Ablauf und Vorgehen einer Prozessanalyse
- Vorlagen
- Prozessanalyse
- Ablauf und Vorgehen einer Prozessanalyse
- Schritt: Zielsetzung & Planung
- Schritt: Ist-Analyse
- Schritt: Prozessdarstellung
- Schritt: Prozessbewertung
- Schritt: Soll-Konzeption
- Schritt: Umsetzung & Monitoring
- Schritt: Dokumentation & Kommunikation
1. Schritt: Zielsetzung & Planung
Fragen klären:
- Welcher Prozess wird analysiert?
- Was soll verbessert werden (Effizienz, Qualität, Kosten, Durchlaufzeit)?
Abgrenzung des Prozesses:
- Start, Ende, Schnittstellen
Ressourcenplanung:
- Zeit, Beteiligte, Methoden, Werkzeuge
Beispiel:
„Wir analysieren den Rechnungsprüfungsprozess, um Durchlaufzeiten um 20 % zu reduzieren.“
2. Schritt: Ist-Analyse (Daten- und Informationssammlung)
Methoden:
- Interviews, Workshops, Beobachtung
- Dokumentenanalyse, Umfragen
- Prozesslogfiles / IT-Daten (Process Mining)
Ziel:
- Den aktuellen Prozess genau verstehen (Ist-Prozess)
Ergebnis:
- Prozessbeschreibung, Prozessdiagramme, Kennzahlen
3. Schritt: Prozessdarstellung
Visualisierung:
- Flowcharts, BPMN, Swimlane-Diagramme, Wertstromanalyse
Zweck:
- Prozessschritte, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten klar darstellen
- Engpässe und Doppelarbeit sichtbar machen
4. Schritt: Prozessbewertung
Analyse:
- Schwachstellen erkennen (z. B. Verzögerungen, Fehler, redundante Arbeit)
- Kennzahlen auswerten (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten)
Instrumente:
- Pareto-Analyse, Ursachenanalyse (5-Why, Ishikawa), Zeitstudien, FMEA
5. Schritt: Soll-Konzeption / Verbesserungsvorschläge
Ziele:
- Optimierungspotenziale definieren
- Priorisierung der Maßnahmen
Beispiele:
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Standardisierung von Abläufen
- Verbesserung der Schnittstellen
6. Schritt: Umsetzung & Monitoring
Pilotprojekte:
- Kleine Testläufe der neuen Prozesse
Kontrolle:
- KPIs, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten beobachten
Anpassung:
- Feinanpassung auf Basis der Messwerte
7. Schritt: Dokumentation & Kommunikation
Ergebnisdokumentation:
- Ist- und Soll-Prozess, Maßnahmenplan, Verantwortlichkeiten
Kommunikation:
- Schulung der Mitarbeitenden
- Freigabe durch Management
Ziel:
- Nachhaltige Einführung der Prozessverbesserungen
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