungen aktivieren und auch nur dann, wenn die Mitarbeiter denken, das diese durch ihr Feedback Negatives erfahren könnten.
Die ganzen anderen Einstellungen sind Geschmacksache. Da überlasse ich dir die Entscheidung.
= Hast du alles geprüft, dann können wir hier einen Haken dran machen ()
• Teilnehmer einladen
Hier kommt es nun darauf an, wo du die Umfrage platzierst oder wie du deine Teilnehmer am besten erreichen kannst. Teilen wir dies in 3 Bereiche auf:
1. Der reguläre Umfragelink
Diesen nutzt du, wenn du eigenständig deine Teilnehmer einlädst. Entweder mit deinem eigenen E-Mail-Programm, als HTML-Link in deinem Newsletter oder auf deiner Website oder wenn du diesen im Intranet platzierst. Optional ist auch gleich ein QR-Code vorbereitet, den du auf einem Handout platzieren kannst.
Wenn du den Umfragelink nutzen möchtest, dann kannst du diesen um Variablen & Parameter verlängern, um deine Teilnehmer in Gruppen aufzuteilen oder einzeln zu personalisieren.
Wenn du dich mit dem Thema gar nicht auskennst, dann frage deine IT, ob das relevant für euch ist. Wenn du grob weißt, was du damit erreichen kannst, ist hier eine Erklärung, wie die Parameter an den Umfragelink gesetzt werden.
2. E-Mail-Einladungen
Zum Setup würde ich dir empfehlen, eine kleine Testliste mit 2-3 Kollegen anzulegen. Diese fügst du dann deiner Umfrage zu und schreibst deinen E-Mail-Einladungstext.
Dazu kannst du deine eigenen Absenderangaben (Name, E-Mail) setzen. Und hier wird es jetzt spannend. Wenn du mit deiner E-Mail über easyfeedback Einladungen versendest, dann gehören technisch deine E-Mail und unser E-Mail-Server nicht zusammen.
Und das könnte von deinen Teilnehmer als Spam eingestuft werden, sodass deine Einladungen gar nicht erst zugestellt werden. Daher nutze deine Testliste und versende ein paar Einladungen, um zu schauen, wie und ob diese ankommen.
Hier erklären wir dir noch einmal das Problem und bieten dir auch mit dem "SPF-Record" eine Lösung an: Warum werden E-Mails nicht zugestellt
Dieser Schritt ist superwichtig und hat direkten Einfluss auf deine Teilnahmequote, daher teste die Einladungen bitte vorher.
3. Website Integration
Wenn du direkt auf deiner Website die Teilnehmer generierst, dann ist das hier eine der besten Möglichkeiten, deine Umfrage zu platzieren.
Nimm dir den JavaScript-Code aus einen der 4 Feedback-Elemente und kopiere ihn auf deine Website. Klingt easy – ist es auch, kann aber trotzdem zu Problemen führen.
Z. B. hast du auf deiner Website eigenes JavaScript im Einsatz und die beiden harmonieren nicht zusammen.
Dann kann es sein, dass eines der Feedback-Elemente nicht angezeigt wird. Daher teste die Einbindung auf einer Seite deiner Website, die nicht sichtbar ist oder wo hin sich keiner verläuft.
= Hast du alles geprüft, dann können wir hier einen Haken dran machen ()
• Pretest
Jetzt, wo du die technischen Rahmenbedingungen abgeschlossen hast, kannst du mit deiner präferierten Einladungsmethode 2-3 Personen zur Umfrage als Tester einladen.
Diese können dir jetzt Rückmeldung geben, ob die Einladungen (Links) gut sichtbar waren oder funktioniert haben.
Des Weiteren können dir die Tester auf deinen Fragebogen ein Feedback geben: Ist alles vom Wording verständlich, sind die Fragen gut zu beantworten oder hast du gegebenenfalls irgendwo einen falschen Fragetyp gewählt, der auf deine Frage hin schlecht zu beantworten ist. Vielleicht fehlt ja auch noch eine Antwortoption wie „Das kann ich nicht beantworten“.
Der Pretest wird bereits in deiner Live-Umfrage durchgeführt. Keine Angst, die Ergebnisse bereinigen wir gleich wieder.
Mit dem Feedback deiner Tester kannst du dann ggf. noch deinen Fragebogen anpassen.
