Handlungsempfehlungen aus einer Mitarbeiterumfrage ableiten
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Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung sind die Basis, um Handlungsempfehlungen für Verbesserungen abzuleiten.
Mit folgenden Methoden finden Sie die Schmerzpunkte bei Mitarbeitern, welche Faktoren die Motivation beeinflussen und wie Sie am Ende eine Priorisierung der Maßnahmen definieren.
- Methode: Feedback thematisch Clustern
- Methode: Top-Antworten markieren
- Methode: Hohe und niedrige Resonanz miteinfließen lassen
- Methode: Wiederkehrende Themen
- Methode: Motivationsfaktoren bestimmen
- Methode: Definition der Handlungsempfehlungen
- Methode: ICE-Bewertungsmodell
1. Methode: Feedback thematisch Clustern
Bevor Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können, müssen zuerst die Schmerzpunkte gefunden werden, wo Handlungsbedarf besteht.
Dazu schauen Sie sich zuerst das gesamte Ergebnis an.
Entweder als Gesamtergebnis, als ein Teilergebnis (Segment) oder in einer vergleichenden Ergebnisdarstellung.
Frage für Frage schauen Sie sich die Ergebnisse an.
Wenn Sie zu den Fragen noch Freitextfelder platziert haben (zu empfehlen – denn in offenen Fragen liegt das Gold einer Befragung), dann werfen Sie einen Blick auf die quantitativen und qualitativen Daten.
Beim Betrachten der Ergebnisse und Freitextantworten notieren Sie sich immer den thematischen Oberbegriff: z. B. Transparenz, Team, Abteilung oder Zusammenarbeit.
Das ist wichtig, da Sie dadurch später erkennen, welches Thema den Mitarbeitern besonders am Herzen liegt.
2. Methode: Top-Antworten markieren
Während des Betrachtens der Ergebnisse notieren Sie zusätzlich bei jeder Frage mit Freitextantworten die „Top“-Antwort.
Mit Top-Antworten sind Kommentare von Mitarbeitern gemeint, die besonders negativ, besonders positiv oder einen guten Vorschlag für Verbesserungen enthalten.
Die Top-Antworten sind wichtig für die Motivationsfaktoren und die abzuleitenden Handlungsempfehlungen.
3. Methode: Hohe und niedrige Resonanz miteinfließen lassen
Schauen Sie beim Betrachten der Ergebnisse auch immer darauf, wie viele Mitarbeiter bei einer Freitextfrage einen Kommentar abgegeben haben.
Wenn grundsätzlich bei fast jeder Frage ein Kommentar abgegeben wurde, spricht das für Ihre Mitarbeiter und das Commitment Ihnen als Arbeitgeber gegenüber.
Denn das zeigt Ihnen, dass es den Mitarbeitern wichtig ist, dass Verbesserungen stattfinden.
Gleichzeitig sehen Sie aber auch, bei welchen Themen der „Schmerz“ am größten ist.
Bei einer niedrigen Resonanz ist das Thema für viele Mitarbeiter nicht wichtig, bei einer hohen Resonanz ist das Thema wichtig. Notieren Sie das zusätzlich bei Ihren Notizen.
4. Methode: Wiederkehrende Themen
Beim Lesen der Ergebnisse werden mitunter immer wieder dieselben Themen angesprochen.
Notieren Sie die Häufigkeit der Themen.
Dies gibt Ihnen zusätzlich ein Indiz, wo am meisten Handlungsbedarf bei den Mitarbeitern besteht.
5. Methode: Motivationsfaktoren bestimmen
Sie haben nun eine Fülle an Informationen aus den Ergebnissen gesammelt und zu unterschiedlichen Themenbereichen strukturiert.
Aus dem quantitativen und qualitativen Feedback können Sie nun ableiten, was für Ihre Mitarbeiter die größten Motivationsfaktoren sind und welche Faktoren am meisten demotivieren.
Zum Beispiel:
Motivationsfaktoren:
- Wertschätzung
- Selbstbestimmung
- Verhältnis zur Führungskraft
- flexibles Arbeitsmodell (Homeoffice)
Demotivationsfaktoren:
- keine angemessene Kommunikation
- schlechte Zusammenarbeit
- starre Strukturen
schlechte Stimmung unter den Kollegen
6. Methode: Definition der Handlungsempfehlungen
Nachdem Sie nun alle Ergebnisse und Kommentare notiert haben, erstellen Sie daraus Cluster.
