Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
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Wenn es um Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen geht, ist es wichtig, zwischen dem Schutz personenbezogener Daten und der IT-Sicherheit zu unterscheiden – das sind zwei verschiedene Aspekte.
Datenschutz betrifft den Schutz personenbezogener Daten – von der Erhebung über die Verarbeitung, Speicherung und Löschung der Daten.
Dies beinhaltet die Sicherstellung, dass die Daten der Mitarbeiter gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden und ihre Privatsphäre gewahrt bleibt.
IT-Sicherheit bezieht sich auf Verfahren, Abläufe und Dokumentationen in Bezug auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten.
Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherheitsaudits, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust geschützt sind.
Da Mitarbeiter bereits bei Arbeitsantritt ihre persönlichen Daten dem Unternehmen übergeben und der Verarbeitung zustimmen, müssen wir uns weniger um den Datenschutz im ersten Teil kümmern.
Dennoch ist es wichtig, die Mitarbeiter zu schützen, indem ihre Antworten nicht auf sie zurückverfolgt werden können.
Dies kann durch anonyme Umfragen erreicht werden, bei denen die Antworten nicht mit einzelnen Personen in Verbindung gebracht werden können.
Der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte möchten die Mitarbeiter vor negativen Konsequenzen aus ihrer Antworten in der Befragung schützen.
Es geht nicht darum, dass die grundsätzliche Identität der Personen unkenntlich gemacht werden soll – denn Sie kennen ja Ihre Mitarbeiter – sondern darum, dass die Antworten einzelnen Personen oder sogar kleinen Abteilungen nicht zugeordnet werden können.
Dies dient dazu, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter frei und offen ihre Meinungen und Bedenken äußern können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen.
Welche Bedeutung hat der Datenschutz im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen?
Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen ist besonders wichtig, wenn personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legen fest, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur unter bestimmten Bedingungen zulässig ist und die Rechte der Betroffenen geschützt werden müssen.
Im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass:
- Anonymität oder Pseudonymität gewährleistet ist:
Soweit möglich, sollten die erhobenen Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um die Identität der Mitarbeiter zu schützen. - Die Daten sicher übertragen und gespeichert werden:
Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung. - Die Daten nur für definierte Zwecke verwendet werden:
Die erhobenen Daten dürfen nur für die festgelegten Zwecke der Mitarbeiterbefragung verwendet werden und dürfen nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet werden, es sei denn, es liegt eine separate Einwilligung vor oder es besteht eine gesetzliche Grundlage dafür.
Durch die Beachtung dieser Grundsätze können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiterbefragungen sowohl wirksam als auch datenschutzkonform durchgeführt werden.
Wie kann easyfeedback den Datenschutz für Ihre Mitarbeiterbefragung sicherstellen?
Wir von easyfeedback stehen für den Schutz Ihrer Daten.
Daher legen wir größten Wert darauf, dass Ihre persönlichen Informationen bei der Nutzung unserer Plattform sicher und geschützt sind.
Unsere Datenschutzrichtlinien und -maßnahmen sind darauf ausgerichtet, höchste Standards zu erfüllen und den Datenschutz gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), zu gewährleisten.
Erfahren Sie im Folgenden, wie easyfeedback den Datenschutz umsetzt:
1. Datenschutzkonforme Plattform
easyfeedback stellt sicher, dass die Plattform den geltenden Datenschutzbestimmungen, wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), entspricht.
Dazu gehören auch Maßnahmen wie sichere Datenübertragung und -speicherung. Als zentrale Schutzmaßnahme haben wir uns bewusst für einen Serverstandort in Deutschland entschieden.
Alle von Ihnen erhobenen Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verarbeitet.
Des Weiteren ist die easyfeedback GmbH nach TISAX zertifiziert, was die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards bestätigt (ISO27001 inkl. BSI-Grundschutz sowie Anforderungen aus dem Automobilbereich).
Auch unsere Dienstleister sowie das Rechenzentrum und die Wartung der Server sind nach ISO27001 zertifiziert.
Diese Zertifizierungen gewährleisten, dass alle Mitarbeiter entsprechend sensibilisiert, geschult und verpflichtet sind, sich an die geltenden Richtlinien zu halten.
2. Anonymität
easyfeedback ermöglicht es, Mitarbeiterbefragungen anonym durchzuführen, wodurch die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt und das Vertrauen gestärkt wird.
Dafür haben wir eine spezielle Anonymitäts-Funktion entwickelt, die genau diese Anonymität technisch zu 100% garantiert.
Diese Option bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ehrliche und offene Antworten zu geben, ohne Bedenken hinsichtlich einer Rückverfolgung oder etwaiger Konsequenzen haben zu müssen.
Diese Vertraulichkeit trägt maßgeblich zur Qualität der erhobenen Daten bei und fördert die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter an Befragungen.
3. Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Um die Beziehung der Auftragsverarbeitung klar zu definieren und sowohl für Sie als auch für uns transparent zu gestalten, haben wir einen AV-Vertrag gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorbereitet.
Dieser Vertrag dient als rechtssichere Grundlage für unsere Zusammenarbeit und regelt die Verantwortlichkeiten und Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Mit diesem Vertrag können Sie beruhigt und in vollem Einklang mit den Datenschutzbestimmungen mit uns zusammenarbeiten.
4. Datenschutzrichtlinien und -maßnahmen
easyfeedback verfügt über klare Datenschutzrichtlinien und implementiert technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsaudits, Verschlüsselungstechnologien sowie Zugriffskontrollen, um unbefugten Zugriff auf die Daten zu verhindern.
Darüber hinaus werden alle Mitarbeiter von easyfeedback regelmäßig im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit geschult, um ein hohes Bewusstsein für den Umgang mit sensiblen Daten zu.
5. Kontrolle über die Daten
easyfeedback ermöglicht es Unternehmen, die erhobenen Daten selbst zu verwalten und zu kontrollieren.
Dadurch behalten sie die Hoheit über ihre Daten und können sicherstellen, dass sie nur für die definierten Zwecke verwendet werden.
Diese eigenständige Verwaltung und Kontrolle ermöglicht es Unternehmen, Datenschutzrichtlinien und interne Vorgaben effektiv umzusetzen und sicherzustellen, dass die Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Richtlinien verwendet werden.
6. Keine Fremd-Tools (Third-Party) innerhalb von Umfragen
Eine der wichtigsten Maßnahme ist der konsequente Ausschluss von Fremd-Tools (Third-Party) wie Google-Fonts, Analytics-Tools oder weiteren Marketing-Features.
Alle Fremd-Tools sind von den Umfragen zu 100 % ausgeschlossen.
Das erleichtert Ihnen die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern.
Alles weitere zum Datenschutz können Sie hier erfahren: easyfeedback Datenschutz.
