Eine eigene Mitarbeiterbefragung erstellen
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Das Erstellen einer Mitarbeiterbefragung ist nicht schwer.
In folgenden Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Mitarbeiterbefragung konzipieren und einrichten, Ihre Kollegen einladen und die Ergebnisse auswerten.
- Schritt: Ziele und Befragungsgruppen definieren
- Schritt: Konzeption des Fragebogens
- Schritt: Aufbau des Fragebogens
- Schritt: Corporate Design: Logo, Farben & Schrift
- Schritt: Mitarbeiter zur Umfrage einladen
- Schritt: Teilnahme überwachen
- Schritt: Ergebnisse analysieren
- Schritt: Handlungsempfehlungen ableiten
1. Schritt: Ziele und Befragungsgruppe definieren
Am Anfang steht immer die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung – noch bevor Sie anfangen sich Fragen zu überlegen oder auszuwählen.
Definieren Sie zuerst immer das Ziel:
- Warum benötigen Sie das Feedback und was möchten Sie damit erreichen?
Mit der Beantwortung der Fragen können Sie das Ziel der Mitarbeiterbefragung definieren.
Sobald Sie das Ziel definiert haben, leitet sich daraus auch die Befragungsgruppe ab:
- Ist eine Vollbefragung der Belegschaft sinnvoll, oder betrifft die Mitarbeiterbefragung nur einen Teil der Kollegen?
Warum ist das wichtig?
Durch die Auswahl der Befragungsgruppe entscheidet sich, wie Sie zur Befragung später einladen.
2. Konzeption des Fragebogens
Sobald das oder die Ziele bekannt sind, starten Sie mit der Konzeption des Fragebogens.
Hier geht es in erster Linie darum, die richtigen Fragen auszuwählen.
Wenn das Ziel der Befragung ist, die Arbeitsatmosphäre zu verbessern, dann sollten Sie sich nach der allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter, der internen Kommunikation unter Kollegen und mit Vorgesetzten sowie nach der Arbeitsplatzbelastung erkundigen.
Wenn ihr Ziel ist, die internen Prozesse zu optimieren, dann sollten Sie Fragen zu Ihren Abläufen auswählen und den Mitarbeitern die Möglichkeit für Verbesserungsvorschläge (Freitext-Antworten) geben.
Tipp:
Bei der Formulierung der Fragen beginnen Sie von hinten.
Das bedeutet: Überlegen Sie zuerst, welche Aussage Sie mit den Ergebnissen treffen möchten.
Daraus leiten sich die Frageformulierung und der Fragetyp ab.
Beispiel: Sie haben das Gefühl, dass einige Kollegen nicht gerne zusammen arbeiten und dadurch die Kommunikation erschwert wird bzw. wichtige Informationen nicht immer ankommen und ein Mehraufwand entsteht.
Am Ende der Mitarbeiterbefragung möchten Sie also wissen, in welcher Abteilung die Kommunikation untern den Kollegen zu verbessern ist.
Somit soll Ihre Aussage bei der Interpretation der Ergebnisse wie folgt dargestellt werden:
- „In der Abteilung/dem Team XY sind 58 % der Kollegen mit der Kommunikation unter den Kollegen nicht zufrieden.“
Daraus leitet sich folgende Fragestellung ab:
- „Wie zufrieden bist du mit der Kommunikation in deinem Team mit den direkten Kollegen?“
Und um einen Prozentwert als Aussage zu erhalten, bietet sich eine Matrix-Frage (5er-Abstufung: unzufrieden bis sehr zufrieden), ein Schieberegler (0-100) oder eine geschlossene Frage mit 5 Antwortoptionen an.
Nach diesem Schema können Sie Ihren individuellen Fragebogen konzipieren, wenn Sie Ihre Mitarbeiterbefragung erstellen.
3. Aufbau des Fragebogens
Nach der Konzeption wird die Mitarbeiterbefragung erstellt.
Dazu loggen Sie sich in easyfeedback ein oder legen einen Account an, wenn Sie noch keinen haben.
Zur Erstellung der Mitarbeiterbefragung können Sie mit einer blanko Umfrage starten oder eine unserer Vorlagen nutzen.
Wenn Sie blanko starten, dann können Sie Frage für Frage aus der Konzeption in den Fragebogen übertragen.
Wenn Sie mit einer Vorlage starten, können Sie ebenfalls Ihre Fragen aus der Konzeption übertragen, erhalten aber zusätzlich unsere Fragen und können sich an diesen orientieren bzw. diese auch übernehmen.
4. Corporate Design: Logo, Farben & Schrift
Neben dem Inhalt des Fragebogens zählt auch das Look & Feel Ihrer Mitarbeiterbefragung.
Wenn Sie sich visuell als Absender der Umfrage präsentieren, steigert dies das Vertrauen in die Befragung.
Die Befragung kommt nicht von „irgendwo“ her, sondern von Ihnen als Arbeitgeber.