Das heißt, Sie bilden Gruppen aus den Kommentaren, die Sie den Themen, die Sie ermittelt haben, zuordnen.
Das kann jetzt erst mal eine ganze Menge werden und einige Kommentare werden sich sicherlich überschneiden.
Das ist nicht weiter schlimm.
Sobald Sie die Liste erstellt haben, vereinheitlichen Sie die Kommentare und fügen Gleiche oder Ähnliche zusammen. Nun sollten Sie eine Liste erhalten, wo pro Aufzählung genau ein Schmerzpunkt benannt ist.
Im nächsten Schritt markieren Sie die Themen (nicht einzelne Punkte), bei denen am meisten Resonanz erfolgte. Denn das sind die Themen mit dem größten Effekt auf die Motivation der Mitarbeiter.
Sie haben nun eine strukturierte Liste mit den einzelnen Schmerzpunkten der Mitarbeiter und zu welchem Thema diese gehören.
Als Nächstes überlegen Sie sich – einzeln, im Team oder mit den Mitarbeitern zusammen – Gegenmaßnahmen.
Das klingt jetzt erst mal anstrengend, ist es aber nicht.
Denn in den Top-Antworten mit Verbesserungsvorschlägen haben Ihnen die Kollegen bereits Lösungsvorschläge präsentiert.
Schauen Sie sich diese an und versuchen Sie diese nach Ihren Möglichkeiten als Handlungsempfehlung zu definieren.
Sie haben nun aus den Schmerzpunkten Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Nun müssen Sie nur noch entscheiden, welche der Maßnahmen Sie umsetzen und in welcher Reihenfolge.
Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.
- Sie können pro Thema die jeweils 3-5 häufigsten Punkte auswählen und umsetzen
- Oder Sie können anhand des ICE-Bewertungsmodells eine Priorisierung festlegen.
In jedem Fall sollten Sie schnelle Maßnahmen als erstes umsetzen.
Das zeigt Ihren Mitarbeitern, dass deren Teilnahme an der Befragung auch eine Wirkung erzielt.
Denn wenn keine Maßnahmen erfolgen, werden Ihre Mitarbeiter kein zweites Mal an einer Umfrage teilnehmen.
7. Methode: Das ICE-Bewertungsmodell
Das ICE-Bewertungsmodell ist eine relativ schnelle Möglichkeit, verschiedenen potenziellen Ideen einen Wert zuzuweisen, um basierend auf dem Wert die Umsetzung zu priorisieren.
Somit erhalten Sie eine sinnvolle Reihenfolge und einen Maßnahmenplan.
Für die Priorisierung wird jede Maßnahme nach drei Faktoren bewertet.
Legen Sie sich dazu eine Excel-Liste an, in der ersten Spalte stehen die Maßnahmen und in der 2., 3. und 4. Spalte erfolgt die Bewertung anhand dieser Faktoren:
- I = IMPACT: Wie hoch wird die Wirkung dieser Maßnahme voraussichtlich sein?
- C = CONFIDENCE: Wie sicher bin ich, dass diese Maßnahme die gewünschte Wirkung erzielt?
- E= EASE: Wie leicht ist diese Maßnahme umsetzbar (Zeitaufwand, Know-how)?
Für jeden Faktor vergeben Sie einen Wert von 1-10. Wobei 10 die höchste Zustimmung bedeutet.
Nun haben Sie pro Maßnahme drei Werte bestimmt.
Diese drei Werte multiplizieren Sie miteinander:
- I * C * E = Der Wert, der nun daraus kommt, ist der Priorisierungswert.
Schreiben Sie diesen einfach in die 5. Spalte Ihrer Excel-Tabelle.
Nun sortieren Sie Ihre Liste anhand des „Priorisierungswerts“ aus Spalte 5.
Ganz oben steht die Maßnahme mit dem „höchsten“ Wert.
Dies sollte die Maßnahme sein, die Sie als erstes umsetzen.
Danach die Zweite u. s. w.
Fazit
Mit den genannten Methoden und dem ICE-Bewertungsmodell wird die Definition von Handlungsempfehlungen perfekt auf Ihre Situation passen.
Sortieren Sie diese und arbeiten Sie eine nach der anderen Maßnahme ab.
Es können nicht immer alle Maßnahmen umgesetzt werden, weil Zeit oder das Budget fehlt.
Aber zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Teilnahme einen positiven Effekt hat.
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