Und dann, wenn alles vorbereitet ist, gehst du in die „Auswertung > Einzelergebnisse“ und löscht dort die Testdaten, um mit einer bereinigten Ergebnisdarstellung zu starten.
= Hast du alles getestet, dann können wir hier einen Haken dran machen ()
Analyse der ersten Teilnehmer
Test abgeschlossen – jetzt gehts los 🛫 !
Setze dich hin und gucke kurz nach links und rechts zu deinen Kollegen. Wenn die dir zunicken und ihr GO geben, dann nimm den Mauszeiger und wähle „alle Teilnehmer“ aus. Hui … deine Hände schwitzen, dein Magen sagt dir „oh oh oh…“ und dein Kopf sagt dir „Wenn Du diesen Button klickst, dann gibt es kein zurück mehr“. Und JA SO IST ES. Der Point of no Return!!!
Klingt wie in Hollywood, wo wir nur noch eine Rakete übrig haben, um die Menschheit zu retten. Ach, wäre es klasse, wenn das Business so emotional ist – ist es aber leider nicht.
Ok, lass uns trotzdem kurz in der Vorstellung bleiben: Also jetzt gehts los.
Deine Checkliste hast du abgearbeitet, alles Test sind durch, keiner hat noch zusätzliche Anmerkungen und alle warten auf diesen einen Moment:
Dann klicke bitte jetzt auf den Button: „Einladungen versenden“.
Wenn du auf anderem Wege zur Umfrage einlädst, ist der Startschuss nicht ganz so emotional, aber trotzdem schwingt auch hier eine Nervosität mit.
Die ersten Ergebnisse sind schon da
Wenn du per E-Mail, ob über easyfeedback, deinem eigenen Newsletter o. ä., zur Umfrage einlädst, ist es ein Phänomen, das direkt nach dem Versand die ersten Teilnehmer auf der Umfrage zu sehen sind. Bei großen Einladungen sind bereits die ersten Teilnehmer fertig, obwohl noch nicht alle Einladungen versendet wurden.
Und das gibt dir die Möglichkeit, direkt nach der Einladung schon eine erste Analyse vorzunehmen. Wenn deine Einladung bzw. Veröffentlichung der Umfrage abgeschlossen ist, dann wechseln wir in die Auswertung deiner Umfrage.
Auf der Statistik-Seite siehst du nun, ob und wie viele Teilnehmer du schon erreicht hast.
Aus Erfahrung können wir dir sagen, dass in den ersten 3 Tagen 75 % der gesamten Teilnehmer an der Umfrage teilnehmen.
Somit hast du sehr schnell verwertbare Ergebnisse.
Ok, nun ein Blick in die Auswertung.
Öffne die Ergebnisse und sieh dir diese an. Sie dir die Fragen an und die dazugehörigen Antworten. Wenn das alles für dich stimmig ist, dann ist dein Fragebogen perfekt.
Wenn du die Darstellung nicht optimal findest, dann nutze ein anderes Diagramm zur Darstellung oder passe die Farben des Diagramms an. Oft sind es Kleinigkeiten, die die Lesbarkeit deutlich erhöhen. Dadurch erhält alles mehr Gewicht und lässt sich besser präsentieren.
Schaue dir nun jedes Ergebnis an. Wenn du 2, 3, 4 oder 6 Antworten zu einer Frage hast, dann ist das noch nicht aussagekräftig. Aber wenn es da bereits 20-50 Ergebnisse gibt, dann ist eine erste Tendenz zu erkennen.
Beobachte deine Ergebnisse jetzt weiter. Auf der Statistik-Seite siehst du die zeitliche Teilnahme in einem Liniendiagramm. Dies wird jetzt ansteigen und dann wieder abflachen. Wenn es jetzt keinen „harten“ Abbruch an der Linie gibt, dann läuft alles gut. Somit haben wir diesen Teil abgeschlossen. Im nächsten Part geht es um die Analyse und Interpretation der Ergebnisse.
Und falls wir dich bei deinen Zielen ganzheitlich unterstützen sollen, dann sprich uns einfach an.
Mit dem „Performance Consulting“ von easyfeedback integrieren wir den Feedback-Loop in deinem Unternehmen und gehen deine Ziele gemeinsam an.