Checkliste für die Planung eines Firmenevents
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1. Vor dem Event
A. Zielsetzung und Budget
- Eventziel festlegen (z. B. Teambuilding, Feier, Schulung)
- Budget festlegen und genehmigen lassen
B. Planungsteam
- Beschreibung: Teams bereiten Gerichte gegeneinander zu und eine Jury bewertet die Ergebnisse.
- Ziele: Kreativität, Teamarbeit und Genuss.
C. Datum und Ort
- Beschreibung: Gemeinsames Arbeiten an Kunstprojekten wie Malen, Töpfern oder Basteln.
- Ziele: Förderung der Kreativität und Entspannung.
D. Teilnehmer
- Teilnehmerliste erstellen
- Einladungen verschicken (Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode, RSVP)
- Rückmeldungen verfolgen
E. Agenda und Programm
- Detaillierte Agenda erstellen
- Aktivitäten und Workshops planen
- Redner, Moderatoren und Unterhalter buchen
- Pausen und Mahlzeiten einplanen
F. Verpflegung
- Catering-Service buchen
- Menü festlegen (inklusive Diätanforderungen und Allergien)
- Getränke organisieren
G. Technik und Ausstattung
- Benötigte technische Ausrüstung klären (Mikrofone, Lautsprecher, Projektoren)
- Technischen Support organisieren
- Bestuhlung und Tische arrangieren
H. Dekoration und Ambiente
- Eventthema festlegen
- Dekorationsmaterialien besorgen und arrangieren
I. Kommunikation
- Event-Website oder -Portal erstellen (optional)
- Regelmäßige Updates an Teilnehmer senden
- Kontaktinformationen für Fragen bereitstellen
J. Logistik und Sicherheit
- Transportmöglichkeiten organisieren (Shuttle-Service, Parkplätze)
- Sicherheitsvorkehrungen treffen (Erste-Hilfe, Notausgänge)
- Genehmigungen und Versicherungen einholen (falls erforderlich)
L. Materialien und Giveaways
- Namensschilder, Teilnehmerlisten und Materialien vorbereiten
- Event-Goodies oder Geschenke besorgen
2. Am Tag des Events
A. Vorbereitung
- Veranstaltungsort frühzeitig betreten und aufbauen
- Technik und Ausstattung testen
- Dekoration anbringen
B. Begrüßung und Registrierung
- Empfangstisch einrichten
- Teilnehmer begrüßen und registrieren
- Namensschilder und Materialien ausgeben
C. Programmablauf
- Zeitplan einhalten
- Redner und Moderatoren unterstützen
- Pausen und Mahlzeiten pünktlich servieren
D. Kommunikation
- Ansprechpartner vor Ort benennen
- Fragen und Probleme der Teilnehmer umgehend lösen
E. Dokumentation
- Fotos und Videos vom Event machen
- Teilnehmerfeedback sammeln (durch Umfragen oder Feedbackboxen)
3. Nach dem Event
A. Abbau und Nachbereitung
- Veranstaltungsort aufräumen und säubern
- Technik und Ausstattung zurückgeben oder abbauen
B. Dankesschreiben
- Dankesschreiben an Teilnehmer, Redner und Helfer senden
C. Feedback und Auswertung
- Teilnehmerfeedback auswerten
- Erfolg des Events anhand der Zielsetzung bewerten
- Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Events notieren
D. Budgetabschluss
- Ausgaben überprüfen und Budgetabschluss machen
- Rechnungen begleichen
Diese Checkliste hilft Ihnen, alle wichtigen Aspekte bei der Planung und Durchführung eines Firmenevents zu berücksichtigen.
Gute Planung und Organisation sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen und unvergesslichen Event.
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