Um das Corporate Design in die Umfrage zu übertragen, öffnen Sie in easyfeedback einfach den Layoutkonfigurator und übertragen Ihr Corporate Design in die Umfrage: Logo hochladen, Hintergrundbild setzen & Firmen-Farben und -Schriften definieren.
Dadurch steigern Sie das Vertrauen in die Umfrage und erhöhen die Qualität der Antworten.
5. Mitarbeiter zur Umfrage einladen
Sobald Sie den Fragebogen und das Corporate Design aufgebaut und getestet haben, folgt die Einladung an die Mitarbeiter.
Aus der definierten Befragungsgruppe bestimmt sich nun, wie Sie zur Mitarbeiterbefragung einladen.
Wenn alle einzuladenden Mitarbeiter eine interne E-Mail-Adresse besitzen, können Sie über das easyfeedback E-Mail-Einladungstool einladen.
Wenn nur ein Teil der Befragungsgruppe eine E-Mail-Adresse besitzt, dann empfiehlt sich eine Hybrid-Einladung zu der Mitarbeiterbefragung: einen Teil per E-Mail und für den anderen Teil der Kollegen, z. B. Produktionsmitarbeiter, einen oder mehrere Rechner separat bereitzustellen, wo diese an der Befragung teilnehmen können.
Oder wenn es erlaubt ist, dass diese über einen QR-Code den Umfragelink über das eigene Smartphone scannen und darüber teilnehmen.
Es besteht auch die Möglichkeit, den Befragungslink im Intranet zu platzieren.
Um eine Mehrfachteilnahme zu verhindern, könnten Sie mit einmaligen Zugangscodes arbeiten. Somit kann jeder nur einmal teilnehmen und das Ergebnis kann nicht verfälscht werden.
6. Teilnahme überwachen
Mit dem Versand der Einladungen werden Sie sehr schnell die ersten Teilnahmen sehen.
In der Regel nehmen die Mitarbeiter direkt am selben Tag bzw. dem Tag danach an der Umfrage teil.
Diese beiden Tage haben die höchste Teilnahmequote.
Danach wird diese sinken, da der größte Teil der Belegschaft bereits teilgenommen hat.
Nach ca. 7 Tagen können Sie einen Reminder zur Umfrage versenden, um die übrigen Mitarbeiter an die Teilnahme zu erinnern.
7. Ergebnisse analysieren
Am Ende der Befragung kommt der spannendste Teil: die Ergebnisanalyse.
Bereits während der Befragung haben Sie schon Ergebnisse eingesehen und darauf gewartet, dass alle Mitarbeiter ihr Feedback geben.
Bei der Analyse der Ergebnisse sollten Sie wie folgt vorgehen:
Zuerst schauen Sie sich das Gesamtergebnis an: Frage für Frage sowie die Freitextantworten.
Danach beginnen Sie das Gesamtergebnis zu segmentieren und sich einzelne Teilgruppen anzuschauen.
Zum Beispiel das Feedback aus einer Abteilung oder Arbeitsgruppe.
Dadurch können Sie das Feedback gezielter zuordnen.
Das Segmentieren erfolgt durch Filterung des Ergebnisses mittels der Ergebnisfilter.
Das Kriterium zum Segmentieren ist immer unterschiedlich.
Hier kommt es auf das Ziel und die Befragungsgruppe an.
Wenn Sie z. B. eine Vollbefragung unter den Mitarbeitern durchführen, dann kann die Abteilung oder der Standort ein Filterkriterium sein.
Wenn Sie nur eine Teilbefragung durchführen, dann kann das Filterkriterium ein Projektname sein.
Bedenken Sie nur, dass das Filterkriterium als Frage gestellt worden sein muss, oder Sie die benötigen Angaben zuvor in der Teilnehmerliste hinterlegen.
8. Handlungsempfehlungen ableiten
Mit der Analyse der Ergebnisse gewinnen Sie auf Gesamt- oder Teilebene Einblick in die Antworten.
Ziel der Befragung ist es aber, am Ende Handlungsempfehlungen abzuleiten, damit Verbesserungen stattfinden können.
Die Handlungsempfehlungen leiten Sie daraus ab, in dem Sie pro Frage oder Fragethema die negativ genannten Punkte notieren und daraus Gegenmaßnahmen/Verbesserungen ableiten.
Je nach Umfang der Befragung können das viele Punkte werden. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken.
Sammeln Sie erst einmal alle Punkte.
Danach sortieren Sie die einzelnen Punkte und können ggf. welche zusammenführen.
Als Nächstes erstellen Sie eine Liste aus allen Punkten und setzen die Maßnahmen, bei denen Sie am schnellsten eine Veränderung stattfinden lassen können, nach oben.
Durch schnelle Umsetzung der ersten Punkte lassen Sie direkt eine Verbesserung stattfinden und zeigen Ihren Mitarbeitern, dass die Teilnahme an der Umfrage einen positiven Effekt hat und sich dadurch etwas verändert.
