Auswertung einer Mitarbeiterbefragung
Lösungen / Mitarbeiterbefragung / Auswertung einer Mitarbeiterumfrage
Nach Abschluss der Mitarbeiterbefragung werden die Ergebnisse analysiert und ausgewertet. Eine umfassende Analyse sollte erst beginnen, wenn alle Ergebnisse eingegangen sind, um einen zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.
Sobald die Umfrage abgeschlossen ist, können Sie mit der Auswertung beginnen.
Die statistischen Daten
Zu Beginn der Auswertung starten Sie mit der Statistik zu Ihrer Umfrage.
Auf der Statistik-Page sehen Sie, wie hoch die Teilnahmequote war.
Je nach Befragungsprojekt variiert die Kennzahl, was eine gute Teilnehmerquote darstellt.
Generell ist aber die Bindung zum Autor (Unternehmen) dafür verantwortlich, wie hoch die Teilnahmequote ist.
Bei Mitarbeiterbefragungen ist diese von Natur aus höher und liegt im Schnitt bei ca. 90 %.
Wenn Sie bei einer Vollbefragung nur eine Teilnahmequote von 70 % erreicht haben, sollten Sie prüfen, warum dies der Fall ist:
- Konnten einige der Kollegen aus zeitlichen oder technischen Gründen nicht teilnehmen?
- Oder konnten diese teilnehmen, haben es aber nicht getan?
Im letzten Fall ist dies schon ein Indiz, das das Vertrauen in die Befragung oder auch das Commitment zum Arbeitgeber nicht vorhanden ist.
In diesem Fall ist es umso wichtiger herauszufinden, wo die Probleme zwischen Kollegen und Management liegen – das ist aber ein anderes Thema.
Unter der Teilnahmequote können Sie sehen, wann die Teilnahmen erfolgten. Das zeigt Ihnen, wie Sie z. B. mit einem Reminder Kollegen noch zur Teilnahmen motivieren konnten.
Darunter sehen Sie den Absprungverlauf. Dieser zeigt Ihnen an, wo evtl. vermehrt Teilnehmer abgesprungen sind und Ihr Fragebogen nicht optimal gestaltet war.
In Summe sehen Sie in der Statistik, wie die Akzeptanz der Mitarbeiterbefragung war.
Fake-Teilnehmer erkennen
Es kann immer vorkommen, dass Teilnehmer – in diesem Fall Mitarbeiter – das Ergebnis beeinflussen möchten oder aber einfach nur Teilnehmen, um ihr Soll zu erfüllen.
Das ist für die Auswertung ärgerlich, aber gibt Ihnen wiederum ein Indiz zu der Gesamtstimmung im Unternehmen und dem Commitment zum Management.
Um Fake-Teilnehmer zu erkennen, sollten Sie zuerst auf die durchschnittliche Beantwortungszeit achten. Wenn diese bei ca. 15 Minuten liegt, dann haben Sie ein Gefühl für die „echte“ Teilnahmezeit.
Im nächsten Schritt exportieren Sie das Ergebnis als XLS-Datei und sortieren die Spalte mit der benötigten Teilnahmezeit (von kurz nach lang).
Wenn Sie jetzt Teilnehmer entdecken, die nur 1-2 Minuten gebraucht haben, können Sie davon ausgehen, dass dies kein echtes Feedback ist.
Denn in 1-2 Minuten ist es nicht möglich, einen Fragebogen mit ca. 10-15 Fragen zu lesen und adäquat zu beantworten.
Um die Fake-Teilnehmer aus den Ergebnissen zu nehmen, können Sie diese einfach aus den Ergebnissen löschen, um so eine bereinigte Ergebnisdarstellung zu erhalten.
Gesamtergebnis – Überblick verschaffen
Bevor Sie Befragungsgruppen segmentieren und analysieren, lohnt es sich, zunächst einen Gesamtüberblick zu gewinnen.
