Ablauf und Vorgehen einer Prozessanalyse

1. Schritt: Zielsetzung & Planung

Alles was du über eine Zielgruppe wissen musst

Fragen klären:

  • Welcher Prozess wird analysiert?
  • Was soll verbessert werden (Effizienz, Qualität, Kosten, Durchlaufzeit)?

Abgrenzung des Prozesses:

  • Start, Ende, Schnittstellen

Ressourcenplanung:

  • Zeit, Beteiligte, Methoden, Werkzeuge

Beispiel:

„Wir analysieren den Rechnungsprüfungsprozess, um Durchlaufzeiten um 20 % zu reduzieren.“

2. Schritt: Ist-Analyse (Daten- und Informationssammlung)

Methoden:

  • Interviews, Workshops, Beobachtung
  • Dokumentenanalyse, Umfragen
  • Prozesslogfiles / IT-Daten (Process Mining)

Ziel:

  • Den aktuellen Prozess genau verstehen (Ist-Prozess)

Ergebnis:

  • Prozessbeschreibung, Prozessdiagramme, Kennzahlen
Prozessanalyse Umfrage Vorlage

3. Schritt: Prozessdarstellung

Visualisierung:

  • Flowcharts, BPMN, Swimlane-Diagramme, Wertstromanalyse

Zweck:

  • Prozessschritte, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten klar darstellen
  • Engpässe und Doppelarbeit sichtbar machen

4. Schritt: Prozessbewertung

Analyse:

  • Schwachstellen erkennen (z. B. Verzögerungen, Fehler, redundante Arbeit)
  • Kennzahlen auswerten (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten)

Instrumente:

  • Pareto-Analyse, Ursachenanalyse (5-Why, Ishikawa), Zeitstudien, FMEA

5. Schritt: Soll-Konzeption / Verbesserungsvorschläge

Konzeption der Befragung

Ziele:

  • Optimierungspotenziale definieren
  • Priorisierung der Maßnahmen

Beispiele:

  • Automatisierung von Routineaufgaben
  • Standardisierung von Abläufen
  • Verbesserung der Schnittstellen

6. Schritt: Umsetzung & Monitoring

Pilotprojekte:

  • Kleine Testläufe der neuen Prozesse

Kontrolle:

  • KPIs, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten beobachten

Anpassung:

  • Feinanpassung auf Basis der Messwerte

7. Schritt: Dokumentation & Kommunikation

Methode 6 Offene Kommunikation fördern

Ergebnisdokumentation:

  • Ist- und Soll-Prozess, Maßnahmenplan, Verantwortlichkeiten

Kommunikation:

  • Schulung der Mitarbeitenden
  • Freigabe durch Management

Ziel:

  • Nachhaltige Einführung der Prozessverbesserungen

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