Datenschutz bei Mitarbeiterbeurteilungen

Beim Thema Datenschutz bei der Mitarbeiterbeurteilung gibt es wichtige Punkte, die Unternehmen unbedingt beachten müssen, damit die persönlichen Daten der Mitarbeitenden geschützt sind und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Aspekt: Rechtsgrundlage und Zweckbindung
Aspekt: Datenminimierung
Aspekt: Vertraulichkeit und Zugriffsrechte
Aspekt: Transparenz und Information
Aspekt: Speicherfristen
Aspekt: Rechte

1. Rechtsgrundlage und Zweckbindung

Die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten muss auf einer rechtlichen Grundlage basieren (z. B. Einwilligung, berechtigtes Interesse oder Arbeitsvertrag).
Die Daten dürfen nur für den Zweck der Personalbeurteilung und Personalentwicklung verwendet werden.

2. Datenminimierung

Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für die Beurteilung relevant und notwendig sind.
Unnötige oder übermäßige Erfassung von Informationen ist zu vermeiden.

3. Vertraulichkeit und Zugriffsrechte

Die Beurteilungsunterlagen müssen sicher aufbewahrt werden, z. B. verschlüsselt oder in gesicherten HR-Systemen.
Zugriff auf die Daten haben nur berechtigte Personen (z. B. direkte Vorgesetzte, HR-Abteilung).
Weitergabe an Dritte ist nur mit Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden oder bei gesetzlicher Pflicht erlaubt.

4. Transparenz und Information der Mitarbeitenden

Mitarbeitende müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert und verarbeitet werden.
Es empfiehlt sich, klare Regelungen oder eine Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiterbeurteilungen bereitzustellen.

5. Speicherfristen

Mitarbeiterbeurteilungen sollten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck notwendig ist (z. B. einige Jahre gemäß arbeitsrechtlicher Aufbewahrungspflichten).
Danach müssen die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert werden.

6. Rechte der Mitarbeitenden

Mitarbeitende haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten.
Sie können ggf. Korrekturen verlangen, wenn die Daten falsch oder unvollständig sind.
Je nach Rechtslage können sie auch die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung beantragen.

Fazit

Datenschutz bei Mitarbeiterbeurteilungen schützt die Privatsphäre der Mitarbeitenden und ist gesetzlich vorgeschrieben (z. B. DSGVO in der EU).

Unternehmen müssen verantwortungsvoll mit den Daten umgehen, klare Prozesse definieren und Mitarbeitende transparent informieren.

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