Werfen Sie einen Blick auf alle Ergebnisse und Kommentare und machen Sie sich erste Notizen, insbesondere bei auffällig guten oder schlechten Ergebnissen.
Achten Sie auch auf wiederkehrende Kommentare oder Meinungen in Freitextantworten – diese können wertvolle Muster und Trends aufzeigen.
Segmentieren nach Befragungsgruppen oder Antwortverhalten
Mit dem bisherigen Einblick in die Statistik und das Gesamtergebnis haben Sie sich einen Überblick verschafft und können bereits erste Rückschlüsse ziehen.
Spannend wird es jetzt, wenn Sie das Ergebnis tiefer analysieren.
Dies können Sie auf zwei Arten – getrennt oder kombiniert – vornehmen.
Befragungsgruppen
Wenn Sie z. B. in Ihrer Mitarbeiterbefragung nach der Zufriedenheit der internen Kommunikation gefragt haben, ist ein Gesamtergebnis gut.
Aber dieses zeigt Ihnen nicht, in welcher Abteilung oder in welchem Prozess die Kommunikation gut oder schlecht ist.
Daher müssen Sie das Ergebnis auf Befragungsgruppen segmentieren – z. B. auf einzelne Abteilungen, Teams oder Projektgruppen.
Mit einem Filter (Segmentierung) betrachten Sie nur einen Teil der Befragten und können darüber hinaus genauer sehen „Wo“ im Unternehmen die Kommunikation gut oder schlecht läuft.
Antwortverhalten
Wenn Sie keine Befragungsgruppen identifizieren können oder möchten, können Sie auch nach dem Antwortverhalten das Ergebnis segmentieren.
Die Segmentierung nach dem Antwortverhalten kann auch in Kombination mit einer Befragungsgruppe erfolgen und bringt weitere Aufschlüsse.
Sie haben wieder als Beispiel nach der Zufriedenheit der internen Kommunikation gefragt (Abstufung von „schlecht“ bis „sehr gut“).
Uns interessieren in diesem Fall alle Antworten, die „mittel“ bis „schlecht“ gewählt haben.
Mit einer Filtereinstellung auf alle, die mittel bis schlecht gewählt haben, sehen Sie im Verlauf der Ergebnisse nur die weiteren Antworten dieser Teilnehmer.
Das ermöglicht Ihnen zu sehen, ob diese Personen generell alles als „schlecht“ bewerten oder nur in diesem Bereich.
Damit können Sie auch weitere negative Zusammenhänge erkennen und bewerten.
Ergebnis/-Gruppen vergleichen
Mit dem Segmentieren von Befragungsgruppen erhalten Sie tieferen Einblick.
Um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten, sollten Sie die einzelnen Befragungsgruppen in einem Vergleich darstellen.
Der Vergleich zeigt Ihnen auf einen Blick, welche der Befragungsgruppen ein besseres oder schlechteres Feedback abgegeben hat.
Setzen Sie dazu einfach eine beliebige Auswahl von Segmenten nebeneinander und lassen Sie sich die Unterschiede anzeigen.
Ergebnis teilen (Reports)
Sobald Sie mit der Analyse fertig sind und die markanten Antworten und Befragungsgruppen segmentiert haben, können Sie die Aufbereitung der Ergebnisse intern präsentieren.
Die Präsentation der Ergebnisse sollte sich an den Empfängern des Reports orientieren.
Wenn Sie z. B. einen Gesamt-Report für alle Mitarbeiter erstellen, sollten Sie darauf achten, dass in Kommentarfeldern keine Namen oder Personenkennungen durch den Teilnehmer genannt worden sind.
Wenn Sie für einen Abteilungsleiter oder das Management einen Report erstellen, dann darf dieser gerne auch mehr Details enthalten – in Absprache mit dem Betriebsrat und wie viel Personenbezug zulässig ist oder nicht.
In easyfeedback können Sie mehrere Reports speichern.
Somit ist es für Sie einfacher, je nach Empfängerkreis, die richtige Darstellung vorzubereiten und auszuhändigen.
