Phasen der Prozessanalyse
- Vorlagen
- Prozessanalyse
- Phasen der Prozessanalyse
- Phase: Zieldefinition
- Phase: Ist-Analyse
- Phase: Prozessdarstellung
- Phase: Prozessbewertung
- Phase: Soll-Konzeption
- Phase: Umsetzung
- Phase: Dokumentation
1. Phase: Zieldefinition & Planung
- Ziele festlegen: Effizienz, Qualität, Kosten, Durchlaufzeit verbessern
- Abgrenzung des Prozesses: Start, Ende, Schnittstellen
- Ressourcen planen: Methoden, Werkzeuge, Beteiligte, Zeitplan
- Fragen klären: Welche Prozesse werden analysiert, welche Priorität haben sie?
2. Phase: Ist-Aufnahme / Ist-Analyse
- Ziel: Den aktuellen Prozess verstehen
- Methoden:
- Interviews & Workshops
- Beobachtung / Gemba Walk
- Dokumentenanalyse
- Umfragen / Fragebögen
- IT-Datenanalyse / Process Mining
- Ergebnis: Detaillierte Prozessbeschreibung, Ist-Diagramme
3. Phase: Prozessdarstellung
- Visualisierung der Abläufe:
- Flowchart / Flussdiagramm
- BPMN (Business Process Model and Notation)
- Swimlane-Diagramm
- Wertstromanalyse (Value Stream Mapping)
- Ziel: Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Engpässe sichtbar machen
4. Phase: Prozessbewertung / Analyse
- Ziel: Schwachstellen, Risiken, ineffiziente Abläufe identifizieren
- Instrumente:
- Kennzahlen (KPIs, Durchlaufzeiten, Kosten)
- Zeitstudien / Prozesskostenrechnung
- Ursachenanalyse: 5-Why, Ishikawa
- FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse)
- Ergebnis: Problemstellen, Engpässe, Verbesserungspotenziale
5. Phase: Soll-Konzeption / Optimierung
- Ziel: Verbesserungsvorschläge entwickeln und priorisieren
- Maßnahmen:
- Prozessvereinfachung / Automatisierung
- Standardisierung von Abläufen
- Schnittstellen optimieren
- Ergebnis: Soll-Prozess, Maßnahmenplan, Verantwortlichkeiten
6. Phase: Umsetzung & Monitoring
- Pilotversuche: Testlauf der neuen Prozesse
- Kontrolle: KPIs, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten beobachten
- Anpassung: Prozesse bei Bedarf feinjustieren
7. Phase: Dokumentation & Kommunikation
- Dokumentation: Ist- und Soll-Prozess, Maßnahmenplan
- Kommunikation: Mitarbeiterschulungen, Management-Freigabe
- Ziel: Nachhaltige Einführung der Prozessverbesserungen
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