Workshop planen und vorbereiten

Die Planung und Vorbereitung eines Workshops erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden und die Teilnehmer ein positives Erlebnis haben.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt: Zielsetzung definieren
Schritt: Themen und Inhalte festlegen
Schritt: Workshop-Struktur und Zeitplan erstellen
Schritt: Interaktive Methoden auswählen
Schritt: Materialien und Technik vorbereiten
Schritt: Teilnehmer einladen
Schritt: Workshop durchführen
Schritt: Nachbereitung
Vorbereitung: Checkliste

1. Schritt: Zielsetzung definieren

Zentrale Fragen:

- - Was soll der Workshop erreichen? (z. B. Wissen vermitteln, Problemlösungen erarbeiten, Zusammenarbeit fördern)
  - Wer sind die Teilnehmer? (Zielgruppe und deren Erwartungen)
  - Welches Ergebnis wird am Ende erwartet? (z. B. konkrete Maßnahmen, ein Konzept, bessere Zusammenarbeit)

Beispiel: Ziel ist es, ein Konzept für ein nachhaltiges Diversity Management zu entwickeln.

2. Schritt: Themen und Inhalte festlegen

Gliedere den Workshop in Schwerpunkte:

Einführung ins Thema.
Vertiefende Inhalte (z. B. Methoden, Theorien).
Praktische Übungen oder Gruppenarbeiten.
Wähle Inhalte, die auf die Zielgruppe abgestimmt sind:
Fachliches Niveau (Anfänger, Fortgeschrittene, Experten).
Relevanz (Beispiele und Anwendungen passend zur Arbeitsrealität der Teilnehmer).

3. Schritt: Workshop-Struktur und Zeitplan erstellen

Ein durchdachter Zeitplan gibt Orientierung und hilft, den Workshop effektiv durchzuführen.

Standardstruktur:

Begrüßung und Einführung (10–15 Minuten).
Theoretische Inputs (15–30 Minuten pro Thema, interaktiv gestaltet).
Praktische Übungen/Methoden (30–60 Minuten, je nach Komplexität).
Diskussion und Reflexion (20–30 Minuten).
Zusammenfassung und Abschluss (10–15 Minuten).

Beachte: Plane Pausen ein, ca. alle 90 Minuten, und halte Zeitpuffer bereit.

4. Schritt: Interaktive Methoden auswählen

Nutze Methoden, die den Workshop abwechslungsreich gestalten und die Teilnehmer aktiv einbeziehen:

Brainstorming: Ideen sammeln und diskutieren.
World Café: Gruppen rotieren, um verschiedene Aspekte eines Themas zu bearbeiten.
Rollenspiele: Szenarien simulieren und Verhalten üben.
Case Studies: Analyse und Lösung realer Probleme.
Mindmapping: Ideen visuell strukturieren.

5. Schritt: Materialien und Technik vorbereiten

Präsentationshilfen: Laptop, Beamer, Flipcharts, Marker, Handouts, digitale Tools (z. B. Mentimeter, Miro).

Räumlichkeiten:
- - Ausreichend Platz für Gruppenarbeiten.
  - Technische Ausstattung überprüfen (Internet, Strom, Mikrofon, Kamera).
Materialien:
- - Teilnehmerunterlagen (Agenda, Arbeitsblätter, Stifte).
  - Workshop-Dokumentation (z. B. Notizvorlagen, Protokollbögen).

6. Schritt: Teilnehmer einladen

Einladungsinhalt:

- - Thema und Ziel des Workshops.
  - Zeit und Ort.
  - Agenda (kurzer Überblick).
  - Erwartungen an die Teilnehmer (z. B. Vorbereitung, Materialien mitbringen).

Einladungsmedium: E-Mail, Kalender-Eintrag, Event-Plattform (z. B. Eventbrite, MS Teams).

7. Schritt: Workshop durchführen

1. Vorbereitung vor Ort:

Raum und Technik prüfen.
Materialien verteilen und Arbeitsplätze einrichten.
Begrüßung und Warm-up vorbereiten.

2. Moderation:

Teilnehmer aktiv einbinden (Fragen stellen, Diskussionen anregen).
Zeitmanagement im Blick behalten.
Flexibel auf spontane Themen eingehen.

8. Schritt: Nachbereitung

Ergebnisse dokumentieren:

Ergebnisse aus Gruppenarbeiten oder Diskussionen zusammenfassen.
Erarbeitete Konzepte oder Ideen verschriftlichen und teilen.

Feedback einholen:

Fragebogen (digital oder analog) zur Bewertung von Inhalten, Methoden und Organisation.

Auswertung und Reflexion:

Was lief gut? Was kann verbessert werden?
Erkenntnisse für zukünftige Workshops festhalten.

Checkliste für die Workshop-Vorbereitung

[ ] Ziel und Agenda klar definiert.
[ ] Inhalte und Methoden abgestimmt.
[ ] Materialien vorbereitet (Handouts, Präsentationen, Arbeitsmittel).
[ ] Teilnehmer eingeladen und informiert.
[ ] Raum und Technik organisiert.
[ ] Zeitplan mit Pufferzeiten erstellt.
[ ] Feedbackmöglichkeit vorbereitet.

Weiter informieren

< Zur Umfrage-Vorlage

Vor- und Nachteile eines Bewerberfragebogens >